PROPOSAL-PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG PELAYANAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA SMK TARUNA JAYA GRESIK

PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG PELAYANAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA SMK  TARUNA JAYA GRESIK

PROPOSAL

Di ajukan untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah

Metodologi Penelitian

Oleh:

Mohammad Irfan Effendi

13080314057

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

SURABAYA

2016

Kata Pengantar

Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Proposal penelitian dengan judul “Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha SMK Taruna Jaya Gresik” ini sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Metodologi Penelitian. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Proposal ini dapat terselesaikan berkat dukungan, bantuan, dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua Orang tua yang telah memberikan dukungan serta motivasi yang tidak pernah surut
2. Triesninda Pahlevi, Spd, M.Pd, Selaku dosen Mata Kuliah Metodologi Penelitian dan juga pembimbing penulisan proposal penelitian
3. Teman-teman yang selalu memberikan dorongan-dorongan dan sindiran-sindiran yang membuat semangat saya terpompa untuk menyelesaikan proposal ini.

Penulis berharap semoga Proposal Penelitian ini bermanfaat bagi pembaca demi kebaikan di masa mendatang.

Surabaya, 08 Januari 2016

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................................i

DAFTAR ISI....................................................................................................................................ii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah......................................................................................................1

1.2 Perumusan Masalah............................................................................................................2

1.3 Tujuan Penelitian................................................................................................................3

1.4 Manfaat Penelitian............................................................................................................. 3

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Arsip.................................................................................................................... 4

2.1.1 Pengertian Arsip.........................................................................................................4

2.1.2 Jenis Arsip................................................................................................................. 4

2.1.3 Peran Arsip................................................................................................................ 5

2.2 Pengelolaan Arsip .............................................................................................................. 5

2.2.1 Pengorganisasian Arsip............................................................................................. 5

2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip ....................................................................................... 5

2.2.3 Penilaian Pengelolaan Arsip...................................................................................... 8

2.2.4 Peralatan dan Perlengkapan Arsip............................................................................. 9

2.2.5 Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip .................................................. 10

2.2.6 Penyusutan Arsip.................................................................................................... 12

2.2.7 Masalah Pengelolaan Arsip..................................................................................... 14

2.3 Pelayanan Informasi....................................................................................................... 16

2.5 Penelitian Terdahulu ...................................................................................................... 17

2.6 Kerangka Berpikir.......................................................................................................... 19

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Dasar Penelitian.............................................................................................................. 21

3.2 Fokus dan Lokasi Penelitian ........................................................................................... 21

3.3 Sumber Data ................................................................................................................... 22

3.4 Alat dan Tekhnik Pengumpulan Data ............................................................................. 22

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................23

LAMPIRAN-LAMPIRAN ..........................................................................................................24

DAFTAR LAMPIRAN

1.      Lampiran 1 Jurnal Penelitian Pendukung……………............................................................ 24

2.      Lampiran 2 Jurnal Penelitian Pendukung................................................................................ 36

3.      Lampiran 3 Jurnal Penelitian Pendukung ........................ ………………………………..….47

4.      Lampiran 4 Jurnal Penelitian Pendukung................................................................................ 68

5.      Lampiran 5 Jurnal Penelitian Pendukung................................................................................ 82

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang Masalah

Dalam era modern ini informasi merupakan kegiatan yang sangat kompleks dalam suatu pendidikan, karena informasi dapat berperan sebagai proses pengambilan keputusan. Untuk mengambil keputusan diperlukan informasi yanglengkap dan jelas. Oleh karena itu sekolah perlu menciptakan pengelolaan arsip yang baik. Informasi yang tersimpan dalam arsip merupakan informasi yang dibutuhkan oleh semua warga sekolah, sebagai bukti dari kegiatan sekolah yang dilakukan.

Pengelolaan tata usaha yang baik akan menciptakan pelayanan yang baik pula terhadap informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional organisasi atau lembaga pendidikan

“Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi” (Barthos, 2013:156).

 UndangUndang No.43 Tahun 2009 Bab I Ketentuan Umum pasal 1 dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan tata kearsipan (records management), yang selanjutnya dalam bahasa Indonesia dikenal dengan managemen kearsipan.

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi, pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati. (Sugiarto,2005:14-15).

Mulai dari kegiatan awal dibangunnya sekolah itu hingga kegiatan pembelajaran, pengelolaan sumber daya manusia, kegiatan akademik dan non akademik dalam sekolah. Arsip juga dibutuhkan sebagai pengambilan keputusan dalam berbagai hal, karena dalam pengambilan keputusan sekolah di perlukan bukti yang nyata dalam setiap kegiatan.

Karena dalam pendidikan harus ada bukti yang riil atau nyata untuk mendapatkan prestasi baik bidang akademik maupun non akademik dari siswa maupun sekolah yang bersangkutan. Arsip memiliki manfaat yang sangat besar bagi organisasi pendidikan, maka arsip perlu di pelihara dan dikelola dengan baik sesuai ketentuan sekolah yang mengacu juga pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 28 Tahun 1945 tentang Pelakasanaan Undang-Undang No 43 Tahun2009 tentang Kearsipan disebutkan, bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara.

Seluruh kegiatan administrasi perkantoran di sekolah, khususnya kegiatan kearsipan diselenggarakan pada bagian tata usaha. Kegiatan kearsipan tersebut bertugas memberikan pelayanan informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional sekolah. Organisasi dalam mengelola arsip pasti akan menghadapi berbagai masalah. Perlu diperhatikan hal-hal yang penting untuk mengatasi masalah yang ada dalam pengelolaan arsip tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengahadapi masalah dalam pengelolaan arsip adalah sistem penyimpan arsip yang tepat dengan disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan.

Demikianlah dengan sistem penyimpanan warkat yang tepat, tatakerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib dapatlah terlaksana pengurusan arsip yang efisien dalam setiap organisasi. Tetapi, segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi (Gie The Liang, 2009:150).

Arsip dalam sebuah organisasi sangat penting keberadaanya sebagai sumber informasi. Pelaksanaan pengarsipan disuatu organisasi pasti akan menghadapi berbagai masalah. Pengelolaan arsip sebaiknya menggunakan pedoman penataan atau pegelolaan arsip supaya dapat berjalan dengan baik. Pengelolaan arsip seharusnya dilakukan dengan baik supaya dapat mengatasi masalah-masalah yang ada. Salah satunya adalah saat arsip diperlukan dalam penyampaian informasi segera ditemukan sehingga tidak menghambat jalannya penyampaian informasi dalam pelaksanaan sebuah kegiatan didalam organisasi. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha SMK Taruna Jaya Gresik”

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana sistem penyimpanan arsip dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi pada bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik?

2.      Bagaimana tata kerja kearsipan dan pemakain arsip dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi pada bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik?

3.      Bagaimana tata penyingkiran arsip dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi pada bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik?

4.      Bagaimana penataran pegawai-pegawai dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi di bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik?

1.3  Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah:

1.      Mengetahui sistem penyimpanan arsip dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi pada bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik.

2.      Mengetahui tatakerja kearsipan dan pemakaian arsip dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi pada bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik.

3.      Mengetahui tata penyingkiran arsip dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi pada bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik.

4.      Mengetahui penataran pegawai-pegawai dalam pengelolaan arsip yang diperlukan guna mendukung pelayanan informasi di bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik.

1.4  Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah:

1.      Manfaat teoritis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan pengembangan ilmu pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan arsip terutama bagi mahasiswa administrasi perkantoran.

2.      Manfaat praktis

1. Bagi Mahasiswa Menambah pengalaman dan pengetahuan mengenai pengelolaan arsip di bagian tata usaha.
2. Bagi akademik Sebagai bahan tambahan referensi penambah pengetahuan dan wawasan tentang pengelolaan arsip.
3. Bagi Instansi Sebagai bahan masukan untuk pembenahan pengelolaan sistem kearsipan di bagian tata usaha di SMK Taruna Jaya Gresik.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1           Tinjauan Arsip

2.1.1     Pengertian Arsip

 “Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sitematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali” (Gie The Liang, 2009:118).

Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Bab I Ketentuan Umum pasal 1 dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

“Arsip (record) diberikan pengertian sebagai setiap cacatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu)” (Barthos, 2013:1).

Sugiarto (2005:2) mengemukakan bahwa, “Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan”. Berbagai pendapat mengenai arsip diatas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat dalam segala bentuk yang mempunyai nilai historis yang dipelihara dan disimpan supaya saat diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.

2.1.2     Jenis Arsip

Jenis Arsip Penggunaan arsip yang berbeda-beda sebagai bahan informasi menurut Mulyono, dkk (2012:7-8), dibedakan jenis arsip sebagai berikut:

1.      Arsip aktif (dinamis aktif) yaitu yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip aktif ini disimpan di unit pengolah karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena arsip aktif sering keluar masuk tempat penyimpanan.

2.      Arsip inaktif (dinamis inkatif) yaitu arsip yang penggunaanya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan pada bagian kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat jarang bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan.

3.      Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4.      Arsip statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang dipermanenkan yang telah diverivikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI atau Lembaga Kearsipan.

Beberapa pendapat mengenai jenis arsip yang dilihat dari berbagai aspek yang berbeda-beda, akan tetapi peran arsip tetap sama yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Sumber informasi tersebut bermanfaat sebagai bahan penelitian atau sebagai bahan pengambilan keputusan.

2.1.3     Peran Arsip

Keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian yang baik sehingga arsip di kantor dapat menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua anggota dalam organisasi atau kantor tersebut.

Menurut Barthos (2013:2-3), “Kearsipan mempunyai peran sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisisisan”, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya”.

Arsip memiliki peran penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Peran arsip mempuyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelakasanaan kehidupan kebangsaan.

Kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dengan baik dan teratur

2.2           Pengelolaan Arsip

2.2.1     Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian arsip membicarakan siapa yang melakukan pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Pengaturan arsip dan penanggung jawabanya dapat diketahui secara jelas dengan pengorganisasian arsip. Pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip juga dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Hal ini juga dapat digunakan untuk mengantisipasi saling melempar tanggungjawab dalam pengelolaan arsip yang dapat menyebabkan ketidak efektifan pengelolaan arsip secara umum.

2.2.2     Sistem Penyimpanan Arsip

Pada umumnya sistem penyimpanan menurut Sugiarto (2005:52-73), yang dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sebagai berikut:

1.      Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Sistem ini dokumen disimpan berdasar urutan abjad, kata demi kata, huruf demi 18 huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan atau organisasi. Nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal, sedangkan nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi.

2.      Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Sistem ini digunakan karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, individu, atau isi dokumen yang bersangkutan. Sistem geografis dapat dikelompokan menurut tingkatantingkatan yaitu menurut nama depan negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

3.      Sistem Subjek

Sistem Subjek adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Sistem ini merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dari dokumen tersebut. Sistem penyimpanan subjek tepat digunakan pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi (terpusat) dan pada penyimpanan data pada toko serba ada yang memiliki data tentang berbagai jenis barang yang dijual. Subjek yang digunakan harus ringkas dan mampu mendeskripsikan materi yang diwakilinya dan tidak menimbulkan banyak tafsiran. Setelah penentuan kata atau frase, maka perlu dibuat daftar kata atau daftar istilah subjek. Daftar istilah subjek sering disebut dengan nama daftar klasifikasi subjek atau pola klasifikasi subjek. Hal ini untuk mempermudah penggunaan daftar istilah, sistem ini sering dilengkapi dengan daftar bantu yang disebut dengan indeks.

4.      Sistem Nomor

Sistem nomor (numeric filing system) merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan atau organisasi. Sistem nomor penyimpanan dokumennya berdasarkan dengan kode nomor. Pada sistem nomor terdapat tiga unsur yaitu file utama yaitu file nomor yang digunakan untuk menyimpan surat-surat yang telah dipindahkan kedalam map individu (map yang berisi surat-surat koresponden yang jumlahnya sudah mencapai lima), indeks yaitu suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bila nama nomor yang bersangkutan tidak diketahui dan buku nomor yaitu buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden dalam file sistem nama. Sistem penyimpanan nomor tepat digunakan untuk penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, pada lembaga pendidikan, dan penyimpanan faktur transaksi.

5.      Sistem Kronologi

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Sistem ini semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan dan tahun dokumen itu disimpan. Segi peletakan dan penyimpanan sistem ini mudah dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun. Penemuan kembali dokumen yang telah disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata panggil (caption) tanggal.

6.      Sistem Warna Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen. Penggunaan warna dapat dikombinasikan dengan sistem penyimpanan yang lain. Misalnya penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan kearsipan. Penggunaan warna bukan suatu yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen

Menurut Mulyono, dkk (2012:14-32), sistem penyimpan arsip yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi, baik pemerintah ataupun swasta adalah sebagai berikut:

1.      Sistem Abjad

Penyimpanan arsip dengan sistem abjad digunakan oleh sebagian besar organisasi yang volume kegiatan kerjanya tidak begitu banyak. Cara mengatur penyimpanan arsipnya diurutkan menurut urutan abjad yaitu dari huruf A sampai Z. Misalnya surat masuk yang sudah selesai diproses, berarti sudah ada tanda pembebas disimpan dengan kode penyimpanan berdasarkan indeks kepala surat. Surat keluar arsipnya disimpan dengan kode penyimpanan dari indeks nama orang atau badan yang tercantum pada alamat yang dituju.

2.      Sitem Pokok Soal

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal atau sistem perihal (sistem subjek) adalah sistem penyimpanan arsip yang mendasarkan pokok soal surat sebagai penentu penyimpanan. Penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu permasalahan yang dihadapi sehari-hari organisasi yang bersangkutan.

3.      Sistem Tanggal (Kronologis)

Penyimpanan sistem tanggal adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Penyimpanan arsip yang berasal dari surat masuk, kata tangkap untuk menentukan kode penyimpanan adalah tanggal masuknya surat. Kata tangkap yang digunakan untuk menentukan kode penyimpanan arsip atas dasar surat keluar yaitu tanggal yang tertera pada surat yang dikirim.

4.      Sistem Nomor Terahir (Terminal Digit)

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor terahir pada umumnya digunakan oleh organisasi yang mempunyai kegiatan cukup luas atau organisai yang besar serta volume terciptanya arsip cukup besar. Perlu diperhatikan yang dimaksud nomor disini adalah nomor kode penyimpanan dan bukan nomor yang tertera pada surat atau nomor surat. Penyimpanan arsip dengan sistem ini yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan adalah penyimpanan arsip yang diatur dengan ketentuan sebagai berikut:

a.       Lemaci yang digunakan untuk penyimpanan arsip terdiri dari 10 laci.

b.      Lembar petunjuk (guide) ditiap laci sebanyak 10 sehingga seluruhnya berjumlah 100 lembar petunjuk.

c.       Jumlah map atau folder seluruhnya berjumlah 1000 lembar yang ditempatkan dibelakang setiap lembar petunjuk sebanyak 10 map.

d.      Nomor kode penyimpanan terdiri dari 3 unit petunjuk.

5.      Sistem Klasifikasi

Desimal Penyimpanan arsip sistem klasifikasi desimal dikenal sebagai sistem desimal, sistem klasifikasi atau sistem “Dewey”. Buku-buku perpustakaan disimpan dengan sistem Dewey. Sistem klasifikasi adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan. Penyimpanan arsip dengan sistem klasifikasi desimal ditata dengan aturan sebagai berikut:

a.       Sistem klasifikasi desimal dalam penyimpanan arsip dikombinasikan dengan sistem perihal sehingga perlu ditentukan klasifikasi masalah. Permasalahan ditentukan oleh kegiatan utama dari organisasi yang bersangkutan

b.      Permasalahan yang merupakan perincian dari pembagian utama sebanyak-banyaknya 10 pembagian pembantu pada tiap pembagian utama.

c.       Pembagian pembantu dirinci lagi dalam pembagian pembantu dirinci lagi dalam pembagian lanjutan dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 10 pembagian lanjutan.

6.      Sistem Wilayah (geographic filing)

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokan-kelompokan berdasar wilayah kerja dari organisasi yang bersangkutan. Pembagian wilayah dapat di kelompokan atas dasar wilayah kerja antar pulau, apabila propinsi yang mendasar wilayah kerja organisasi, maka jumlah laci yang digunakan sebanyak propinsi wilayah kerja. Satu laci terdiri dari kabupaten dan kota dalam propinsi yang bersangkutan. Jumlah lembar petunjuk sebanyak kabupaten dan kota dari propinsi tersebut, untuk tiap kabupaten terdiri dari kecamatan-kecamatan sehingga jumlah map yang digunakan sebanyak kecamatan dikabupaten atau kota tersebut.

2.2.3     Penilaian Pengelolaan arsip

Menurut Mulyono (2012: 53) “Penilaian pengelolaan arsip adalah suatu putusan apakah kearsipan dilaksanakan dengan baik dalam suatu periode (jangka waktu tertentu) sehingga dapat terus dipertahankan atau perlu diadakan pembenahan.” Sasaran utama dalam pembenahan pengelolaan arsip adalah dengan cara melihat sistem penyimpanan yang digunakan dan pegawai pengelola arsip yang ada. Cara yang digunakan untuk melihat sistem penyimpanan arsip yang digunakan sudah baik atau belum adalah dengan cara menghitung angka cermat arsip.

Angka cermat arsip adalah angka perbandingan antara jumlah arsip yang tidak ditemukan pada waktu diperlukan dengan jumlah arsip yang ditemukan, dinyatakan dalam presentasi (Mulyono, 2012:53).

2.2.4     Peralatan dan Pelengkapan

Arsip Penataan arsip supaya dapat dilakukan dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankannya fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya. Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.

Menurut Amsyah (2005:179-188), peralatan yang digunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokan sebagai berikut:

1.      Alat Penyimpanan Tegak (Vertical File).

Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis arsip sering disebut dengan almari arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari yang 2 laci, 4 laci, 5 laci, atau 6 laci. File vertikal sering digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yaitu dengan peralatan dan tempat yang berbiaya rendah.

2.      Alat Penyimpanan Menyamping (lateral File).

Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut degan (file lateral), karena letak mapmapnya menyamping laci. File ini dapat lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan daripada penyimpanan dalam kotak karton di rak tebuka. File lateral tertutup dan dapat dikunci dan lagi pula bentuknya lebih bervariasi dibanding dengan rak terbuka.

3.      Alat Penyimpanan Elektrik (Power File).

File elektrik berkembang diberbagai kantor, harga dari file ini lebih mahal dibanding file-file model lain. Menggunakan file ini, penggunaan tenaga manusia dalam pengurusan arsip atau manajemen kearsipan dapat dikurangi. Hal tersebut dapat menutupi besarnya biaya yang dikeluarkan untuk membeli peralatan. File elektrik terdiri dari 3 (tiga) model dasar yaitu file kartu merupakan file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu, file struktural merupakan file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip, dan file mobil atau file bergerak.

4.      Alat Penyimpanan untuk “Word Processing”.

Peralatan untuk menyimpanan media magnetik sangat bervariasi, hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk dan kartu magnetik sering disimpan dalam kotak yang dipesan khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik-pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja para operator pada waktu digunakan.

5.      Alat Penyimpanan untuk media komputer Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bilamana diperlukan, banyak badan yang menggunakan peralatan rak mobil otomatis. Caranya dengan menekan suatu tombol, seorang petugas dapat menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media yang dicari. Media bersangkutan mempunyai nomor sebagai pengenal (identitas). Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folderfolder yang sesuai dan diletakkan didalam rak-rak almari. Digunakan untuk memperkecil rak, cetakan komputer yang berukuran besar dapat difotokopi menjadi ukuran kecil, misalnya ukuran kuarto.

6.      Alat Penyimpanan “Visible”.

Alat penyimpanan jenis ini yang banyak dipergunakan adalah jenis kardex. Penyimpanan visible sering digunakan untuk informasi yang diperlukan dengan cepat, misalnya untuk inventaris, kartu penjualan dan pembelian, data karyawan dan lain-lain.

2.2.5     Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya atau isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan.

Menurut Sugiarto (2005:83-86), “Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna.” Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan mengetahui penyebab kerusakannya dan mencegah terjadinya kerusakan pada arsip.

1.      Penyebab kerusakan arsip Penyebab kerusakan arsip dibedakan menjadi dua faktor, yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik:

a.       Faktor intrinsik ialah faktor penyebab kerusakan arsip yang berasal dari benda arsip itu sendiri seperti kualitas kertas, pengeruh tinta, pengaruh lem perekat. Penyebab kerusakan ini berdasarkan proses kimiawi yaitu kertas yang terbuat dari campuran bahan kimia akan mengalami perubahan dan rusak dalam waktu yang singkat ataupun kurun waktu yang lama. Tinta dan perekat yang digunakan juga mengandung bahan kimia yang dapat menyebabkan kerusakan kertas karena proses kimia.

b.      Faktor ekstrinsik ialah faktor penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar benda arsip seperti lingkungan, organisme perusak, dan kelalaian manusia.

1)      Faktor lingkungan fisik antara lain temperatur, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara, dan debu.

2)      Biologis antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak dan tikus.

3)      Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang diakibatkan merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.

4)      Kelalaian manusia antara lain percikan bara rokok, tumpahan minuman dan sebagainya.

2.      Usaha Pencegahan Kerusakan arsip Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan arsip akibat faktor ekstrinsik dan intrinsik penyebab kerusakan arsip. Usaha dengan cara menggunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem dan bahan yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penggunaan alat berbahan plastik juga lebih baik karena tidak mudah berkarat. Ruangan penyimpan arsip sebaiknya diatur dan dibangun dengan baik supaya arsip tetap terjaga diruangan dengan baik.

a.       Lokasi ruangan atau gedung penyimpanan arsip sebaiknya diluar atau terpisah dengan bangunan industri dengan luas yang cukup. Jika satu bangunan gedung sebaiknya terpisah dari keramaian dan tidak dilalui saluran air.

b.      Konstruksi bangunan sebaiknya menggunakan tembok, jika menggunakan kayu sebaiknya tidak langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela sebaiknya diletakkan dibagian yang tidak langsung terkena sinar matahari. Kalau jendela sudah terlanjur terpasang sebaiknya diberi kaca dengan warna kuning tua atau hijau tua untuk menyaring sinar ultraviolet. Sebaiknya ventilasi udara diberi kawat halus untuk menghindari debu dan serangga.  

c.       Ruangan dilengkapi dengan pencahayaan, pengatur temperatur ruangan, dan AC. Kelembaban udara yang baik sekitar 50-60 % dan temperatur sekitar 60°-75° F atau 22°-25° C.

d.      Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun sisa makanan.

Menurut Barthos (2013:58-60), perawatan atau penjagaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Membersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip

hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu).

2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya

Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalaukalau ada serangga,rayap dan sejenisnya.

3. Penggunaan racun serangga

Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga.

4. Mengawasi serangga

anai-anai Menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite, sodium ini letakkanlah dicelah-celah lantai.

5. Larangan makan dan merokok

Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ketempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.

6. Rak penyimpanan arsip.

Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.

7. Meletakkan arsip

Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mengkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakan dan jangan diletakan ditempat yang lebih kecil ukuranya daripada kertasnya sendiri.

8. Membersihkan arsip

Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner dan arsip-arsip yang rusak segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

9. Mengeringkan arsip yang basah

Arsip-arsip yang basah tidak diperbolehkan dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Arsip-arsip yang basah sebaiknya keringkan dengan jalan menganginkan.

10. Arsip-arsip yang tidak terpakai

Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri.

11. Arsip-arsip yang rusak atau sobek

Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak atau sobek janganlah ditambal menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusak kertas dan tulisannya.

2.2.6     Penyusutan Arsip

Menurut Sugiarto (2005:102), “Penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip yang dikelola melalui kegiatan pemindahan, penyerahan kepihak lain dan pemusnahan. Undang-undang membedakan tindakan memindahkan dengan tindakan penyerahan dokumen perusahaan. Pemindahan adalah tindakan internal artinya masih berlangsung dalam lingkungan perusahaan. Pemindahan dokumen sifatnya internal yaitu dari unit pengolah ke unit kearsipan dilingkungan perusahaan. Sedangkan penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional.

Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan: kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, atau kehidupan kebangsaan. Sedangkan istilah pemusnahan merupakan usaha yang menjadikan arsip yang ada menjadi tidak ada, atau menjadikan asip tidak dapat dikenali lagi.”

Kegiatan penyusutan arsip dapat dilakukan sebagai berikut Sugiarto (2005:108-119):

1.      Penilaian Arsip

Sebelum dilakukan penyusutan arsip sebaiknya dilakukan penilaian yang jelas terhadap arsip yang akan dipindahkan dan dimusnahkan. Penilaian terhadap arsip didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. Penilaian tersebut akan dapat diketahui nilai guna dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan standar atau patokan untuk melakukan penyusutan. Penilaian arsip bertujuan memberikan kepastian berapa lama arsip disimpan. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah sistem penilaian ALFRED, yaitu singkatan dari administratif value, legal value, financial value, research vlue, educational value, documentary value.

2.      Pemindahan Kegiatan

pemindahan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip setelah dikategorikan berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan. Pemindahan adalah tindakan internal artinya masih berlangsung dalam lingkungan perusahaan. Pemindahan dokumen sifatnya internal yaitu dari unit pengelola ke unit kearsipan dilingkungan perusahaan. Proses pemindahan yang mengakibatkan perubahan pihak pengelola, seharusnya dalam proses pemindahan tersebut dilengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan.

3.      Jadwal Retensi

Jadwal retensi merupakan salah satu pedoman yang digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. Jadwal retensi disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.

4.      Penyerahan Arsip

Penyerahan merupakan tindakan eksternal yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan kegiatan pemerintah, kegiatan pembangunan nasional, dan kehidupan kebangsaan.

5.      Pemusnahan

Arsip Arsip yang berdasarkan jadwal retensi akan diabadikan maka arsip tersebut tidak akan dimusnahkan melainkan diserahkan kepada Arsip Nasional. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi ataupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan atau bidang pengawasan dari lembaga-lembaga/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan. Pemusnahan arsip umumnya terdiri dari langkah-langkah:

a.       Seleksi untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

b.      Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan.

c.       Pembuatan berita acara pemusnahan arsip.

d.      Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi. Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan dua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka berita acara dan daftar petelaan ditandatangani oleh penanggung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:

a)      Pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untuk memusnahkan arsip. Cara ini dianggap kurang aman karena terkadang masih ada dokumen yang belum terbakar atau masih dapat dikenali. Selain itu cara pembakaran dianggap kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan didalam ruangan atau gedung.

b)      Pecacahan dokumen dilakukan dengan menggunakan alat pencacah, baik manual atau mesin penghancur kertas. Cara ini banyak dilakukan oleh petugas arsip karena lebih praktis.

c)      Proses kimiawi merupakan pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

d)      Pembuburan merupakan metode pemusnahan doumen yang ekonomis, aman, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah, dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas.

e)      Pemindahan arsip kedalam media microfilm yaitu jika suatu kantor atau organisasi yang memiliki dana cukup, maka arsip yang akan dimusnahkan dapat dialihkan kedalam mikrofilm sebelumnya. Pengalihan dokumen kedalam mikrofilm atau media lainnya sematamata didasarkan pada pertimbangan efisiensi atau keekonomisan dengan mengabaikan risiko hukum yang dapat timbul dikemudian hari.

2.4           Masalah Pengelolaan Arsip

Arsip sebagai pusat ingatan terhadap kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dan sebagai alat pengambil keputusan maka arsip harus dijaga, diatur dan dipelihara dengan baik.

Menurut Gie The Liang (2009:119), “Sebagai akibat dari pengabaian terhadap arsip, maka di lingkungan instansi-instansi pemerintah Indonesia segi tata usaha ini banyak menimbulkan kesulitan.”

Menurut The Liang Gie (2009:120), masalah-masalah dibidang kearsipan bertalian dengan hal-hal sebagai berikut:

1.      Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.

2.      Peminjaman atau pemakaian susuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadangkadang tidak dikembalikan.

3.      Bertambahnya terus-menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4.      Tatakerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur. Organisasi dalam mengelola arsip pasti akan menghadapi berbagai masalah.

Perlu diperhatikan hal-hal yang penting untuk mengatasi masalah yang ada dalam   pengelolaan arsip tersebut. Menurut Gie The Liang (2009:120-152), hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengatasi masalah-masalah dalam kearsipan adalah:

1.      Sistem peyimpanan arsip Aktifitas yang paling pokok dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat saat arsip tersebut diperlukan. Sistem penyimpanan warkat yang pokok terdapat 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:

a.       Penyimpanan menurut abjad (alphabetic filing) Pada penyimpanan arsip, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap warkat-warkat tersebut.

b.      Penyimpanan menurut pokok soal (subject filing) Arsip dapat disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat.

c.       Penyimpanan menurut wilayah (geographic filing) Arsip dalam organisasi dapat disimpan menurut pembagian wilayah. Sistem ini digunakan pula sistem abjad untuk mengatur urutan-urutan nama-nama langganan, akan tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

d.      Penyimpanan menurut nomor (numeric filing) Sistem penyimpanan menurut nomor, warkat yang memiliki nomor disimpan menurut urutan-urutan angka dari 1 hingga bilangan yang lebih besar.

e.       Penyimpanan menurut tanggal (chronological filing) Sistem menurut tanggal disimpan menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat tersebut. Syarat pokok penyimpanan surat yang baik adalah ditemukannya arsip secara cepat saat arsip diperlukan.

2.      Tatakerja penyimpanan dan pemakaian warkat. Surat-menyurat dicatat dalam buku agenda, buku ini untuk mencatat segala sesuatu yang berkenaan dalam pengiriman dan penerimaan surat masuk ataupun surat keluar. Pencatatan pada pagina-pagina buku agenda dibuat beberapa lajur. Setiap lajur digunakan untuk mencatat salah satu hal mengenai surat yang keluar atau masuk. Organisasi biasanya mempunyai buku agenda surat keluar dan surat masuk. Setiap surat yang dicatat dibuku agenda kemudian surat disimpan. Proses penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:

a.       Pembacaan surat dan pembuatan tanda yaitu dengan digaris bawahi menggunakan pensil berwarna merah.

b.      Pencataan dalam kartu yaitu setelah ditentukan pokok soalnya lalu dicatat pada kartu arsip.arsip disusun menurut urutan abjad, antar abjad sebaiknya diberi kartu batas.

c.       Penyimpanan dalam berkas sebaiknya tanpa jepitan dan hendaknya dibuat lembaran-lembaran surat penunjuk. Berkas surat harus disusun teratur seperti kartu arsip. Peminjaman surat hendaknya dicatat oleh pegawai arsip disediakan tanda pinjam surat. Kartu tanda pinjam setelah diisi ditaruh dalam berkas surat tepat pada berkas tempat warkat yang diambil, setelah surat dikembalikan kartu ini dikeluarkan dari berkas.

3.      Penyingkiran warkat

Penyingkiran warkat diukur dengan menggunakan angka pemakaian hal ini untuk mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip. Arsip yang sudah tidak berguna merupakan suatu penghamburan tenaga, ruang dan alat. Penghamburan dapat dicegah dengan cara dilakukan penyusutan arsip yaitu arsip yang sudah usang disingkirkan. Pembatasan arsip yang tidak berguna dengan mengurangi pembuatan surat-surat yang tidak begitu diperlukan. Mengurangi pembuatan surat-surat yang tidak begitu penting juga akan membuat arsip menjadi lebih ringan dan dapat menghemat ongkos dalam pengelolaan arsip.  Proses penyusutan arsip dilakukan dengan menggolongkan arsip dalam suatu organisasi. Arsip yang sudah tidak berguna lagi dapat dimusnahkan, pemusnahan terlebih dahulu dibuatkan berita acara yang menerangkan jenis, jumlah dan ciri-ciri dari warkat yang akan dimusnahkan.

4.      Penataran pegawai-pegawai dibidang arsip

Bidang pengelolaan arsip harus dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi.

Petugas arsip yang baik diperlukan 4 syarat yaitu sebagai berikut:

a.       Ketelitian Pegawai itu dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas terlihat sama.

b.      Kecerdasan Pegawai tidak perlu memiliki pendidikan yang tinggi, sekurangkurangnya daya ingatan mereka cukup tajam sehingga dia tidak melupakan pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.

c.       Kecekatan Pegawai arsip harus bekerja secara gesit yaitu dapat mengambil warkat dari berkasnya secara cepat.

d.      Kerapian Kerapian pada pegawai diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat dapat tersusun secara rapi. Surat atau warkat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah untuk dicari kembali. Pegawai juga harus dapat menjaga surat agar tidak disimpan sampai berkerut-kerut atau robek.

2.3           Pelayanan Informasi

Pelayanan Informasi didukung oleh komponen pelayanan dan informasi.

1.      Pelayanan

Menurut Amsyah (2005:206), “Arsip sering digunakan untuk membantu pelayanan kepada langganan (nasabah), karyawan sesama unit kerja, atau karyawan dari lain-lain unit kerja”. Kesimpulan dari pendapat tersebut menyatakan bahwa, pelayanan  merupakan proses pemenuhan informasi atau kebutuhan yang dilakukan secara  langsung kepada pelanggan atau orang yang membutuhkan informasi tersebut baik dalam satu unit maupun dari unit satu ke unit yang lain.

2.      Informasi

Menurut Sutabri (2005: 23), “Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

“Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan” (Amsyah, 2005: 9).

Berdasarkan pendapat tersebut, disimpulkan bahwa informasi adalah proses pengolahan data menjadi bentuk yang lebih mudah dipahami yang digunakan untuk mengambil keputusan.

3.      Pelayanan Informasi

Pelayanan informasi dapat disimpulkan sebagai kegiatan atau usaha suatu instansi untuk memberikan data yang sudah diolah dengan cepat dan tepat waktu kepada masyarakat saat mereka membutuhkan pelayanan kearsipan seperti adanya permintaan arsip, peminjaman arsip dan pengembalian arsip.

2.5  Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang pernah dilakukan dalam mendukung penelitian ini diantaranya dilakukan oleh:

1.      Nama Peneliti        : Nanik Sri Hariyati

Tahun                    : 2013

Judul                     :Hasil Penelitian Perbedaan Pengelolaan arsip dalam mendukung tertib administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang

Perencanaan arsip yang dilakukan oleh gugus pengembang arsip dan dokumen saat ini masih dalam tahap mengidentifikasi kebutuhan arsip baik ruang khusus penyimpanan arsip maupun pengklasifikasian dalam bentuk pengkodean arsip. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip di Program Pascasarjana Univesitas negeri Semarang, antara lain adalah pelimpahan wewenang/tugas pegawai Pengkajian yang dilakukan oleh peneliti terdahulu di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang adalah Pengelolaan Arsip yang dilihat dari fungsi manajemennya, sedangkan yang dikaji oleh peneliti adalah mengenai pengelolaan arsip yang dilihat dari cara mengatasi masalah-masalah dalam pengelolaan arsip yaitu sistem penyimpanan, tata penyimpanan dan peminjaman arsip, penyingkiran arsip, dan penataran pegawai arsip. atau petugas arsip, pengalokasian anggaran untuk arsip, penyediaan peralatan dan perlengkapan arsip serta pengklasifikasian sistem penyimpanan arsip. Pengendalian di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang untuk arsip yang mengalami kerusakan karena faktor ekstrinsik, dilakukan dengan membasmi obat anti rayap dan dibersihkan secara rutin serta menempatkan arsip pada rak dan lemari dari bahan besi. Pengawasan arsip masih dilakukan secara mandiri pada masing-masing subbagian Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang.

2.      Nama                     : Rico Ramadeni

Tahun                    : 2012

Judul                     : Pengelolaan Arsip Dinamis

Prosedur penyimpanan arsip dinamis aktif yang dilakukan pada kantor Penggunaan sistem penyimpanan yang digunakan oleh penelitian terdahulu menggunakan sistem penyimpanan subjek/ pokok soal sedangkan sistem penyimpanan Aktif Di Kantor Cabang Perum Pegadaian Marapalam Padang Cabang Perum Pegadaian Marapalang Padang menggunakan sistem penyimpanan subjek/pokok soal dan belum terlaksana dengan baik. yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sistem penyimpanan kronologis/ tanggal.

3.      Nama                     : Ade Kharisma

Tahaun                  : 2012

Judul                     : Pengelolaan Kearsipan Pengurusan, Pengendalian dan Penataan Arsip Kantor Camat

Sistem penataan kearsipan yang diterapkan di kantor camat adalah engan system kearsipan berdasarkan kode klasifikasi. Pengkajian yang dilakukan oleh peneliti terdahulu di Kantor Camat adalah pengelolaan dan sistem penataan arsip yang berdasar kode klasifikasi sedangkan yang dikaji oleh peneliti adalah mengenai pengelolaan arsip yang sistem pnyimpanannya menggunakan sistem kronologis.

4.      Nama                     : Zenith Mar'atussolehah, Nurhattati Fuad, Siti Rochanah

Tahaun                  : 2012

Judul                     : Manajemen Arsip Bidang Kesiswaan di Smp Muhammadiyh 31 Jakarta

Hasil penelitian menunjukkan bahwa fase penyimpanan catatan manajemen di bidang kemahasiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta, memiliki dua sistem penyimpanan penyimpanan fisik dan penyimpanan arsip dengan komputer. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam bentuk fisik tidak sesuai dengan prosedur catatan retensi. Sistem penyimpanan yang ada dalam prosedur arsip menggunakan sistem abjad, numerik, geografis dan subjek. Pada tahap ini penemuan kembali arsip dalam Jakarta SMP Muhammadiyah 31 memiliki langkah-langkah tertentu yang harus dilalui adalah yang pertama harus menyertakan surat izin dari majikan (prinsipal) setelah mengetahui materi pelajaran (arsip dipinjam) dan kemudian mencari judul arsip berbasis. Tahap penyusutan di bidang catatan siswa di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta memiliki beberapa tahapan sebelum akhirnya akan hancur, yang merupakan pertama yang dilihat dari nilai arsip, kemudian diklasifikasikan berdasarkan nilai-nilai penggunaan dan periode arsip, setelah perpindahan ke arsip in-aktif, arsip jika tidak digunakan lagi maka file tersebut akan hancur. Implikasi dari hasil ini adalah adanya fase penyimpanan arsip, pemulihan fase arsip dan penyusutan arsip di bidang kemahasiswaan, kegiatan manajemen catatan akan diarahkan sesuai dengan prosedur pengajuan.

5.      Nama                     : Ana Mariska Wulansari, Ismiyati

Tahun                    : 2012

Judul                     : Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha SMK PSAK Ambarawa

Kegiatan kearsipan bertugas memberikan pelayanan informasi dalam kegiatan operasional sekolah sehingga pengelolaan arsip dilaksanakan dengan baik supaya penyampaian informasi tidak terganggu. Masalah yang diteliti dalam penelitian ini yaitu mengetahui sistem penyimpanan arsip, tatakerja kearsipan dan pemakaian arsip, penyingkiran arsip dan penataran pegawai dalam pengelolaan arsip guna mendukung pelayanan informasi di bagian tata usaha di SMK Masehi PSAK Ambarawa. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Sekolah, Kepala Staf Tata usaha, Staf Tata usaha, WAKA HUMAS, KPK Administrasi Perkantoran dan Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan tahap analisis data. Analisis data menggunakan model interaktif. Hasil penelitian menunjukan bahwa pengelolaan arsip dibagian tata usaha meliputi sistem penyimpanan arsip, tatakerja kearsipan dan pemakaian arsip, tata penyingkiran arsip dan penataran pegawai-pegawai dalam pengelolaan arsip. Kendala yang ada antara lain kurangnya fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip dan kurangnya pegawai pengelola arsip.

2.1  Kerangka Berpikir

Pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan tata kearsipan (records management), yang selanjutnya dalam bahasa Indonesia dikenal dengan managemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi, pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati. (Sugiarto,2005:14-15).

Kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan tidak akan terlepas dari berbagai masalah-masalah kearsipan. Perlu diperhatikan hal-hal yang penting untuk mengatasi masalah yang ada dalam pengelolaan arsip tersebut. Menurut Gie The Liang (2009:120), pedoman yang dikembangkan untuk mengahadapi masalah dalam pengelolaan arsip adalah:

1.      Sistem penyimpan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi.

2.      Tatakerja penyimpanan dan pemakaian warkat.

3.      Penyusutan arsip secara teratur.

4.      Penataran pegawai-pegawai bagian arsip arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.

Menurut Amsyah (2005:206) “Arsip sering digunakan untuk membantu pelayanan kepada langganan (nasabah), karyawan sesama unit kerja, atau karyawan dari lain-lain unit kerja”. Penataan arsip sangatlah penting dalam proses pengelolaan arsip karena penataan diperuntukan agar susunan arsip teratur dan tertata dengan rapi sehingga arsip yang disimpan dapat terlihat dengan jelas dan memudahkan dalam penemuan kembali.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1  Dasar Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk mengkaji pengelolaan arsip yang meliputi aspek sistem penyimpanan arsip, tatakerja penyimpanan dan pemakaian arsip, penyingkiran arsip, dan penataran pegawai-pegawai arsip serta memperoleh makna yang lebih mendalam sesuai dengan latar belakang penelitian di SMK Masehi PSAK Ambarawa. Penggunaan pendekatan kualitatif ini dimaksudkan agar lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penjelasan pengaruh bersama dan terhadap pola-pola nilai yang dihadapi peneliti.

Sugiyono (2011:9) menyatakan, “Penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan pada kondisi objek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi.”

Menurut Moleong (2013:6), “Penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dll., secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah”.

2.2  Fokus dan Lokasi Penelitian

Fokus penelitian merupakan objek penelitian atau apa yang menjadi titik perhatian dari suatu penelitian. Sesuai dengan tujuan penelitian ini, maka penelitian lebih diarahkan pada pengelolaan arsip yang dilihat dari sisitem penyimpanannya, tatakerja penyimpanan dan pemakaian arsip, pemusnahan arsip, serta penataran pegawai arsip.

Lokasi penelitian ini berada di SMK Taruna Jaya Jalan Proklamasi No. 44 Kabupaten Gresik Jawa Timur

3.3     Sumber Data

Data yang dikumpulkan berhubungan dengan fokus penelitian yaitu sistem penyimpanan arsip, tatakerja penyimpanan dan pemakaian arsip, pemusnahan arsip, serta penataran pegawai asip di SMK Taruna Jaya.

Menurut Lofland dalam Moleong (2013:157), “Sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata, dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain”. Jenis data dalam penelitian ini dikelompokkan menjadi dua, yaitu data utama dan data pendukung. Data utama sebagai sumber data diperoleh dari orang-orang yang terlibat langsung atau informan dalam kegiatan sebagai subjek penelitian yaitu dari ucapan dan tingkah laku berkaitan dengan penataan arsip yang dilakukan oleh kepala seksi kearsipan, seksi kearsipan dan staf-staf petugas arsip di bagian tata usaha SMK Taruna Jaya Gresik.

3.4  Alat dan Tekhnik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini, yaitu dengan menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi.

1.      Wawancara

“Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari reponden yang lebih mandalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.” (Sugiyono, 2011: 137).

Wawancara dilakukan oleh peneliti terhadap para informan dalam bentuk tanya jawab dengan menggunakan pedoman wawancara. Teknik wawancara dalam penelitian ini berupa interview terhadap informan. Wawancara ini dilakukan untuk mencari data-data yang ada mengenai pengelolaan arsip di bagian tata usaha SMK Taruna Jaya Gresik. Alat yang digunakan untuk wawancara ini meliputi kertas dan kamera.

2.      Observasi

Menurut Sutrisno Hadi dalam Sugiyono (2011:145), “Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari pelbagai proses biologis dan psikologis”. Observasi yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan secara terbuka yaitu observasi yang menempatkan fungsi pengamat secara terbuka diketahui oleh subjek dan subjek memberikan kesempatan kepada pengamat untuk mengamati peristiwa yang terjadi. Hal-hal yang diobservasi dalam penelitian ini adalah situasi dan kondisi pengelolaan arsip pada bagian tata usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: CV Alfabeta.

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Yogyakarta: Pustaka Timur.

JURNAL

Haryati, Nanik Sri. 2013. “Pengelolaan Arsip dalam Mendukung Tertib Administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang”. Skripsi. Semarang: Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang.

Kharisma, Ade. 2012. “Pengelolaan Kearsipan Pengurusan, Pengendalian Dan Penataan Arsip Kantor Camat”. Jurnal Penelitian Govermance Prodi Ilmu Pemerintahan FISIP UNTAN, Volume 1, Nomor 1. Pontianak: Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Tanjungpura Pontianak.

Ramadeni, Rico. 2012. “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum Pegadaian Marapalam Padang”. Jurnal Penelitian Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1, No. 1. Padang: Program Studi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang.

Lampiran 01

PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG PELAYANAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA SMK MASEHI PSAK AMBARAWA

Ana Mariska Wulansari , Ismiyati 

Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang, Indonesia 

Abstrak: Kegiatan kearsipan bertugas memberikan pelayanan informasi dalam kegiatan operasional sekolah sehingga pengelolaan arsip dilaksanakan dengan baik supaya penyampaian informasi tidak terganggu. Masalah yang diteliti dalam penelitian ini yaitu mengetahui sistem penyimpanan arsip, tatakerja kearsipan dan pemakaian arsip, penyingkiran arsip dan penataran pegawai dalam pengelolaan arsip guna mendukung pelayanan informasi di bagian tata usaha di SMK Masehi PSAK Ambarawa. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Sekolah, Kepala Staf Tata usaha, Staf Tata usaha, WAKA HUMAS, KPK Administrasi Perkantoran dan Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan tahap analisis data. Analisis data menggunakan model interaktif. Hasil penelitian menunjukan bahwa pengelolaan arsip dibagian tata usaha meliputi sistem penyimpanan arsip, tatakerja kearsipan dan pemakaian arsip, tata penyingkiran arsip dan penataran pegawai-pegawai dalam pengelolaan arsip. Kendala yang ada antara lain kurangnya fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip dan kurangnya pegawai pengelola arsip.

PENDAHULUAN

Pengelolaan tata usaha yang baik akan menciptakan pelayanan yang baik pula terhadap informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional organisasi atau lembaga pendidikan.“Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi” (Barthos, 2013:156). UndangUndang No.43 Tahun 2009 Bab I Ketentuan Umum pasal 1 dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan tata kearsipan (records management), yang selanjutnya dalam bahasa Indonesia dikenal dengan managemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi, pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati. (Sugiarto,2005:14-15). Tugas kearsipan agar berjalan dengan baik harus didukung pengelolaan arsip dan sistem kearsipan yang baik pula. Perlu adanya pemeliharaan arsip mulai dari penciptaan hingga pemusnahannya supaya tugas tata usaha berjalan dengan baik. Kegiatan kearsipan bertugas memberikan pelayanan informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional sekolah. Organisasi dalam mengelola arsip pasti akan menghadapi berbagai masalah. Perlu diperhatikan hal-hal yang penting untuk mengatasi masalah dalam pengelolaan arsip yaitu sistem penyimpan arsip yang tepat dengan disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan.

Demikianlah dengan sistem penyimpanan warkat yang tepat, tatakerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib dapatlah terlaksana pengurusan arsip yang efisien dalam setiap organisasi. Tetapi, segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi (Gie The Liang, 2009:150). Arsip merupakan informasi terekam pada media tertentu dan keberadaanya lahir dari fungsi suatu instansi. Informasi di dalam arsip merupakan informasi yang sangat penting bagi kelancaran jalannya instansi, terutama dalam mendukung kelancaran administrasi dan manajemen suatu instansi yaitu sebagai sumber informasi, sumber sejarah, pusat ingatan, dan barang bukti serta acuan bagi suatu instansi. Untuk itu diperlukan pengelolaan arsip secara baik dan benar karena arsip memiliki nilai guna yang tinggi maka arsip harus dilindungi. (Rahmadeni Rico, 2012:215). Berdasarkan wawancara dengan dengan Bapak Dwi Prasetyo selaku Kasubag tata usaha dan kepegawaian pada hari Kamis, 15 Mei 2014 pada pukul 10.00 WIB mengatakan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya menggunakan satu sistem penyimpanan saja. Tatakerja penyimpanan dan penggunaan surat menggunakan buku agenda dan kartu pinjam arsip. Penyingkiran surat dilakukan dengan mengukur angka pemakaian arsip. Arsip yang sudah tidak dipakai lagi sebaiknya dilakukan pemusnahan untuk menghindari penghamburan biaya, waktu, dan tenaga dalam mengelola arsip. Penyingkiran arsip belum dilakukan dengan pembuatan berita acara dan jadwal retensi. Pemusnahan arsip dilakukan setelah dilakukan penyusutan arsip dengan cara memilah arsip yang tidak penting dan yang penting kemudian menumpuk surat yang tidak terpakai ke gudang kemudian setelah banyak arsip yang ada dijual kepada tukang loak. Ruangan tata usaha yang tidak terlalu luas sehingga ruang gerak pegawai tidak leluasa.

Pencahayaan dalam ruangan yang tertutup tidak mengganggu arsip karena matahari tidak mengenai arsip-arsip secara langsung. Bedasarkan wawancara dengan Ibu Anna Ra’ani selaku Staff kearsipan pada hari Senin, tanggal 19 Mei 2014 pukul 09.00 WIB mengatakan bahwa fasilitas kearsipan yang ada kurang memadai. Kendala dalam melakukan pengelolaan arsip yaitu bahwa pengelolaan arsip menggunakan tiga sistem penyimpanan arsip sedangkan pegawai arsip yang hanya dua orang saja tanpa pembagian tugas secara khusus belum membantu penemuan kembali arsip secara cepat. Penyimpanan surat dengan menggunakan buku agenda masih kurang baik, beberapa surat yang tidak diagendakan sehingga saat surat sulit ditemukan kembali atau mudah hilang. Penyimpanan dan pemakaian arsip menggunakan almari yang ukuranya tidak besar sedangkan arsip yang ada cukup banyak.  Menurut Sugiarto (2005:102), “Penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip yang dikelola melalui kegiatan pemindahan, penyerahan kepihak lain dan pemusnahan. Undang-undang membedakan tindakan memindahkan dengan tindakan penyerahan dokumen perusahaan. Pemindahan adalah tindakan internal artinya masih berlangsung dalam lingkungan perusahaan. Pemindahan dokumen sifatnya internal yaitu dari unit pengolah ke unit kearsipan dilingkungan perusahaan. Sedangkan

penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan: kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, atau kehidupan kebangsaan. Sedangkan istilah pemusnahan merupakan usaha yang menjadikan arsip yang ada menjadi tidak ada, atau menjadikan asip tidak dapat dikenali lagi.” Penyingkiran arsip belum menggunakan berita acara dan jadwal retensi sehingga penyusutan arsip hanya dilakukan dengan memilah arsip yang penting dan tidak penting saja kemudian pemusnahan dilakukan dengan cara menjual arsip kepada tukang loak. Ruangan yang tidak ditata dengan rapi membuat aktifitas pengelolaan arsip sulit dilakukan dan ruangan terlihat berantakan. Pegawai arsip cukup terampil dalam mengelola arsip namun karena keterbatasan fasilitas dan keterbatasan pegawai menyebabkan pengelolaan arsip yang dilakukan didalamnya masih ditemukan beberapa kekurangan. Penataran pegawai tentang pelatihan arsip juga sudah dilakukan. Pengamatan peneliti dilapangan menunjukan pengelolaan arsip sebaiknya menggunakan pedoman penataan atau pegelolaan arsip supaya dapat berjalan dengan baik sehingga tidak menghambat jalannya penyampaian informasi dalam pelaksanaan sebuah kegiatan didalam organisasi. 

PEMBAHASAN

Sistem penyimpanan arsip penting dalam pengelolaan arsip pada suatu organisasi, selain untuk menunjang kegiatan pengelolaan arsip juga untuk mendukung pelayanan informasi baik bagi dalam organisasi maupun luar organisasi. Pentingnya sistem penyimpanan arsip  maka sistem yang digunakan harus tepat. Jenis sistem penyimpanan arsip yang digunakan dibagian tata usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa ini adalah sistem kombinasi dari tiga sistem penyimpanan. Mereka menggunakan sistem penyimpanan kronologis, sistem penyimpanan abjad, dan sistem penyimpanan subjek atau pokok soal. Sistem penyimpanan kronologis digunakan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar di bagian tata usaha.Sistem penyimpanan kronologis baru digunakan selama tiga bulan, dulu penyimpanan surat menggunakan penyimpanan perihal. Penyimpanan surat dengan menggunakan sistem penyimpanan perihal dirasa sulit sehingga diganti dengan sistem penyimpanan kronologis yang dirasa lebih mudah dan sederhana. Surat masuk dan surat keluar dipisahkan dalam dua laci tetapi masih dalam satu loker yang sama. Penyimpanan surat dengan sistem kronologis sudah dilakukan dengan sebagaimana mestinya yaitu disimpan menurut tanggal yang ada. Penyimpanan arsip berdasarkan abjad digunakan untuk menyimpan arsip file kepegawaian yang disimpan berdasarkan abjad nama pegawai dan karyawan yang isinya datadata pegawai dan karyawan yang  bekerja di sekolah dan disimpan didalam satu almari. Sistem penyimpanan abjad juga digunakan untuk menyimpan fotocopi ijazah, data alumni, buku induk dari tahun 70an, buku induk siswa, agenda kelas, dan SKHU yang disimpan berdasarkan abjad nama siswa, jurusan siswa, kemudian tahun lulus siswa yang disimpan dalam satu almari. Data siswa yang disimpan dalam almari yang berbeda, disimpan dengan menggunakan sistem abjad dengan cara mengurutkan nama siswa berdasarkan urutan abjad dan disusun menurut jurusan masingmasing. Keseluruhan penyimpanan arsip berdasarkan abjad sudah dilakukan dengan baik. Sistem penyimpanan terahir yang digunakan yaitu sistem penyimpanan berdasarkan subjek atau biasa dikenal dengan pokok soal. Penyimpanan berdasarkan pokok soal atau subjek ini sudah dilakukan sesuai dengan daftar yang ada. Walaupun masih ada beberapa arsip yang disimpan belum sesuai nomor laci dikarenakan arsip yang cukup banyak namun loker tempat penyimpanan ukuranya kecil. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012 tentang pedoman klasifikasi arsip di lingkungan pemerintah provinsi Jawa Tengah didalamnya berisi pedoman sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan klasifikasi secara desimal. Sistem penyimpanan arsip di SMK Masehi PSAK Ambarawa menggunakan sistem campuran. Sistem penyimpanan arsip tidak sesuai dengan pedoman yang berlaku hal ini dikarenakan sistem penyimpanan arsip di SMK Masehi belum menggunakan pedoman penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang belum menggunakan pedoman penyimpanan arsip dikarenakan penyimpanan arsip masih menggunakan sistem turun temurun yang diwariskan dari Kepala Sekolah. Petugas pengelola arsip dulu pernah mempunyai pedoman pengelolaan arsip namun tidak digunakan dikarenakan pedoman tidak sesuai dengan fasilitas yang ada. Belum adanya pedoman dalam sistem kearsipan yang digunakan sebaiknya diberikan pedoman penyimpanan arsip supaya penggunaan sistem penyimpanan arsip tepat pada arsip-arsip yang akan disimpan. Penemuan arsip yang yang masih lama dengan penggunaan sistem penyimpanan kronologis, sistem abjad maupun pokok soal menunjukan bahawa sistem penyimpanan yang digunakan kurang tepat. Sebaiknya penggunaan sistem penyimpanan lebih dilakukan dengan tepat. Supaya arsip yang disimpan mudah ditemukan kembali. Sistem penyimpanan arsip yang baik dapat mendukung pelayanan informasi dengan baik pula. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan dalam mengelola arsip dibagian tata usaha menggunakan tiga sistem sekaligus akan tetapi belum mendukung pelayanan informasi dengan baik. Penggunaan tiga sistem penyimpanan arsip pada pengelolaan arsip belum mendukung pelayanan informasi dikarenakan penemuan kembali arsip saat arsip diperlukan masih membutuhkan waktu yang cukup lama. Jadi pihak yang membutuhkan arsip untuk pelayanan informasi belum terpenuhi dengan baik. Tatakerja penyimpanan arsip di bagian tata usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa dilakukan berdasarkan sistem penyimpanan yang diterapkan. Menggunakan tiga sistem sekaligus dalam melakukan penyimpanan arsip, sistem kronologis, sistem abjad dan sistem pokok soal atau subjek. Penyimpanan arsip khususnya surat menggunakan buku agenda. Buku agenda yang digunakan dua macam, yaitu buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Penyimpanan arsip surat dilengkapi dengan buku agenda dan lembar disposisi.  Tatakerja penyimpanan arsip telah dilakukan dengan baik namun masih banyak yang harus diperbaiki karena penyimpanan yang berlangsung kurang terkontrol dengan baik. Pencatatan masih mempunyai kekurangan karena banyaknya surat yang keluar, pencatatan surat keluar belum dicatat secara lengkap bahkan ada beberapa surat yang tidak dicatat dalam buku agenda Peraturan Bupati Semarang Nomor 16 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengurusan Surat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Semarang didalamnya sudah mengatur tentang pengurusan surat masuk maupun surat keluar. Pedoman pengurusan surat juga mengatur sarana pengurusan surat seperti kartu kendali maupun lembar disposisi. Pengelolaan surat di SMK Masehi PSAK Ambarawa belum menggunakan pedoman tersebut namun kurang lebih sudah berjalan dengan baik yaitu sudah menggunakan buku agenda maupun lembar disposisi dalam pengurusan surat masuk walaupun masih ada beberapa arsip yang tidak dicatat kedalam buku agenda maupun buku pinjam arsip. Beberapa surat masuk ataupun surat keluar yang tidak dicatat kedalam buku agenda menyebabkan arsip tidak terkontrol dengan baik. Kurang telitinya pegawai arsip dalam mengelola arsip yang disimpan menyebabkan arsip yang ada mudah hilang. Petugas pencatat dan penyimpan arsip yang ada terdapat dua orang yaitu Bu Anna Ra’ani dan Bapak Dwi Prasetyo. Pembagian tugas secara khusus belum dilakukan dikarenakan pegawai di bagian tata usaha yang mengelola arsip hanya dua orang saja.  Penyimpanan arsip dilakukan karena arsip nantinya akan digunakan kembali. Arsip yang sudah disimpan akan keluar lagi apabila ada pihak yang membutuhkan kembali arsip tersebut. Arsip yang dipinjam oleh orang lain harus dicatat supaya tidak terjadi kehilangan arsip. Peminjaman arsip tidak hanya dicatat dalam buku peminjaman arsip saja, namun juga peminjaman arsip harus dilengkapi dengan kartu peminjaman arsip. Hal ini untuk mencegah hilangnya arsip yang dipinjam oleh unit lain ataupun organisasi lainnya.  Beberapa arsip yang dipijam tidak dicatat kedalam buku peminjaman arsip maupun kartu pinjam arsip. Kurang telitinya pegawai arsip dalam mengelola arsip yang disimpan ataupun dipinjam menyebabkan arsip yang ada mudah hilang. Sebaiknya pegawai lebih teliti dalam melayani peminjaman arsip yaitu saat arsip akan dipinjam pegawai tidak boleh lupa mencatat kedalam buku pinjam arsip maupun memberikan kartu pinjam arsip kepada peminjam arsip. Mencatatat arsip yang akan dipinjam pada buku peminjaman harus dicatatat dengan lengkap supaya tidak terjadi kesalahan penulisan data arsip yang dipinjam, yang terahir adalah mencatat dengan lengkap dan teliti kartu pinjam arsip supaya tidak terjadi kesalahan pencatatan data peminjam arsip dan data arsip yang dipinjam karena ini menentukan kembalinya arsip. Peminjaman arsip sudah ditetapkan aturan atau batasan waktu peminjaman arsip lamanya 4 hari. Peminjaman arsip diberi tanggal pengembalian arsip supaya arsip yang dipinjam segera dikembalikan sehingga arsip yang dipinjam tidak hilang karena kelamaan dipinjam. Peminjam arsip yang mengembalikan tidak tepat waktu atau menghilangkan arsip belum diberikan sangsi. Kurang tegasnya pemberlakuan sangsi yang menyebabkan peminjam arsip menyepelekan pengembalian arsip. 

Peminjaman arsip dan Penemuan Kembali arsip telah atur pada Peraturan Bupati Semarang Nomor 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Penataan Berkas Di Lingkungan Kabupaten Semarang. Pedoman tersebut didalamnya telah diatur peminjaman arsip dengan mengunakan kartu pinjam arsip dengan rangkap tiga. Peminjaman arsip di bagian Tata Usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa belum menggunakan pedoman sehingga peminjaman arsip belum sesuai dengan pedoman tersebut. Penemuan kembali arsip belum menggunakan pedoman sehingga masih ditemukan beberapa kekurangan dalam menemukan kembali arsip. Peraturan Bupati Semarang Nomor 17 tahun 2015 tentang pedoman Penataan Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Semarang didalamnya mengatur sarana dan prasarana penyimpanan arsip. Almari yang digunakan untuk menyimpan arsip masih kurang besar mengingat banyaknya arsip yang ada tidak sebanding dengan almari yang ada. Almari yang kurang besar menyebabkan arsip berdesak-desakan dan banyak arsip yang disimpan tidak sesuai tempat penyimpanan bahkan ada beberapa arsip yang menumpuk diluar almari. Sebaiknya dibelikan almari lagi supaya arsip yang ada dapat disimpan dengan baik didalam tempat penyimpanan. Arsip yang disimpan dengan baik didalam almari juga akan terjaga dengan baik sehingga tidak mudah rusak. Perawatan arsip dengan cara menggunakan perlengkapan arsip dengan kualitas yang baik misalnya menggunakan kertas yang berkualitas baik supaya tidak mudah rusak.

Ruang penyimpanan arsip disana dijadikan satu dengan ruang tata usaha, belum ada ruangan secara khusus untuk menyimpan arsip. Ruangan arsip yang ada sebaiknya dilakukan pemeliharaan ruangan dan perawatan ruangan. Ruangan harus dipelihara dan dirawat supaya tetap bersih sehingga arsip yang disimpan didalamnya tetap terjaga dengan baik. Ruangan dilengkapi ventilasi udara supaya sirkulasi udara didalamnya tetap terjaga dengan baik. Perawatan ruangan dilakukan dengan cara mengganti cat tembok jika sudah usang dan mengganti lampu penerangan jika sudah redup.  Fasilitas yang kurang memadai menyebabkan pelayanan peminjaman arsip sering ditemui banyak kekurangan, misalnya penemuan arsip yang lama karena arsip yang sangat banyak sedangkan fasilitas yang kurang memadai. Pelayanan peminjaman yang kurang baik menyebabkan penghambatan penyampaian informasi yang dibutuhkan tidak cepat. Kendala pada fasilitas yang ada disebabkan oleh kendala pada minimnya dana yang ada, sehingga fasilitas yang ada belum dapat diperbaiki.  Tatakerja peminjaman dan pemakaian arsip sebaiknya dilakukan dengan sebagaimana mestinya sehingga dapat mendukung pelayanan informasi bagi pihak yang membutuhkan informasi. Penggunaan buku agenda pada surat masuk dan surat keluar belum dilaksanakan dengan baik, yaitu masih ada beberapa surat yang tidak diagendakan sehingga pelayanan informasi kurang berjalan dengan baik. Penggunaan kartu pinjam arsip juga belum dilaksanakan dengan baik. Ada beberapa arsip yang dipinjam tanpa dilengkapi dengan  kartu pinjam arsip. Penggunaan buku agenda dan kartu pinjam arsip yang kurang baik menyebabkan beberapa arsip hilang sehingga saat arsip dibutuhkan arsip tidak dapat ditemukan kembali. Hal ini menyebabkan pelayananan

informasi terhambat, pihak yang membutuhkan arsip seringkali tidak mendapatkan arsip yang mereka butuhkan. Pihak yang membutuhkan arsip merasakan kesulitan mendapatkan informasi dikarenakan arsip yang mereka butuhkan tidak dapat ditemukan kembali. Peralatan dan perlengkapan arsip yang kurang memadahi menyebabkan tatakerja peminjaman dan penyimpanan arsip tida berjalan dengan baik. Loker yang ukurannya tidak besar sedangkan arsip yang ada banyak menyebabkan beberapa arsip disimpan tidak pada tempatnya. Saat arsip dibutuhkan arsip sulit ditemukan kembali sehingga menghambat pelayanan informasi pada pihak yang membutuhkan. Penyingkiran arsip yang dilakukan dengan cara penyusutan arsip dan pemusnahan arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan menyeleksi arsip yang penting dan yang tidak penting sedangkan pemusnahan arsip dilakukan dengan menjual arsip ketukang loak. Tidak semua arsip dijual ke tukang loak, hanya arsip yang tidak penting atau tidak memiliki nilai guna saja yang dijual. Soal-soal tes dijual ke tukang loak walaupun mempunyai nilai guna sebagai pedoman bagi pembuatan soal tes berikutnya. Tidak semua soal tes dijual ke tukang loak, hanya soal- soal tes yang tadinya diberikan ke siswa saja sehingga masih ada soal tes yang tetap disimpan.  Penyingkiran arsip yang dilakukan dengan tidak sebagaimana mestinya tidak banyak mengganggu pelayanan informasi yang ada. Sejauh ini dengan penyingkiran arsip dengan dijual ke tukang loak tidak banyak mengganggu pelayanan informasi yang ada. Hal ini dikarenakan sebelum arsip dijual ke tukang loak arsip diseleksi terlebih dahulu hanya saja arsip yang sudah tidak mempuyai nilai guna lagi yang belum disusutkan membuat ruangan penyimpanan menjadi berdesak-desakan. Hal tersebut mengganggu penyimpanan arsip yang masih mempunyai nilai guna sehingga saat arsip akan dipinjam arsip lama ditemukannya. Pegawai pengelola arsip di bagian tata usaha hanya ada dua orang saja, Pak Dwi dengan Bu Anna Ra’ani. Seluruh pekerjaan pengelolaan arsip hanya dikelola oleh dua orang saja, kecuali mengelola arsip mereka juga merangkap tugas lain di bagian tata usaha. Kurangnya pegawai yang ada membuat pengelolaan arsip tidak berjalan dengan baik. Sebaiknya pegawai pengelola arsip ditambahkan lagi supaya pembagian tugas dalam mengelola arsip jelas dan pengelolaan arsip semakin membaik. Pegawai pengelola arsip sudah cukup baik dalam bekerja mereka selalu mengutamakan pelayanan informasi pada peminjam arsip. Peminjam arsip selalu diutamakan, pegawai saat sibuk melakukan aktifitas pengelolaan arsip selalu memberikan pelayanan yang utama bagi peminjaman arsip. Pegawai meninggalkan pekerjaannya dan selalu melayani peminjaman arsip terlebih dahulu. Hal ini menyebabkan pelayanan informasi dapat diberikan dengan baik bagi pihak yang membutuhkan. Pengelolaan arsip secara manual menuntut pegawai untuk teliti dalam mengelola arsip yang ada. Banyaknya data dari peserta didik yang biasanya menggunakan nomor induk siswa, mereka harus jeli dan teliti untuk membedakan nomor-nomor yang hampir sama. Kerapian yang dimiliki petugas arsip masih kurang karena masih ditemukan beberapa arsip yang berada diluar almari atau bertumpukan didalam ruangan tata usaha. Pegawai arsip yang ada bekerja di bagian tata usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa ini sudah cukup lama, Pak Dwi sudah 27 tahun bekerja yaitu mulai bekerja sejak 1 Juli 1988 sedangkan bu Anna lebih lama yaitu sudah 33 tahun mulai bekerja 1 Juni 1982. Pak Dwi merupakan lulusan SMK Masehi PSAK dari jurusan Tata Usaha sedangkan Bu Anna lulusan SMK Masehi PSAK dari jurusan Tata Niaga. Pendidikan yang mereka miliki memang tidak

tinggi namun dilihat dari pengalaman kerjanya mereka sudah cukup baik dalam mengelola arsip. Pelayanan peminjaman arsip dengan mencatat arsip kedalam  buku peminjaman arsip dan kartu pinjam arsip. Penyusutan dan Pemusnahan arsip yang belum dilakukan dengan baik. Pengalaman yang sudah tidak diragukan lagi dikarenakan pegawai arsip yang hanya dua orang dan tidak ada pembagian tugas secara khusus membuat mereka berpengalaman dalam segala pekerjaan pengelolaan arsip. Penyajian informasi secara tepat tergantung dari kinerja pegawai arsip yang ada. Pegawai arsip dapat dikatakan sangat penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Pegawai arsip yang ada belum mendapatkan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi dari yayasan. Kepala Sekolah sudah mengajukan namun belum mendapatkan respon dari pihak yayasan. Perkembangan tekhnologi modern dalam pengelolaan arsip belum dilakukan di bagian tata usaha ini. Sistem penyimpanan dan pemakaian arsip masih dilakukan secara manual. Hal ini dikarenakan terbatasnya fasilitas dan biaya yang nantinya akan digunakan untuk mengubah pengelolaan arsip dengan cara yang lebih modern. Pelatihan pegawai di bidang kearsipan dan penyelenggaraan pendidikan di bidang kearsipan sudah dilaksanakan bagi pegawai arsip.  Kurangnya pegawai yang ada menghambat proses pelayanan informasi yang ada apabila peminjam arsip lebih dari dua orang. Peminjam harus mengantri dahulu saat meminjam arsip. Hal ini dapat menghambat pelayanan informasi apabila arsip yang akan dipinjam segera dibutuhkan

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan pendekatan kulaitatif yang bertujuan untuk mengkaji pengelolaan arsip yang meliputi aspek sistem penyimpanan arsip, tatakerja penyimpanan dan pemakaian arsip, penyingkiran arsip, dan penataran pegawai-pegawai-pegawai arsip serta memperoleh makna yang lebih mendalam sesuai dengan latar belakang penelitian di SMK Masehi PSAK Ambarawa. Sugiyono (2011:9) menyatakan, “Penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan pada kondisi objek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi.”  Sesuai dengan tujuan penelitian ini, maka penelitian lebih diarahkan pada pengelolaan arsip yang dilihat dari sisitem penyimpanannya, tatakerja penyimpanan dan pemakaian arsip, pemusnahan arsip, serta penataran pegawai arsip. Lokasi penelitian ini berada di SMK Masehi PSAK Ambarawa yang beralamat di Jalan Pemuda No.4 Ambarawa Kabupaten Semarang Jawa Tengah. Menurut Lofland dalam Moleong (2013:157), “Sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata, dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain”. Jenis data dalam penelitian ini dikelompokan menjadi dua yaitu data utama dan data pendukung. Data utama sebagai sumber data diperoleh dari orang-orang yang terlibat langsung atau informan dalam kegiatan sebagai subjek penelitian yaitu ucapan dan tingkah laku yang berkaitan dengan pengelolaan arsip yang dilakukan di tata usaha. Sedangkan data pendukung adalah dokumendokumen resmi dengan sifat data berwujud non manusia yang ada di SMK Masehi PSAK Ambarawa.  Teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti ini yaitu dengan teknik observasi, wawancara dan dokumentasi. Prosedur penelitian terdiri dari tahap pralapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan tahap analisis data. Analisis data dimulai dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan verifikasi data. 

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

SMK Masehi PSAK Ambarawa dalam menyimpan arsip menggunakan sistem penyimpanan. Jenis sistem penyimpanan yang digunakan di bagian tata usaha yaitu kombinasi dari berbagai sistem penyimpanan. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem pokok soal, sistem abjad, dan kronologis.  Pengelolaan Arsip diatur dalam suatu peraturan yang didalamnya terdapat pedoman dalam mengelola arsip. Pedoman Pengelolaan arsip baik dalam lingkup pemerintahan ataupun pendidikan didaerah kabupaten Semarang diatur dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012 dan Peraturan Bupati Semarang Nomor 16, 17, 18 dan 19 Tahun 2015. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012 mengatur tentang Pedoman Klasifikasi arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Pedoman ini mengatur tentang pengklasifikasian arsip berdasarkan masalah yang klasifikasinya diperinci secara desimal. Sistem penyimpanan arsip di bagian tata usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa ini belum menggunakan pedoman. Pedoman yang dulunya pernah ada sudah hilang sehingga dalam menggunakan sistem penyimpanan dilakukan tanpa menggunakan pedoman. Penggunaan sistem penyimpanan arsip di tata usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa belum menggunakan prosedur karena belum memiliki pedoman penyimpanan arsip. Sistem

penyimpanan yang diterapkan harus ada kesesuaian antara prosedur sistem penyimpanan dengan pedoman yang berlaku, namun didalam sistem penyimpanan arsip disini belum menggunakan pedoman.  Penyimpanan dilakukan dengan menyimpan arsip sesuai dengan yang diajarkan Kepala Sekolah dan yang mereka pelajari sendiri. Tatakerja penyimpanan arsip menurut hasil pengamatan yang saya lihat sistem penyimpanan kronologis digunakan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar. Sistem pokok soal digunakan untuk menyimpan berbagai jenis arsip sesuai dengan tabel pokok soal yang sudah ada. Sistem penyimpanan abjad digunakan untuk menyimpan arsip kepegawaian dan arsip data siswa.  Penggunaan sistem penyimpanan dengan mengkombinasikan jenis sistem penyimpanan akan memiliki kelebihan dan kekurangan. Menggunakan sistem penyimpanan dengan jenis berbeda-beda pasti memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda-beda pula.  Adanya kekurangan dalam penyimpanan arsip maka dilakukan perbaikan pada sistem penyimpanan arsip. Penyimpanan surat dulunya menggunakan sistem penyimpanan perihal, namun banyak kekurangan sehingga diganti dengan sistem kronologis. Walaupun dengan sistem kronologis masih ditemukan beberapa kekurangan, setidaknya dengan sistem kronologis penyimpanan surat sudah diperbaiki menjadi lebih baik dibandingkan dengan sistem perihal.  Penggunaan sistem penyimpanan dalam pengelolaan arsip pada suatu organisasi harus mendukung pelayanan informasi bagi organisasi tersebut. Penggunaan sistem penyimpanan pada pengelolaan arsip belum mendukung pelayanan informasi bagi organisasi maupun pihak karyawan yang membutuhkan. Penggunaan tiga sistem dalam pengelolaan arsip dibagian tata usaha belum medukung pelayanan informasi dengan baik dikarenakan penemuan kembali beberapa arsip masih membutuhkan waktu yang cukup lama. Penyimpanan arsip surat dicatat kedalam buku agenda dan dipisahkan dalam dua buku agenda. Surat masuk disimpan dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar disimpan dalam buku agenda surat keluar. Tatakerja surat masuk disimpan dengan cara mencatat kedalam buku agenda surat masuk kemudian dicatat dalam lembar disposisi. Lembar disposisi dijadikan satu dengan surat masuk yang selanjutnya diberikan kepada Kepala Sekolah yang nantinya dilanjutan kepihak yang bersangkutan. Setelah surat selesai dipakai dikembalikan lagi ke bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem kronologis Tatakerja penyimpanan surat keluar yaitu setelah konsep surat dibuat surat diberikan ke Kepala Sekolah untuk ditandatangani kemudian digandakan dan dicatat kedalam buku agenda surat keluar selanjutnya surat dikirim ke alamat yang dituju dan arsip surat disimpan dengan sistem kronologis. Peugas pengelola arsip hanya dua orang saja, yaitu Bu Anna dan Pak Dwi saja. Belum terdapat pembagian tugas dalam mengelola arsip pada bagian tata usaha ini. Peminjaman arsip di bagian tata usaha diberikan kartu pinjam arsip dan dicatat kedalam buku agenda. Tatakerja peminjaman surat yaitu saat ada pihak yang meminjam arsip dicatat kedalam buku peminjaman arsip. Mencatat identitas peminjam dan arsip yang akan dipinjam kemudian mengisi kartu pinjam arsip yang terdiri satu lembar yaitu warna putih yang dibawa peminjam arsip.

Kartu pinjam arsip berisi data dari arsip dan peminjam arsip yang dilengkapi tanggal pengembalian arsip. Pengamatan saya pada buku peminjaman arsip terdapat surat yang dipinjam namun tidak dikembalikan karena saat dicek ditempat penyimpanan hanya ada kartu pinjam arsip yang berwarna putih saja, padahal itu sudah beberapa bulan dipinjam. Pada buku agenda juga terdapat surat masuk yang dicatat tetapi ditempat penyimpanan tidak ada suratnya. Pada kartu pinjam arsip sudah diberikan tanggal pengembalian yaitu empat hari setelah arsip dipinjam, namun pada kenyataannya masih terdapat arsip yang dipinjam namun tidak dikembalikan setelah sebulan lebih dan belum ada penanganan pada arsip yang dipinjam tanpa dikembalikan. Penemuan kembali arsip berupa data guru pegawai membutuhkan waktu sekitar 1 menit saja, itu belum termasuk pencatatan pada kartu pinjam arsip.  Peralatan dan perlengkapan arsip yang ada masih kurang baik, karena peralatan seperti loker dan almari masih terbuat dari kayu dan ukurannya juga tidak terlalu besar padahal arsip yang ada cukup banyak. Perlengkapan untuk menyimpan arsip sudah cukup lengkap seperti map, ordner, alat tulis, perforator, stepler dan isinya.  Pegawai memberikan kapur barus disela- sela arsip yang ada didalam loker atau almari. Sepulang sekolah petugas kebersihan juga menyapu ruangan dengan sapu dan membersihkan bagian luar almari dan loker dengan menggunakan kemoceng. Bangunan sudah menggunakan tembok dan dilengkapi dengan menggunakan ventilasi untuk mengatur sirkulasi udara. Ruangan tidak terkena sinar matahari secara langsung sehingga pencahayaan didalamnya menggunakan lampu. Penggunaan buku agenda dan buku peminjaman arsip yang kurang baik membuat pelayanan informasi tidak berjalan dengan baik. Ada beberapa arsip yang hilang dikarenakan tidak dicatat kedalam buku agenda dan beberapa arsip yang dipinjam tidak dicatat kedalam kartu pinjam arsip sehingga arsip yang dipinjam tidak kembali. Hal ini membuat pelayanan informasi terganggu karena saat arsip digunakan kembali tidak dapat ditemukan karena hilang. Peralatan dan perlengkapan arsip yang kurang memadahi membuat arsip yang dipinjam sulit ditemukan kembali karena ada beberapa arsip yang disimpan tidak sesuai tempat penyimpanan. Saat arsip dibutuhkan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan kembali sehingga menghambat pelayanan informasi. Arsip yang dikelola pastinya akan bertambah setiap harinya, hal ini jika dibiarkan akan menumpuk-numpuk dan terlihat berserakan diruangan penyimpanan arsip. Penyingkiran arsip terdiri dari penyusutan arsip dan pemusnahan arsip. Di bagian tata usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa belum dilakukan penyusutan arsip, namun arsip yang sudah tidak terpakai dikumpulkan dibawa kegudang.  Penyusutan arsip yang belum dilaksanakan tentunya belum menggunakan prosedur penyusutan arsip. Pegawai pengelola arsip menyadari hal tersebut dikarenakan pegawai arsip yang kurang untuk mengelola arsip.  Pengelolaan arsip belum dilaksankan dengan baik karena belum berpengalaman dan turun temurun dari dulu. Sebelum dikumpulkan ke gudang arsip yang ada diselesi terlebih dahulu. Penyusutan arsip yang dilakukan masih terdapat banyak kekurangan karena masih sering terjadi penumpukan arsip.  Penyusutan arsip yang belum dilaksanakan dengan baik  karena kekurangan jumlah pegawai. Walaupun arsip belum dilaksanakan dengan menggunakan jadwal retensi namun dalam melakukan penyusutan ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Memperhatikan bahwa arsipp memang  benarbenar sudah tidak terpakai lagi, sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan menentukan bahwa arsip tersebut bukanlah arsip yang penting. Setelah dilakukan penyusutan arsip pastinya dilakukan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip di bagian tata usaha SMK Masehi PSAK Ambarawa dahulu dilakukan dengan dibakar, namun sekarang pemusnahan tersebut belum dilaksanakan lagi. Pemusnahan

arsip yang sekarang dilakukan adalah dengan cara mengumpulkan arsip ke gudang kemudian menjual ke tukang loak. Pemusnahan arsip lebih memilih dijual ke tukang loak daripada dibakar dikarenakan lebih menghasilkan uang.  Pemusnahan arsip dengan cara mengumpulkan arsip ke gudang dan menjual ke tukang loak ini belum menggunakan berita acara. Pemusnahan belum dibuatkan berita acara terlebih dahulu bukan karena arsip dijual saja namun karena pegawai belum berpengalaman dalam memusnahkan arsip dan belum terdapat lembar berita acara. Pemusnahan arsip yang dilakukan walaupun belum menggunakan prosedur namun ada yang perlu diperhatikan saat memusnahkan arsip.  Mengingat pentingnya isi dalam suatu arsip, arsip harus dijaga kerahasiaannya walaupun sudah tidak memiliki nilai guna lagi. Tidak semua jenis arsip yang ada dijual ketukang loak. Pemusnahan arsip  hanya dilakukan dengan cara menjual ketukang loak, sehingga belum ditemukan kendala yang berarti saat dilakukan pemusnahan arsip. Kendala yang dirasakan dalam melakukan penyusutan arsip yang dapat mengganggu pelaksanaan penyusutan arsip yaitu kendala pada waktu dan tenaga.  Penyingkiran arsip yang belum dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya tidak mengganggu pelayanan informasi yang ada. Penyingkiran arsip sebelum dijual ketukang loak sebelumnya diseleksi terlebih dahulu sehingga arsip yang penting tidak dijual ketukang loak. Arsip seperti soal-soal tes masih mempunyai nilai guna sebagai bahan pembuatan soal dimasa yang akan datang sehingga memiliki nilai guna bagi pelayanan informasi bagi suatu organisasi. Soal-soal tes yang dijual ke tukang loak tidak semuanya dijual tetapi soal-soal tes ada yang diarsipkan terlebih dahulu.  Petugas pengelola arsip dan tugas lain di bagian Tata Usaha hanya ada dua orang saja. Pegawai cukup teliti dalam mengelola arsip karena saya melihat petugas mengisi beberapa data secara manual dan pegawai cukup cekatan dalam melayani informasi. Hal ini terbukti saat ada orang yang akan meminjam arsip mereka langsung melayani dan meninggalkan pekerjaannya yang lain atau mengutamakan pelayanan peminjaman arsip terlebih dahulu. Pegawai juga mempunyai daya ingat yang cukup baik karena saya melihat pegawai menyimpan arsip ditempat yang tidak sebagaimana mestinya namun saat arsip tersebut dipinjam pegawai bisa menemukan tanpa melihat catatan arsip tersebut dipinjam. Masih ditemukan kekurangan pada pegawai yaitu pegawai penyimpan arsip kurang memahami pentingnya arsip karena pegawai telah menghilangkan arsipnya yaitu menghilangkan sertifikat pelatihannya. Pegawai kurang rapi dalam menata ruangan dan menata arsip yang ada. Masih ada beberapa arsip yang bertumpukan diluar almari dan didalam ruangan masih ditemukan kabel yang tidak digulung sehingga ruangan terlihat

tidak rapi. Pegawai arsip yang ada mengelola segala kegiatan kearsipan mulai dari mencatat arsip hingga memusnahkan arsip. Kekurangan yang dirasakan pegawai arsip saat mengelola arsip terdapat pada fasilitas yang ada karena dengan almari yang berukuran kecil namun arsip yang disimpan cukup banyak sehingga arsip tidak muat disimpan didalamnya. Pegawai arsip belum mendapatkan tunjangan profesi maupun jaminan kesehatan. Pegawai kearsipan dalam mengelola arsip masih secara manual. Pegawai arsip sudah melaksanakan pelatihan kearsipan hal ini ditunjukan dengan adanya sertifikat pelaksanaan pelatihan kearsipan. Pegawai yang bekerja hanya dua orang saja menyebabkan pelayanan informasi yang diberikan kurang maksimal. Hal ini dikarenakan saat peminjam arsip lebih dari dua orang, peminjam arsip harus mengantri. 

SIMPULAN 

Simpulan yang dapat diperoleh dari penelitian ini diantaranya adalah sistem penyimpanan arsip yang digunakan belum menggunakan pedoman sistem penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang

digunakan ada tiga macam yaitu sistem penyimpanan kronologis, sistem penyimpanan abjad dan sistem penyimpanan pokok soal. Sistem penyimpanan arsip yang ada masih secara manual. Tatakerja penyimpanan dan peminjaman arsip belum menggunakan

prosedur. Tatakerja penyimpanan arsip yaitu penyimpanan kronologis digunakan untuk menyimpan surat, penyimpanan abjad digunakan untuk menyimpan data guru dan data siswa, sedangkan penyimpanan pokok soal digunakan untuk menyimpan arsip-arsip tata usaha yang lain. Tatakerja peminjaman arsip

arsip dicatat dalam buku peminjaman arsip dan dilengkapi dengan kartu pinjam arsip. Fasilitas yang ada kurang memadahi dikarenakan kendala pada dana yang ada. Pemeliharaan dan perawatan peralatan, perlengkapan, dan ruangan penyimpan arsip sudah dilaksanakan.

Lampiran 02

MANAJEMEN ARSIP BIDANG KESISWAAN DI SMP MUHAMMADIYAH 31 JAKARTA

Zenith Mar’atussolehah, Nurhattati Fuad, Siti Rochanah

Pendahuluan

Dalam lembaga pendidikan baik swasta maupun negeri dalam mengelola suatu pendidikan akan mengikuti standar nasional pendidikan yang telah diatur oleh Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pada tingkat satuan pendidikan, baik kabupaten/kota, provinsi, atau nasional agar tercapai efesiensi dan efektifitas penyelenggaraan pendidikan. (PP Republik Indonesia No.19 Thn 2005)

Oleh sebab itu diperlukan manajemen arsip untuk membantu dalam penyediaan informasi di suatu lembaga pendidikan agar pengelolaan pendidikan dapat berjalan secara efektif dan efesien. Arsip merupakan catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) atau peristiwa.

Pelaksanaan Manajemen Arsip yang baik, sangat diperlukan oleh sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan arsip atau kearsipan mencakup proses penyusunan dan penyimpanan dokumen-dokumen dari mulai  sekolah itu didirikan, pencatatan dan penerimaan siswa baru, siswa keluar atau pindah, kelulusan siswa, pencatatan seluruh data personel tenaga pendidik dan kependidikan di sekolah itu.

Berdasarkan hasil pengamatan dari grand tour peneliti mengenai manajemen arsip di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta sebagai salah satu sekolah islam regular yang bernaung di bawah persyarikatan muahammadiyah, sehingga menjadikan sekolah tersebut harus dapat mengelola administrasinya secara mandiri dengan baik. SMP Muhammadiyah 31 Jakarta diberi kewenangan untuk melaksanakan dan mengelola kegiatan administrasi secara mandiri. Hal ini tentunya menuntut semua masyarakat sekolah khususnya (kepala sekolah, guru, dan staff administrasi) agar dapat mengelola kegiatan administrasi dengan baik.

SMP Muhammadiyah 31 Jakarta adalah salah satu sekolah islam regular yang memiliki visi unggul dalam prestasi dan berakhlak mulia. Sekolah ini cukup banyak diminati oleh banyak orang atau masyarakat, sekolah ini berdiri pada tanggal 2 Februari 1974 dan bernaung dibawah persyarikatan muhammadiyah. Banyaknya siswa yang belajar di sekolah ini menyebabkan pekerjan ketatausahaan yang berhubungan dengan administrasi ketatausahaan bertambah banyak. Hal ini tentu saja menyebabkan sekolah harus memiliki tenaga administrasi yang profesional serta memiliki sarana dan prasarana yang lengkap untuk mendukung terciptanya manajemen arsip yang baik. SMP Muhammadiyah 31 Jakarta memiliki administrasi perkantoran yang mengatur seluruh kegiatan sekolah.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peniliti pada hari senin, 11 Maret 2013 dengan Bapak Rudin, S.Pd selaku Kepala Sekolah bahwa SMP Muhammadiyah 31 Jakarta dan memiliki 9 kelas yang terdiri dari 3 (tiga) kelas untuk kelas VII, 3 kelas untuk kelas VIII, dan 3 kelas lagi untuk kelas IX, beliau juga mengatakan bahwa admnistrasi disini memiliki 2 (dua) ruangan yang berbeda lantai. Pada pengelolaan administrasi sekolah SMP Muhammadiyah hanya mempunyai 2 (dua) staff yang mengurusi segala kegiatan administrasi sekolah, termasuk dalam kegiatan pengarsipan sekolah.

Untuk sistem penyimpanan dokumen atau arsip, sekolah ini menyimpan file-file tersebut dalam bentuk dokumen dan softcopy, agar pada saat dokumen atau arsip tersebut dibutuhkan untuk laporan atau pemeriksaan dari dinas maka akan dengan mudah arsip tersebut ditemukaan kembali, sehingga tidak menyulitkan staff tata usaha untuk mencarinya. Kelengkapan sarana dan prasarana yang menjadi penunjang administrasi perkantoran juga mempengaruhi pelaksanaan administrasi perkantoran seperti pada penyimpanan arsip dan penyusutan arsip yang berhubungan dengan manajemen arsip di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta. Di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta, karena memiliki keterbatasan ruangan maka tempat penyimpanan dokumen arsip terpisah, ada yang disimpan di ruang kepala sekolah dan ada juga yang disimpan oleh persyarikatan muhammadiyah yaitu majelis pendidikan dasar dan menengah. Dokumen yang disimpan di ruang tata usaha tidak semuanya dokumen baru, ada juga dokumen yang lama, karena ruangan tata usaha tidak memadai semua dokumen dapat disimpan di ruang tata usaha maka sebagian dokumen ada yang disimpan di ruang kepala sekolah. Sementara dokumen tanah dan sertifikat sekolah disimpan oleh persyarikatan Muhammadiyah yaitu Majlis Pendidikan Dasar dan Menengah.

Hasil dari pengamatan ini adalah di gambarkan bahwa pelaksanaan manajemen arsip di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas kearsipan yang tersedia di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta cukup lengkap, hanya saja penataannya yang kurang maksimal karena penataan penyimpanannya terpisah menjadi dua ruangan yaitu di ruangan tata usaha dan di ruangan kepala sekolah, sehingga dalam melaksanakan kegiatan arsip jadi kurang maksimal.

Berdasarkan latar belakang diatas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Manajemen Arsip Bidang Kesiswaan” yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen arsip bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta.

Kajian Teori

Untuk memahami tentang arsip atau kearsipan, maka perlu di jabarkan beberapa pengertian mengenai arsip. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:87), arsip atau kearsipan adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato,ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket computer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa arsip adalah dokumen dalam bentuk surat, suara dan video yang perlu disimpan dan di tata dengan baik agar pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali dan arsip juga bisa menjadi sumber referensi dalam mengambil suatu keputusan.

Arsip menurut Zulkifli Amsyah (2001:67) adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.

Kemudian menurut The Liang Gie (2000:118), mengemukakan bahwa “Arsip adalah suatu kumpulan warkat/dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secra tepat diketemukan kembali”. Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat/warkat/dokumen yang perlu disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kegunaan dan agar pada saat diperlukan akan dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Manajemen arsip (records management) merupakan salah satu dari bagian manajemen perkantoran (office management) yang menitik beratkan kepada pengurusan arsip sedemikian rupa sehingga arsip-arsip yang dikelola oleh para petugas kearsipan memang benar-benar akan membantu dan mendukung aktifitas manajemen arsip secara keseluruhan. Adapun pengurusan arsip dengan melaksanakan manajemen yang baik akan mempunyai pengaruh besar kepada pencapaian hasil yang lebih efektif dan efesien tanpa menghamburkan tenaga, waktu, uang, jasa dan mengurangi biaya penyelenggaraan pengurus arsip.

Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang paling sederhana maupun dengan peralatan yang memiliki teknologi tinggi seperti misalnya komputer. Setiap kantor, baik kantor pemerintah, swasta, maupun organisasi dan perorangan, akan terlibat dengan arsip. Setiap unit kerja di perkantoran mempunyai arsip. Jumlah masing-masing arsip yang dikelola mungkin sedikit, mungkin pula banyak. Mungkin saja mempergunakan ruangan-ruangan yang banyak, dapat pula mempergunakan lemari arsip (filing cabinet), atau bahkan hanya ditempatkan pada map-map yang tersusun di meja. Semuanya menunujukkan bahwa setiap orang cenderung hidup bersama arsip, baik di tempat pekerjaan maupun di rumah. Itu merupakan ciri kehidupan manusia modern, yaitu manusia yang kegiatannya dibantu dengan informasi. Informasi terdapat pada berbagai macam media, dan salah satunya adalah arsip. Ruang lingkup pekerjaan kearsipan memang luas, pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran administrasi suatu kegiatan, yang meliputi administrasi perencanaan, administrasi pelaksanaan, dan administrasi pegawasan.

Tujuan arsip yang diatur oleh Undang-undang Pokok Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971, maka dijelaskan bahwa tujuan arsip adalah menjamin agar tersedia bahan pertanggungjawaban serta menyediakan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan pemerintah melalui perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pemerintah. (UU No.7 Thn 1971-Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan)

Tujuan dalam penataan arsip adalah agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi yang bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, tepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Menurut Basir Bhartos (2009: 2) arsip mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu sebagai “pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, dan pengadilan setepat-tepatnya.

Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik. Dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik bagi perorangan, organisasi, maupun bagi pimpinan untuk membuat suatu keputusan dan kebijakan.

Arsip atau Kearsipan dalam suatu organisasi berfungsi sebagai penunjang kelancaran kegiatan operasional organisasi. Melalui kearsipan inilah informasi dan data yang akurat dapat diperoleh dengan cepat dan mudah.

Dalam manajemen perkantoran, arsip memiliki nilai guna dan fungsi yang cukup penting terhadap kelancaran suatu organisasi kantor. Adapun fungsi arsip tersebut dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak permulaan sampai selesai. Langkah-langkah tersebut disebut Prosedur Arsip.

Tahap Penciptaan Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi ataupun perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Seperti pada arsip bidang kesiswaan, dalam arsip pada bidang kesiswaan ini ada banyak dokumen yang harus di arsipkan seperti data-data siswa, nilai siswa, mutasi siswa, daftar hadir siswa, daftar prestasi siswa, data kasus siswa dan data siswa yang lainnya. Yang kemudian data-data siswa tersebut dicatat kedalam buku induk dan buku klapper, lalu data yang lainnya di dokumenkan kemudian di arsipkan, agar pada suatu saat dibutuhkan untuk keperluan sekolah atau keperluan bagi siswa nanti dapat dipergunakan dengan baik

Tahap Pencatatan. Dalam pengelolaan surat masuk perlu ditetapkan terlebih dahulu bagaimana organisasi pengelolaan surat masuk, dan bagaimana proses pengelolaan surat masuk. Organisasi pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengelolaan surat masuk, yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah dan unit penata arsip

Tahap Pendistribusian. Setiap organisasi pasti mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur tersebut dinamakan tahap pendistribusian arsip. Zulkifli Amsyah (2001:53-61) menyebutkan ada 3 (tiga) proses pencatatan dan pendistribusian surat yaitu Prosedur Buku Agenda, Prosedur Kartu-Kendali, Prosedur Tata Naskah.

Tahap pengklasifikasian. Tahap klasifikasi dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khususnya yang berfungsi sebagai kode.

Tahap Penyimpanan. Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu arsip. Ada 4 (empat) sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem-abjad, geografis, subjek, dan numeric. Sistem penyimpanan akan menjadi efesien dan efektif bilamana di dukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.

Tahap Pemeliharaan Arsip. Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah serta tindakan-tindakan yang bertujuan menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.

Tahap Penemuan Kembali Arsip. Arsip-arsip yang telah disimpan oleh petugas penata arsip sewaktu-waktu harus dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi organisasi atau perusahaan. Untuk menemukan kembali arsip, diperlukan prosedur tertentu. Prosedur tersebut adalah sebagai berikut, Memeriksa formulir peminjaman arsip, Mengetahui pokok masalahnya, Mengetahui kode arsip.

Tahap Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip in-aktif. Tujuan penyusutan arsip adalah untuk mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi, menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan, mempercepat penemuan kembali arsip, menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Metodologi Penelitian

Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui bagaimana manajemen arsip dalam bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta, pada tahap penyimpanan arsip, tahap penemuan kembali arsip dan tahap penyusutan arsip. Yang diharapkan dari hasil penelitian ini dapat menjadi bahan masukan dan perkembangan bagi manajemen arsip sekolah. Secara khusus tujuan penelitian ini sebagai berikut :

Untuk mengetahui manajemen arsip dalam bidang kesiswaan pada tahap penyimpanan arsip, tahap penemuan kembali arsip dan  tahap penyusutan arsip di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta.

Penelitian ini menggunakan pendekatan analisis deskriptif dengan metode kualitatif. metode kualitatif yaitu metode yang digunakan untuk menggambarkan suatu latar penelitian berupa objek sosial yang diamati dan dilaporkan dalam bentuk tulisan maupun lisan dari hasil pengamatan keseluruhan baik dari lingkungan maupun individu yang terlibat dalam penelitian tersebut. Penelitian kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, suatu data yang mengandung makna. Makna adalah data yang sebenarnya, data pasti yang merupakan suatu nilai dibalik data yang tampak. Sedangkan pendekatan penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Melalui studi deskriptif peneliti dapat menggambarkan situasi yang sebenarnya tentang suatu objek, gejala atau keadaan dari hasil temuan di lapangan. Hasil temuan penelitian ini kemudian dipaparkan dan dideskripsikan sebagaimana fakta yang ada di lapangan.

Latar penelitian ini dilaksanakan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta. Sekolah ini berdiri pada tanggal 2 Februari 1974 Muhammadiyah Cabang Rawamangun Pulogadung merintis pendidikan SMP dan menunjuk Bapak Drs. H. Nawas Risa sebagai Penanggung jawab dengan jumlah murid pertama sebanyak 13 orang, akan tetapi setelah beberapa kali mengganti kepala sekolah sekarang SMP Muhammadiyah 31 Jakarta dikepalai oleh Rudin, S.Pd.

Pada tahun 1975 memperoleh nomor dari Majelis Pendidikan & Pengajaran Muhammadiyah DKI Jakarta yaitu nomor urut 31. Pada tanggal 12 Februari 1975 mendapat pengesahan pendirian dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah Majelis Pendidikan & Pengajaran dengan nomor pengesahan : 2690/M/554/III-70/1975. Selanjutnya pada tanggal 27 Maret 1975 Dinas Pendidikan dan Pengajaran DKI Jakarta mengeluarkan izin operasional Nomor : 026/SMP/ III/1975. Kewenangan melaksanakan EBTA mandiri diberi oleh Kanwil Depdikbud DKI Jakarta pada tahun 1976 SK Nomor : 31/Wil/A/K/76 tanggal 15 Oktober 1976.

Melalui usaha dan kerja keras terus menerus setelah dilakukan penelitian oleh Pejabat yang berwenang, maka pada tanggal 7 Januari 1985 SMP Muhammadiyah 31 mendapat status disamakan dengan SK Kanwil Depdikbud DKI Jakarta Nomor : 772/101-7/T-85. Pada tahun 2011 ada pembangunan kembali masjid Ar-Rahman menjadi berlantai dua bersamaan dengan membangun gedung SD Muhammadiyah 24 berlantai empat yang masih 1 komplek dengan SMP Muhammadiyah 31 Jakarta, luas bangunan masjid lantai dasar 348 M2 dan lantai dua 246 M2 diharapkan dapat menampung jamaah sebanyak 550 orang.

SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini memiliki fasilitas yang cukup baik, diantaranya ruang kepala sekolah, ruang BP/BK, ruang guru, ruang tata usaha, ruang perpustakaan yang memadai, laboratorium komputer, laboratorium IPA, masjid, ruang pertemuan (aula), lapangan olahraga, sarana olahraga, mobil antar jemput dan kantin. Sekolah ini juga memiliki beberapa ekstrakulikuler seperti marawis, paskibra, my english club, futsal, basket, tapak suci, hisbul wathan, pesantren kilat, marching band, sains club dan qiro’ah. Prestasi yang pernah diraih oleh SMP Muhammadiyah ini juga banyak sekali, terbukti dari piala-piala yang di dapat dari mengikuti lomba-lomba seperti lomba cerdas cermat, pidato, lomba renang, lomba adzan, lomba kaligrafi, lomba majalah dinding, lomba puisi, lomba catur, lomba band dan masih banyak lagi. Waktu pelaksanaan penelitian dilakukan selama bulan Februari – November yang terdiri dari tiga tahap yaitu : Tahap Pra Lapangan, Tahap Lapangan, dan Tahap Pasca Lapangan.

Data dalam penelitian ini diperoleh berdasarkan hasil wawancara terhadap key informandan para informan pendukung, hasil pengamatan lapangan, hasil studi dokumentasi terhadap dokumen yang berkaitan dengan manajemen arsip bidang kesiswaan dan hasil pemotretan fotografi. Sumber data dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan tindakan, sedangkan dokumen lain merupakan sumber data tambahan. Saat memasuki lapangan, peneliti memilih orang yang memiliki otoritas dan kekuatan pada objek penelitian, sehingga mampu memberikan gambaran atau mampu mengarahkan peneliti kemana saja dalam pengumpulan data.

Sumber data utama didapat dari Koordinator bidang Kesiswaan SMP Muhammadiyah 31 Jakarta (Key Informan) Selain itu untuk memperoleh informasi tambahan, dibutuhkan informan pendukung diantaranya Kepala Sekolah SMP Muhammadiyah 31 Jakarta (Informan Pendukung I) Staff Tata Usaha 1 (satu) SMP Muhammadiyah 31 Jakarta (Informan Pendukung II) dan Staff Tata Usaha 2 (dua) SMP Muhammadiyah 31 Jakarta (Informan Pendukung III).

Ada beberapa teknik pengumpulan data dan perekaman data yang digunakan dalam penelitian ini, diantaranya adalah teknik observasi, wawancara Mendalam (Indeepth Interview) dan studi Dokumentasi. Data yang telah dikumpulkan selanjutnya dianalisis secara kualitatif yaitu reduksi Data, penyajian data dan verifikasi. Analisis data yang dilakukan adalah deskriptif dengan menggunakan teknik kalibrasi keabsahan data yang bertujuan untuk mengetahui keabsahan data yang menggunakan representatif waktu, kreadibilitas data, kriteria signifikansi dan kriteria komprehensif. sehingga data yang sudah didapatkan bisa di pertanggungjawabkan.

Hasil dan Pembahasan

Tahap penyimpanan arsip dalam bidang kesiswaan, Di sebuah lembaga pendidikan yakni sekolah pastinya terdapat sebuah manajemen perkantoran yang sangat berperan dalam kegiatan pengelolaan administrasi sekolah, serta penataan dokumen-dokumen penting bagi keperluan sekolah yang nantinya dokumen-dokumen tersebut akan menjadi sebuah arsip yang diperlukan dalam pengambilan keputusan. Dalam manajemen perkantoran ada manajemen arsip, dimana banyak data dan dokumen penting yang di kelola oleh para staff tata usaha. Di dalam manajemen arsip terdapat prosedur arsip, yaitu dari mulai tahap penciptaan arsip, pencatatan arsip, tahap pendistribusian arsip, pengklasifikasian arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penemuan kembali arsip dan terakhir penyusutan arsip.

Tahap penyimpanan arsip yang ada di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini memiliki 2 sistem penyimpanan arsip, yang pertama sistem penyimpanan arsip itu ada yang berbentuk fisik secara manual, maksudnya dalam bentuk fisik (file) dan ada yang disimpan dalam komputer. Sistem penyimpanan secara manual ini disimpan dalam file yang sesuai dengan kebutuhan, belum menggunakan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan abjad, numerik atau geografis yang sesuai dengan sistem penyimpanan arsip sebenranya. Misalnya pada surat masuk maka disimpan di file surat masuk.

Sistem penyimpanan pada komputer pertama pemasukan data kedalam komputer misalnya data yang berupa teks atau data yang berupa gambar dan diagram, kemudian dibuat folder  dalam komputer lalu diurutkan mulai dari judul folder dan tahunnya. Tujuan adanya penyimpanan arsip yaitu agar setiap dokumen atau arsip yang ada tidak tercecer dan dapat disimpan dengan baik sehingga pada saat nanti arsip itu dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Tahap penyimpanan arsip dalam bidang kesiswaan yang ada di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini dilaksanakan oleh staf tata usaha dan bidang kesiswaan, masing-masing arsip tentang kesiswaan ini disimpan dalam lemari arsip. Akan tetapi sistem penyimpanan yang dilakukan oleh tata usaha dan bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini belum seperti pada sistem penyimpnan arsip yang ada pada prosedur arsip.

Penyimpanan arsip yang dilakukan oleh tata usaha dan bidang kesiswaan ini hanya menggunakan box file yang ditulis dengan judul arsip lalu disimpan didalam lemari arsip atau filling cabinet, tahap penyimpanan arsip ini belum menggunakan sistem abjad, numerik atau geografis. Dapat dikatakan sistem penyimpanan arsip yang ada di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta belum sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang ada pada prosedur penyimpanan arsip. Data-data siswa yang diarsipakan ini ada data pribadi sisiwa, data nilai siswa, data prestasi siswa, data pelanggaran siswa dan data kasus siswa. Yang menyimpan arsip kesiswaaan ini tata usaha dan koordintor bidang kesiswaaan.

Tahap penemuan kembali arsip dalam bidang kesiswaan ini dalam tahap penemuan kembali arsip ini dilihat dari file-file yang sudah dituliskan berdasarkan judul, misalnya arsip data kesiswaan berada di file data kesiswaan, arsip surat masuk di file surat masuk. Penemuan kembali arsip ini sewaktu-waktu akan diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sekolah.

Untuk menemukan kembali arsip, diperlukan prosedur tertentu, seperti mengisi buku peminjaman arsip dan melaporkan perijinan tersebut ke kepala sekolah. Setelah di ijinkan oleh kepala sekolah baru arsip tersebut dapat dikeluarkan dengan catatan peminjamannya hanya dalam itungan jam tidak dipinjam untuk dibawa pulang.

Kendalanya dalam penemuan kembali arsip ini yaitu, ketika staf yang bersangkutan dalam menyimpan arsip kesiswaan sedang tidak ada maka proses dalam penemuan kembali arsip ini cukup sulit. Solusinya pada kendala yang ada yaitu, pada saat proses penemuan kembali arsip ini tidak ketemu maka akan dibuatkan format baru. Dan yang berhak dalam penemuan kembali arsip ini adalah tata usaha dan bidang kesiswaan, kepala sekolah juga ikut berhak akan tetapi hanya mengarahkan saja.

Tahap penemuan kembali arsip merupakan salah satu dari prosedur arsip dimana pada tahap penemuan kembali arsip ini bertujuan untuk pada saat arsip dibutuhkan oleh sekolah atau keperluan sekolah maka arsip tersebut akan dengan mudah mudah ditemukan kembali, dan pada tahap penemuan kembali arsip ini ada langkah-langkah tersendiri. Sama seperti pada tahap penyimpanan arsip, dalam tahap penemuan kembali arsip ini juga memiliki tahapan-tahapan dalam penemuan kembali arsip. Tahap pertama yaitu memeriksa formulir peminjaman arsip, kedua mengetahui pokok masalahnya, ketiga mengetahui kode arsip.

Tahap penyusutan arsip dalam bidang kesiswaan ini pada tahap penyusutan arsip dilihat dari nilai kegunaannya, lalu saat arsip itu sudah tidak terlalu penting baru dipindahkan ke file yang sudak tidak aktif. Jenis arsip kesiswaan yang disusutkan ini yaitu surat panggilan siswa, surat perjanjian siswa, dan surat pelanggaran siswa. Proses pemusnahannya pertama diklasifikasikan mana arsip yang masih perlu disimpan maka akan di simpan tapi arsip yang sudah tidak terpakai atau tidak dibutuhkan lagi maka akan dimusnahkan. Yang berhak menentukan arsip itu dapat dimusnahkan staf tata usaha sekolah. Prosedur arsip yang terakhir yaitu tahap penyusutan, dimana tahap penyusutan merupakan tahap terakhir dari berlakunya suatu arsip tersebut. Arsip-arsip yang sudah lama ini akan disusutkan terlebih dulu sebelum nantinya akan dimusnahkan.

Tahap penyusutan arsip dalam bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini dilakukan dengan beberapa tahap yaitu penilaian dari kegunaan arsip tersebut setelah itu melakukan pemindahan arsip dari arsip yang aktif ke arsip yang inaktif setelah itu arsip-arsip yang sudah benar-bener tidak terpakai akan dimusnahkan.

Temuan penelitian  pada Tahap Penyimpanan arsip di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini pada penyimpanannya dalam bentuk fisik belum menggunakan sistem abjad, sistem numerik maupun sistem geografis. Penyimpanan arsip yang ada pada prosedur arsip menggunakan sistem abjad, nuerik atau geografis, agar pada saat dicari akan dengan mudah dalam menemukannya kembali. Tahap penemuan kembali arsip yang ada di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini masih belum maksimal, karena dalam proses penemuan kembali arsip tidak ada tahapan-tahapan tersendiri, tidak seperti pada proses penemuan kembali arsip yang sebenarnya yang mempunyai tahapan-tahapn sendiri dalam penemuan kembali arsip.

Temuan  penelitian pada Tahap Penemuan Kembali arsip yang ada di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta ini pada Tahap penemuan kembali arsip pada umumnya mempunyai tahapan seperti adanya formulir peminjaman, dan dari formulir peminjaman nantinya akan diketahui pokok masalahnya setelah itu akan mengetahui kode penyimpanan arsip.

Temuan penelitian pada Tahap penyusutan arsip yang ada di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta sudah sesuai dengan prosedur arsip yang sebenarnya, yaitu melakukan penilaian kegunaan arsip, melakukan pemindahan arsip dan yang terakhir melakukan pemusnahan arsip. Namun pada pemusnahan arsip, karena tidak memiliki mesin penghancur kertas jadi pekerjaan pemusnahan ini sedikit terhambat, sehingga dalam pemusnahan arsip terjadi banya penumpukkan arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.

KesimpulanBerdasarkan analisis hasil penelitian yang telah dilakukan, kesimpulan dari penelitian tersebut, yaitu:

1. Tahap penyimpanan manajemen arsip dalam bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta, ini dilakukan oleh staff tata usaha dan koordinator bidang kesiswaan. Sistem penyimpanan arsip ini ada 2 yaitu penyimpanan secara fisik arsip (dokumen) dan penyimpanan dengan komputer. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam bentuk fisik arsip belum manggunakan sistem penyimpanan arsip pada umumnya seperti penyimpanan arsip dengan menggunakan abjad, numerik, geografis dan subjek. Data yang diperlukan untuk arsip kesiswaan ini yaitu data pribadi siswa, buku nilai, buku klapper, buku induk, daftar ekskul, data pelanggaran siswa, surat perjanjian siswa dan laporan bulanan absensi siswa. Arsip-arsip kesiswaan disimpan oleh tata usaha dan bidang kesiswaan.
2. Tahap penemuan kembali arsip dalam bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta, tahap penemuan kembali arsip ini dilakukan pada saat arsip tersebut akan dipinjam dalam keperluan organisasi ataupun sekolah. Pada tahap penemuan kembali arsip ini memiliki beberapa tahap yang harus dilalui yaitu pertama harus menyertakan sutrat ijin atasan (kepala sekolah) setelah itu mengetahui pokok masalahnya (arsip yang dipinjam) lalu dicarikan berdasarkan judul arsip. Penemuan kembali arsip ini dilakukan oleh tata usaha dan koordinasi bidang kesiswaan.
3. Tahap penyusutan arsip dalam bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 jakarta merupakan tahap akhir dari terciptanya arsip, pada saat arsip tersebut tidak digunakan lagi maka arsip tersebut perlu disusutkan kemudian dimusnahkan. Tahap penyusutan ini memiliki beberapa tahap sebelum akhirnya akan dimusnahkan, yaitu yang pertama dilihat dari nilai guna arsip tersebut.

Dari hasil penelitian dan kesimpulan maka Implikasi dari kesimpulan hasil penelitian tersebut antara lain:

1. Dengan adanya prosedur arsip pada tahap penyimpanan arsip dalam bidang kesiswaan, maka tahap penyimpanan arsip ini akan tertata dengan baik dan kegiatan pengelolaan arsip pun akan lebih terarah. Arsip-arsip yang ada dapat dijaga kelestariannya sehingga tidak mudah hilang dan rusak.
2. Tahap penemuan kembali arsip pada bidang kesiswaan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh staf tata usaha sekolah yang bekerjasama dengan koordinator bidang kesiswaan dalam proses peminjaman arsip.
3. Pada tahap penyusutan arsip dalam bidang kesiswaan di SMP Muhammadiyah 31 Jakarta dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang berlebih. Dan pada saat dilakukannya penyusutan arsip ada beberapa tahap yang akan dilakukan, yaitu pertama dilihat dari nilai guna arsip tersebut, kemudian diklasifikasi berdasarkan nilai guna dan jangka waktu arsip, setelah itu dilakukan pemindahan ke arsip inaktif, Berdasarkan kesimpulan diatas maka saran yang dapat peneliti berikan yaitu :

1. Untuk koordinator bidang kesiswaan dan staf tata usaha, kerjasama antar staf yang bersangkutan ditingkatkan lagi agar pada pengelolaan dan penyimpanan arsip ini dapat lebih tertata  lagi. Terutama pada penyusunan dan penyimpanan arsip sebaiknya lebih diperhatikan lagi baik untuk ruangannya maupun lemari yang digunakan untuk menyimpan arsip.
2. Untuk Kepala Sekolah, diadakan pelatihan bagi para staf tata usaha pada pengelolaan arsip. Agar para staf tata usaha lebih memahami bagaimana cara pengelolaan arsip yang sebenarnya.

Lampiran 03

DISIPLIN KERJA PEGAWAI PADA BADAN

PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DI KOTA KENDARI PROVINSI SULAWESI TENGGARA

AMIR HAMZAH

A1A1 10 049

UNIVERSITAS HALUOLEO

KENDARI

2013

  

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Suatu instansi pemerintah didirikan dengan beberapa tujuan, tujuan yang dimaksud adalah melancarkan kegiatan, pelayanan publik, dan memberikan lapangan kerja. Tujuan instansi pemerintah dapat dicapai apabila manajemen mampu mengolah, menggerakkan dan menggunakan sumber daya manusia yang dimilikinya secara efektif dan efisien.

Instansi Pemerintah adalah organisasi yang merupakan kumpulan orang-orang yang dipilih secara khusus untuk melaksanakan tugas Negara sebagai bentuk pelayanan kepada oran banyak. Peranan manusia dalam organisasi sebagai pegawai memegang peranan yang menentukan, karena hidup matinya suatu organisasi pemerintah semata-mata tergantung pada manusia. Pegawai merupakan factor penting dalam setiap organisasi pemerintahan. Pegawai merupakan factor penentu dalam pencapaian tujuan instansi pemerintah secara efektif dan efisien. Pegawai yang menjadi penggerak dan penentu jalannya organisasi.

Pengelolaan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara akan berjalan dengan baik bila pegawai bekerja dengan disiplin. Disiplin harus deterapkan dengan segera dan secepat mungkin serta diterapkan secara konsisten. Demikian pula setiap orang berdisiplin sudah tidak mustahil, baik dalam instansi atau organisasi dimama mereka berkerja akan memperlihatkan sebagai suatu organisasi yang sehat suatu organisasi dengan iklim yang sehat, yang kuat dengan prestasi yang dapat diandalkan.

Disiplin yang baik mencerminkan besarnya tanggung jawab seseorang terhadap tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Hal ini mendorong gairah kerja, semangat kerja, dan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, serta masyarakat pada umumnya. Melalui disiplin akan mencerminkan kekuatan, karena biasanya seseorang yang berhasil dalam karyanya, studinya biasanya adalah mereka yang memiliki disiplin yang tinggi. Seseorang yang sehat dan kuat biasanya pun memiliki disiplin yang baik, dalam arti ia memiliki keteraturan di dalam menjaga dirinya, teratur kerja, teratur makan, tertib olahraga dan tertib dalam segala hal.

Pelaksanaan program kedisiplinan yang dijalankan didalam lembaga/instansi akan membantu untuk mengarahkan dan mengontrol segala tindakan dan perilaku para personil pegawaiuntuk selalu ada dalam ketentuan-ketentuan yang telah menjadi bagaimana pelaksanaan kedisiplinan yang harus dilakukan dan apakah upaya pelaksanaan kedisiplinan pegawai ini, akan menjadikan para pegawai untuk selalu bertanggung jawab, bekerja tepat waktu, efektif dan efesien, sehingga secara tidak langsung akan mendorong untuk meningkatkan prestasi kerjanya. Selain itu,lembaga/instansi harus memperhatikan sampai sejauh mana pengaruh disiplin kerja terhadap prestasi kerja pegawai,sehingga akan memberikan suatu timbal balik yang positif dalam mewujudkan tujuan organisasi.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara merupakan salah satu wujud kepedulian pemerintah terhadap masyarakat untuk memberikan pelayanan pendidikan bagi seluruh masyarakat yang ada di kota kendari. Pemerintah tidak perlu bersikap lemah dalam menghadapi para pegawai intansi pemerintah. Seorang pemimpin yang lemah bukan hanya akan mengacakan jalannya pemerintahan tetapi juga akan kehilangan rasa hormat dari para bawahannya. Pemerintah telah mempunyai perturan permainan dan harus ditaati bersama, maka pelanggaran terhadap peraturan pemerintah ini haruslah dikenakan tindakan pendisiplinan.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara bertujuan untuk membantu Bupati dalam merumuskan memimpin, mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan tugas-tugas yang bersifat spesifik di bidang Perpustakaan dan Arsip Daerah yang meliuti pengelolaan perpustakaan, arsip daerah dan pendokumentasian serta pelaksanaan ketatausahaan. Pengelolaan perpustakaan dan arsip daerah akan berjalan dengan baik bila pegawai bekerja dengan disiplin. Disiplin harus deterapkan dengan segera dan secepat mungkin serta diterapkan secara konsisten. Demikian pula setiap orang berdisiplin sudah tidak mustahil, baik dalam instansi atau organisasi dimana mereka berkerja akan memperlihatkan sebagai suatu organsasi yang sehat suatu organisasi dengan iklim yang sehat, yang kuat dengan prestasi yang dapat diandalkan.

Samudra Wasrih selaku kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara memaparkan tupoksinya adalah Sekretariat yang menjelaskan bahwa sekretariat mempunyai tugas membantu kepala dalam menyelenggarakan pembinaan dan tata laksana, perencanaan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga dan humas serta penerbitan untuk menunjang pelaksanaan tupoksi BPAD Sultra. Setelah itu pemaparan di susul oleh beberapa kepala Bidang yaitu Kabid Deposit, Pengolahan dan Pengembangan Bahan Pustaka dimana bidang tersebut mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan/diproduksi di Sulawesi Tenggara dan tentang Sultra di Daerah lain, melaksanakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka, penyusunan Bibliografi daerah, Katalog induk daerah, bahan rujukan berupa indeks, bibliografi subyek, abstrak, kliping dan literatur sekunder lainnya.

Kabid Pembinaan Perpustakaan memaparkan bahwa tugas yang di embankan pada bidangnya adalah melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia, pembinaan semua semua jenis Perpustakaan dan Pembudayaan kegemaran membaca. Pada pemaparan selanjutnya oleh Kepala Bidang Layanan Perpustakaan, Pelestarian bahan Pustaka dan Otomasi Perpustakaan, menjelaskan bahwa di bidangnya mengembang tugas menyelenggarakan berbagai jenis Layanan Perpustakaan baik itu layanan bahan perpustakaan berbentuk cetak maupun layanan Perpustakaan digital, layanan referensi, layanan anak dan layanan story telling, layanan internet hostpot/Wifi. Khusus untuk otomasi Perpustakaan mempunyai tugas teknis Perpustakaan berbasis teknologi binformasi dan komunikasi.

Berdasarkan diagram gambar diatas pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara yang memiliki jumlah pegawai 98 orang yang terdiri dari 55 % SMU/SMK, 30 % Diploma, 29 % S1 dan 6 % S2, berdasarkan status kepegawaiaannya terdiri atas 97 orang Pegawai Negeri Sipil, dan 1 Orang Tenaga Honorer.

Berdasarkan kenyataan tersebut sebelum sesuai dengan teori, maka penulis perlu melakukan penyusunan tugas proposal dengan judul : “ Disiplin Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah ProvinsiSulawesi Tenggara ”.

B.      Fokus Penelitian

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka yang menjadi fokus penelitian dalam penyusunan proposal ini antara laian sebagai  berikut :

1.      Pelaksanaan disiplin kerja pegawai Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

2.      Faktor-faktor yang mendukung kedisiplinan kerja pegawai Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

3.      Faktor-faktor menghambat kedisiplinan kerja pegawai Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

C.      Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka permasalahan yang dapat dikemukakan yaitu sebagai berikut :

1.      Bagaimana pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

2.      Faktor-faktor apa saja yang mendukung kedisiplinan kerja pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

3.      Faktor-faktor apa saja yang menghambat kedisiplinan kerja pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

D.      Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini:

1.      Untuk mengetahui pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

2.      Untuk mengetahui factor-faktor pendukung kedisiplinan kerja pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

3.      Untuk mengetahui factor penghambat kedisiplinan kerja pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

E.      Manfaat Penelitian

1.      Manfaat Praktis

1)        Sebagai bahan masukan bagi pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara agar dapat melaksanakan disiplin kerja.

2)        Sebagai bahan masukan bagi manajemen Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara dalam menentukan kebijakan yang berhubungan dengan pelakanaan disiplin kerja pegawai.

2.      Manfaat Teoritis

1)        Bagi civitas akademika sebagai perbendaharaan tambahan pengetahuan mengenai sikap disiplin kerja pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

2)        Bagi penulis sebagai tambahan pengetahuan tentang pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Badan Perpusatakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A.          Deskripsi Teori

1.                  Hakekat  Disiplin Kerja

Menurut peraturan pemerintah No.53 Tahun 2010 tentang peraturan disiplin pegawai negeri sipil. Mendefinisikan disiplin kerja adalah sikap atau perilaku kesanggupan pegawai negeri sipil untuk mentaati kewajiban dan menghindari larangan yang telah ditentukan dalam peraturan perundang – undangan dan/ atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar akan dijatuhkan hukuman disiplin.

Secara etimologis disiplin berasal dari bahasa inggris “ diciple “ yang berarti pengikut atau penganut pengajaran, latihan dan sebagainya. Sinungan (2005:145). Disiplin merupakan suatu keadaan tertentu dimana orang-orang yang tergabung dalam organisasi tunduk pada peraturan-peraturan yang ada dengan rasa senang hati. Sedangkan kerja adalah segala aktivitas manusia yang dilakukan untuk menggapai tujuan yang telah ditetapkanya.

Disiplin  itu berasal dari bahasa Latin dari kata “discipline” yang berarti latihan atau pendidikan kesopanan dan kerohanian serta pengembangan tabiat. Hadisaputro menyatakan bahwa kata disiplin dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Edisi Ketiga tahun 2001 ada tiga makna: (1) tata tertib (di sekolah, kemiliteran dst); (2) ketaatan kepada peraturan (tata tertib dst); (3) bidang study yang memiliki objek sistem dan metode tertentu.

Dari  ketiga makna tersebut Hadisaputro menyimpulkan bahwa disiplin adalah tata tertib yang seyogyanya dipatuhi, dalam hal ini oleh pegawai negeri sipil dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya (Hadisaputro, 2003: 4).  

Sedangkan Menurut Prijodarminto, (1993:15) mengemukakan “ Disiplin adalah suatu kondisi yang tercipta dan terbentuk melalui proses dari serangkaian perilaku yang menunjukkan nilai-nilai ketaatan, kepatuhan, keteraturan dan ketertiban”. Karena sudah menyatu dengan dirinya, maka sikap atau perbuatan yang dilakukan bukan lagi atau sama sekali tidak dirasakan sebagai beban,bahkan sebaliknya akan membebani dirinya bilamana ia tidak berbuat sebagaimana lazimnya. Nilai-nilai kepatuhan telah menjadi bagian dari perilaku dalam kehidupannya.

Conzo dalam bukunya Human Resource Management (1991:76) mengemukakan tentang pengertian disiplin sebagai berikut: ”Disiplin kerja adalah suatu kondisi dalam organisasi dimana para karyawan menampilkan dirinya masing-masing sesuai peraturan organisasi dan standar perilaku yang dapat diterima”.

Sedangkan menurut Riva’I (2004:444) mengemukakan pendapat tentang disiplin kerja sebagai berikut:

“Disiplin kerja adalah suatu alat yang digunakan para manajer untuk berkomunikasi dengan karyawan agar mereka bersedia untuk mengubah suatu perilaku serta sebagai suatu upaya untuk meningkatkan kesadaran dan kesediaan seseorang mentaati semua peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku”.

Disiplin kerja memerlukan perhatian khusus dan proses prosedur yang seharusnya. Hal ini sesuai dengan pendapat Davis (1985:367) yang mengemukakan bahwa :

“Disiplin kerja memerlukan perhatian proses yang seharusnya, yang berarti bahwa prosedur harus menunjukan karyawan yang bersangkutan benar-benar terlibat. Keperluan proses yang seharusnya itu dimaksudkan adalah pertama, suatu prasangka yang tak bersalah sampai pembuktian karyawan berperan dalam pelanggaran. Kedua, hak untuk didengar dalam beberapa kasus terwakilkan oleh karyawan lain. Ketiga, disiplin itu dipertimbangkan dalam hubungannya dengan keterlibatan pelanggaran.”

Sejalan dengan tujuan dari penelitian tentang disiplin kerja pegawai yang dilakukan ini, maka dapat dikatakan bahwa salah satu upaya untuk dapat meningkatkan motivasi pegawai adalah dengan diterapkannya disiplin kerja melalui berbagai peraturan dan ketentuan dalam organisasi. Adapun cara yang dapat dilakukan adalah dengan disiplin preventif dan disiplin korektif.

Pendisiplinan yang bersifat preventif adalah tindakan yang mendorong para karyawan untuk taat kepada berbagai ketentuan yang berlaku dan memenuhi standar yang telah ditetakan. Artinya melalui kejelasan dan penjelasan tentang pola sikap, tindakan dan perilaku yang diinginkan dari setiap anggota organisasi diusahakan pencegahan jangan sampai para karyawan berperilaku negatif.

Sedangkan disiplin korektif dilakukan jika ada pegawai yang nyata-nyata telah melakukan pelanggaran atas ketentuan-ketentuan yang berlaku atau gagal memenuhi standar yang telah ditetapkan, kepadanya dikenakan sanksi disipliner. Berat atau ringannya suatu sanksi tentunya tergantung pada bobot pelanggaran yang telah terjadi. Pengenaan sanksi dapat mengikuti prosedur yang sifatnya hierarki. Artinya pengenaan sanksi diprakarsai oleh atasan langsung karyawan yang bersangkutan, diteruskan kepada pimpinan yang lebih tinggi dan keputusan akhir pengenaan sanksi tersebut diambil oleh pejabat pimpinan yang memang berwenang untuk itu. Prosedur tersebut ditempuh dengan dua maksud, yaitu bahwa pengenaan sanksi dilakukan secara obyektif dan bahwa sifat sanksi sesuai dengan bobot pelanggaran yang telah dilakukan. Di samping factor obyektivitas dan kesesuaian bobot hukuman dengan pelanggaran, pengenaan sanksi harus pula bersifat mendidik dalam arti agar terjadi perubahan sikap dan perilaku di masa depan dan bukan terutama menghukum seseorang karena tindakannya di masa lalu. Pengenaan sanksi pun harus mempunyai nilai pelajaran dalam arti mencegah orang lain melakukan pelanggaran serupa. Tidak kurang pentingnya untuk memperhatikan bahwa manajemen harus mampu menerapkan berbagai ketentuan yang berlaku secara efektif dan tidak hanya sekedar merupakan pernyataan di atas kertas.

Sikap dan perilaku yang demikian ini tercipta melalui proses binaan melalui keluarga, pendidikan dan pengalaman atau pengenalan dari keteladanan dari lingkungannya. Disiplin akan membuat dirinya tahu membedakan hal-hal apa yang seharusnya dilakukan, yang wajib dilakukan, yang boleh dilakukan, yang tak sepatutnya dilakukan (karena merupakan hal-hal yang dilarang).

Prijodarminto, (1993:16) berpendapat “Disipin terbagi pada tiga aspek yaitu sikap mental, pemahaman dan sikap kelakuan”: diuraikan sebagai berikut:

1.      Sikap mental (mental attitude), yang merupakan sikap taat dan tertib sebagai hasil atau pengembangan dari latihan, pengendalian pikiran dan pengendalian watak;

2.      Pemahaman yang baik mengenai sistim aturan perilaku, norma, kriteria, dan standar yang sedemikian rupa,sehingga pemahaman tersebut menumbuhkan pengertian yang mendalam atau kesadaran, bahwa ketatan akan aturan, norma, kriteria, dan standar tadi merupakan syarat mutlak untuk mencapai keberhasilan (sukses);

3.      Sikap kelakuan yang secara wajar menunjukkan kesanggupan hati, untuk mentaati segala hal secara cermat dan tertib.

Dalam sebuah organisasi, diperlukan sebuah pembinaan bagi pegawai untuk mencegah terjadinya pelanggaran-pelanggaran terhadap ketentuan yang telah ditetapkan. Dan seorang pimpinan memerlukan alat untuk melakukan komunikasi dengan para karyawanya mengenai tingkah laku para pegawai dan bagaimana memperbaiki perilaku para pegawai dan bagaimana memperbaiki perilaku para pegawai menjadi lebih baik lagi. Dan disiplin kerja yang diterapkan merupakan alat komunikasi pimpinan seperti dikemukakan oleh Riva’i (2004:44) yang menyebutkan bahwa :

“ Disiplin kerja adalah suatu alat yang digunakan para manajer untuk mengubah suatu perilaku serta sebagai suatu upaya untuk meningkatkan kesadaran dan kesediaan seseorang mentaati semua peraturan perusahaan dan norma- norma sosial yang berlaku “.

Hal ini sesuai dengan pendapat dari Nawawi (1998:104), menyatakan bahwa

“Disiplin adalah sebagai usaha mencegah terjadinya pelanggaran-pelanggaran terhadap ketentuan yang telah disetujui bersama dalam melaksanakan kegiatan agar pembinaan hukuman pada seseorang atau kelompok orang dapat dihindari “.

Sementara itu Sutisna, (1989:109) mendefinisikan disiplin adalah :

a.       Disiplin sebagai suatu proses atau hasil pengarahan atau pengendalian dorongan atau kepentingan demi cita-cita atau untuk mencapai tindakan efektif yang dapat diandalkan;

b.      Pencarian cara-cara bertindak yang terpilih dengan gigih aktif dan diarahkan sendiri sekalipun menghadapi rintangan atau gangguan.

Menurut Irmin ( 2004 : 21 ) memberikan beberapa pengertian tentang disiplin, yaitu :

a.          Perilaku yang menunjukan nilai – nilai ketaatan, kepatuhan, keteraturan dan ketertiban.

b.         Perasaan risi atau maludan berdosa kalau melakukan perbuatan yang menyimpang.

c.          Sikap tahu untuk membedakan hal – hal yang seharusnya dilakukan, yang wajib dilakukan, yang boleh dilakukan, dan hal yang tidak boleh dilakukan.

d.         Merupakan sikap taat dan tertip sebagai hasil pengembangan dan latihan pengendalian pikiran dan pengendalian watak.

Sastrohadiwiryo ( 2003 : 291 ) mengatakan disiplin kerja adalah sebagai sikap menghormati, menghargai, patuh dan taat terhadap peraturan – peraturan yang berlaku, baik secara tertulis maupun tidak tertulis serta sanggup menjalankan dan tidak mengelak untuk menerima sanksi – sanksi nya apa bila seseorang melanggar tugas dan wewenang yang diberikan kepadanya. Jika disiplin kerja pegawai tinggi, maka organisasi akan mendapatkan banyak keuntungan dan artinya jika disiplin kerja menurun, maka organisasi akan mendapat banyak kerugian. Hal ini berdampak pada pelayanan terhadap publik.

Disiplin kerja adalah yang memberikan dorongan atau yang menyebabkan pegawai untuk berbuat dan melakukan semua kegiatan sesuai dengan aturan atau norma – norma yang telah ditetapkan (Wursanto,1989:108 ).

Pentingnya peranan disiplin juga dikemukakan oleh Musanef (1994:116) yang berpendapat bahwa:

”Disiplin juga tidak kalah pentingnya dengan prinsipprinsip lainnya artinya disiplin setiap pegawai selalu mempengaruhi hasil prestasi kerja. Oleh sebab itu dalam setiap organisasi perlu ditegaskan disiplin pegawai-pegawainya. Melalui disiplin yang tinggi produktivitas kerja pegawai pada pokoknya dapat ditingkatkan. Oleh sebab itu perlu ditanamkan kepada setiap pegawai disiplin yang sebaik-baiknya”.

Manusia yang sukses adalah manusia yang mampu mengatur dan mengendalikan diri yang menyangkut pengaturan cara hidup dan mengatur cara kerja. Maka erat hubungannya antara manusia sukses dengan pribadi disiplin. Berkaitan dengan disiplin itu sendiri para ahli memiliki bermacam-macam pemaknaan seperti yang diungkapkan oleh Martoyo (2000: 151)

Oleh Sinungan (1997: 135) dijabarkan bahwasanya disiplin adalah sikap kejiwaan dari seseorang atau sekelompok orang yang senantiasa berkehendak untuk mengikuti/mematuhi segala aturan yang telah ditetapkan. Disiplin juga berarti latihan yang mengembangkan pengendalian diri, watak atau ketertiban dan efisiensi; kepatuhan atau ketaatan terhadap ketentuan dan peraturan pemerintah atau etik, norma dan kaidah yang berlaku dalam masyarakat (Sinungan, 1997: 145-146).’

Nitisemito berpendapat bahwa kedisiplinan merupakan suatu sikap, tingkah laku dan perbuatan yang sesuai dengan peraturan perusahaan baik yang tertulis maupun tidak (Nitisemito, 1996: 118).

Sedangkan menurut Robbins disiplin kerja dapat diartikan sebagai suatu sikap dan perilaku yang dilakukan secara sukarela dengan penuh kesadaran dan kesediaan mengikuti peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau atasan, baik tertulis maupun tidak tertulis ( Arisandy, 2004: 28).

Menurut Davis disiplin kerja dapat diartikan sebagai pelaksanaan manajemen untuk memperteguh pedoman-pedoman organisasi. Disiplin pada hakikatnya adalah kemampuan untuk mengendalikan diri dalam bentuk tidak melakukan sesuatu tindakan yang tidak sesuai dan bertentangan dengan sesuatu yang telah ditetapkan dan melakukan sesuatu yang mendukung dan melindungi sesuatu yang telah ditetapkan. Dalam kehidupan sehari-hari dikenal dengan disiplin diri, disiplin belajar dan disiplin kerja. Sedangkan disiplin kerja merupakan kemampuan seseorang untuk secara teratur, tekun secara terus-menerus dan bekerja sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku dengan tidak melanggar aturan-aturan yang sudah ditetapkan (Aritonang, 2005: 3-4).

Mengenai disiplin kerja Arisandy juga mengemukakan bahwasanya disiplin kerja adalah suatu sikap, perilaku yang dilakukan secara sukarela dan penuh kesadaran serta keadaan untuk mengikuti peraturan yang telah ditetapkan perusahaan baik tertulis maupun tidak tertulis. Perilaku tidak disiplin yang timbul merupakan cerminan dari persepsi negatif karyawan terhadap kontrol yang dilakukan oleh atasan. Sebaliknya perilaku disiplin yang timbul merupakan cerminan dari persepsi positif terhadap kontrol atasan (Arisandy, 2004:28).

Di sisi lain, disiplin kerja merupakan upaya pengaturan waktu dalam bekerja yang dilakukan secara teratur dengan mengembangkan dan mengikuti aturan kerja yang ada (Wardana, 2008: 20).

Menurut Saydam ( 1996 : 286-287 ) menjelaskan bentuk disiplin kerja yang baik yang tergambar pada suasana :

1.        Tingginya rasa kepedulian pegawai terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

2.        Tingginya semangat dan gairah kerja dan inisiatif para pegawai dalam melakukan pekerjaan.

3.        Besarnya rasa tanggungjawab para pegawai untuk melaksanakan tugas dengan sebaik – baiknya.

4.        Berkembangnya rasa memiliki dan rasa solidaritas yang tinggi dikalangan pegawai.

5.        Meningkatnya efisiensi dan produktivitas para pegawai.

Sementara itu kelemahan disiplin kerja pegawai terlihat pada suasana kerja sebagai berikut :

1.        Tingginya angka absensi pegawai.

2.        Sering terlambatnya pegawai untuk masuk kantor atau pulang lebih cepat dari jam yang sudah ditentukan.

3.        Menurunnya semangat dan gairah kerja.

4.        Berkembangnya rasa tidak puas, saling curiga dan saling melempar tanggungjawab.

5.        Penyelesaian pekerjaan yang lambat karena pegawai lebih senang mengobrol daripada kerja.

6.        Tidak terlaksananya supervisi dan waskat yang baik.

7.        Sering terjadinya konflik antar pegawai dan pimpinan perusahaan.

Adapun contoh pelaksanaan disiplin kerja yang baik menurut Strauss (1985:214 ) adalah sebagai berikut :

1.       Masuk kerja tepat waktu.

2.       Mentaati instruksi kerja dari supervisor.

3.       Menghindari perkelahian, mabuk dan pencurian.

4.       Mencetakkan jam kerja pada waktu hadir.

Begitu pula Wursanto ( 1985 : 135 ), menyatakan bahwa : “ kinerja yang tinggi dan disiplin yang tinggi akan diperoleh apabila para pegawai terpenuhi kebutuhannya”.

Pada hakekatnya disiplin terdiri dari beberapa unsur yaitu :

1.        Pengetahuan tentang pekerjaan yang harus dilakukan.

2.        Kesadaran bahwa disamping individu adalah sebagai orang yang dipercaya untuk melaksanakan tugas dan kewajiban sehingga mempunyai rasa tanggungjawab.

3.        Ketaatan dan kepatuhan terhadap segala peraturan dan ketentuan – ketentuan yang berlaku.

4.        Ketertiban dalam melaksanakan apa yang harus dikerjakannya sehingga dapat dihindari penyimpangan –penyimpangan yang mungkin terjadi.

5.        Inisiatif dalam menyajikan apa yang harus dikerjakan sehingga dihindari penyimpangan – penyimpangan yang mungkin terjadi.

6.        Inisiatif yang menunjang kelancaran pelaksanaan tugas – tugasnya , sehingga tidak melakukan seperti halnya melakukan pola kerja hanya itu – itu saja.

7.        Rasa senang hati, tidak terpaksa dan dipaksa.

8.        Dilaksanakannya sanksi dengan sungguh – sungguh (Widodo,1980:60 )

Disiplin bila sudah menyatu dengan dirinya , maka sikap atau perbuatan yang dilakukan bukan lagi atau sama sekali tidak dirasakan sebagai beban, bahkan akan sebaliknya akan membebani dirinya bilamana ia tidak berbuat sebagaimana mestinya. Dengan demikian disiplin kerja seseorang dalam bekerja merupakan sikap atau perlakuan ketaatan, ketertiban, tanggungjawab dan loyalitas pegawai terhadap segala tata tertib yang berlaku dalam organisasi. Bila pegawai bertindak atau berbuat sesuai dengan keinginan organisasi maka peraturan itu menjadi efektif. Disiplin kerja bila pegawai datang tepat waktu, mempergunakan alat kantor dengan rasa tanggungjawab, hasil pekerjaan memuaskan dan bila bekerja dengan semangat tinggi ( Larterner,1983:71 ).

Berdasarkan pendapat ahli tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa semakin tinggi tingkat kedisiplinan yang dimiliki seorang pegawai maka akan semakin tinggi pula kinerja pegawai.

Konsep Disiplin Kerja Pegawai Menurut pendapat Werther Jr., yang dikutip oleh Manullang (1988:96), menyatakan bahwa ;

”Disiplin adalah upaya manajemen untuk mengusahakan agar karyawan mentaati standar/peraturan-peraturan dalam organisasi. Ia menganggap bahwa disiplin sebagai suatu latihan untuk mengubah dan mengoreksi pengetahuan, sikap dan perilaku sehingga karyawan akan berusaha untuk bekerja sama dan meningkatkan kinerjanya bagi perusahaan”.

Dari perspektif organisasi, dapat dirumuskan sebagai ketaatan setiap anggota organisasi terhadap semua aturan yang berlaku di dalam organisasi tersebut, yang terwujud melalui sikap, perilaku dan perbuatan yang baik sehingga tercipta keteraturan, keharmonisan, tidak ada perselisihan, serta keadaan-keadaan baik lainnya. Penjelasan para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa disiplin kerja adalah kesadaran individu dalam bekerja untuk selalu mentaati peraturan yang telah ditetapkan organisasi. Sedangkan beberapa penulis sosiolog, psikolog maupun para administrator dan manager telah merumuskan pengertian tentang disiplin.

Handoko (1992:208) memberikan pengertian disiplin adalah suatu kegiatan manajemen untukmenjalankan standar-standar organisasional. Disiplin merupakan factor yang sangat penting untuk diperhatikan dalam suatu organisasi. Karena bila karyawan dalam melaksanakan tugas tidak memiliki disiplin kerja yang tinggi, maka hasil yang dicapai tidak akan sesuai sebagaimana yang diharapkan.

Jika dicermati rumusan tentang definisi di atas maka terdapat kesamaan makna disiplin sebagai kesadaran diri atau kekuatan yang berkembang dalam diri sendiri, dan untuk mematuhi atau mentaati nilai, norma, dan peraturan. Definisi disiplin yang dikemukakan diatas memandang disiplin sebagai kepatuhan yang datang secara sadar, sukareala dan ada pengaruh dari luar baik yang bersifat ajakkan ataupun perintah atau paksaan. Kesadaran diri untuk mentaati nilai-nilai, norma, dan peraturan tanpa ada paksaan atau perintah akan menumbuhkan kebebasan berinisiatif, kebebasan untuk mengeluarkan ide, gagasan dan pendapat yang bertanggung jawab.

Sedangkan menurut Hasibuan (2003:193-194) mendefinisikan bahwa :

Kedisiplinan  adalah kesadaran dan kesediaan seseorang mentaatai semua peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku. Kedisiplinan diartikan jika karyawan selalu datang dan pulang tepat pada waktunya, mengerjakan semua pekerjaannya dengan baik, mematuhi semua peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa “ Disiplin kerja adalah suatu sikap mental yang dimiliki oleh pegawai dalam menghormati dan mematuhi peraturan yang ada di dalam organisasi tempatnya bekerja dan dilandasi karena adanya tangung jawab bukan karena keterpaksaan, sehingga dapat mengubah perilaku menjadi lebih baik daripada sebelumnya

Untuk mencapai hasil yang baik sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, perlu adanya disiplin kerja yang baik dari personil yang bersangkutan. Hasibuan (1996:212) mengemukakan bahwa, “Disiplin yang baik mencerminkan besarnya rasa tanggung jawab seseorang terhadap tugas-tugas yang diberikan kepadanya”. Karena hal ini akan mendorong gairah kerja atau semangat kerja, dan mendorong terwujudnya tujuan organisasi. Kedisiplinan harus ditegakkan dalam suatu organisasi karena tanpa dukungan disiplin personil yang baik, maka organisasi akan sulit dalam mewujudkan tujuannnya. Jadi dapatlah dikatakan bahwa kedisiplinan merupakan kunci keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk memelihara dan meningkatkan kedisiplinan yang baik, itu tidaklah mudah. Hal ini dikarenakan banyaknya faktor yang mempengaruhi.

2.                  Fungsi Disiplin Kerja

Disiplin kerja sangat dibutuhkan oleh setiap pegawai. Disiplin menjadi persyaratan bagi pembentukan sikap, perilaku, dan tata kehidupan berdisiplin yang akan membuat para pegawai mendapat kemudahan dalam bekerja, dengan begitu akan menciptakan suasana kerja yang kondusif dan mendukung usaha pencapaian tujuan.

Pendapat tersebut dipertegas oleh pernyataan Tu’u (2004:38) yang mengemukakan beberapa fungsi disiplin, antara lain :

a.             Menata kehidupan bersama

b.            Membangun kepribadian

c.             Melatih kepribadian

d.            Pemaksaan

e.             Hukuman

f.             Menciptakan lingkungan kondusif

Disiplin berfungsi mengatur kehidupan bersama, dalam suatu kelompok tertentu atau dalam masyarakat dengan begitu, hubungan yang terjalin antara individu satu dengan individu lain menjadi lebih baik dan lancar.

Disiplin juga dapat membangun kepribadian seorang pegawai lingkungan yang memiliki disiplin yang baik, sangat berpengaruh terhadap kepribadian seseorang. Lingkungan organisasi yang memiliki keadaan yang tenang, tertib dan tenteram sangat berperan dalam membangun kepribadian yang baik. Disiplin merupakan sarana untuk melatih kepribadian pegawai agar senantiasa menunjukan kinerja yang baik sikap, perilaku, dan pola kehidupan yang baik dan berdisiplin tidak terbentuk dalam waktu yang lama salah satu proses untuk membentuk kepribadian tersebut dilakukan melalui proses untuk membentuk kepribadian tersebut dilakukan melalui proses latihan. Latihan tersebut dilaksanakan bersama antar pegawai, pimpinan dan seluruh personil yang ada dalam organisai tersebut.

3.                  Faktor-Faktor Disiplin Kerja

Helmi (1996:37)  pembentukkan perilaku dipengaruhi oleh interaksi antara faktor kepribadian dan factor lingkungan (situasional).

1)        Faktor Kepribadian

Faktor yang penting dalam kepribadian seseorang adalah nilai yang dianut. Sistem nilai dalam hal ini yang berkaitan langsung dengan disiplin. Nilai-nilai yang menjunjung disiplin yang diajarkan atau ditanamkan orang tua, guru, dan masyarakat akan digunakan sebagai acuan bagi penerapan disiplin di tempat kerja. Sistem nilai akan terlihat dari sikap seseorang. Sikap diharapkan akan tercemin dalam perilaku.

2)        Faktor Lingkungan

Disiplin kerja yang tinggi tidak muncul begitu saja tetapi merupakan suatu proses belajar yang terus-menerus. Proses pembelajaran agar dapat efektif maka pemimpin yang merupakan panutan perlu memperhatikan prinsip-prinsip konsistensi, adil, bersikap positif dan terbuka. Selain factor kepimpinan, gaji, kesejahteran, dan sistem penghargaan bagi karyawan merupakan factor yang tidak boleh dilupakan.

4.                  Ciri-Ciri Disiplin Kerja

Disiplin merupakan sikap mental yang tercermin dalam perbuatan atau tingkah laku perorangan, kelompok atau masyarakat berupa ketaatan terhadap peraturan-peraturan atau ketentuan yang ditetapkan pemerintah atau etik, norma dan kaidah yang berlaku dalam masyarakat untuk tujuan tertentu dan kemudian menurut Sinungan disiplin tersebut tercermin dalam pola tingkah laku dengan ciri-ciri sebagai berikut: (a) adanya hasrat yang kuat untuk melaksanakan sepenuhnya apa yang sudah menjadi norma, etik dan kaidah yang berlaku dalam masyarakat; (b) adanya perilaku yang dikendalikan; (c) adanya ketaatan (Sinungan, 1997: 145-146). Dari ciri-ciri pola tingkah laku pribadi disiplin tersebut, jelaslah bahwa disiplin membutuhkan pengorbanan baik itu perasaan, waktu, kenikmatan dan lain-lain.

Sedangkan menurut Helmi (1996: 34) terdapat beberapa indikator dari disiplin kerja yang meliputi: (a) disiplin kerja tidak sematamata patuh dan taat terhadap penggunaan jam kerja saja, misalnya datang dan pulang sesuai dengan jadwal, tidak mangkir jika bekerja, dan tidak mencuri-curi waktu; (b) upaya dalam mentaati peraturan tidak didasarkan adanya perasaan takut, atau terpaksa; (c) komitmen dan loyal pada organisasi yaitu tercermin dari bagaimana sikap dalam bekerja. Sebaliknya, perilaku yang sering menunjukkan ketidakdisiplinan atau melanggar peraturan terlihat dari tingkat absensi yang tinggi, penyalahgunaan waktu istirahat dan makan siang, meninggalkan pekerjaan tanpa ijin, membangkang, tidak jujur, berjudi, berkelahi, berpura-pura sakit, sikap manja yang berlebihan, merokok pada waktu terlarang dan perilaku yang menunjukkan semangat kerja rendah.

Dari uraian-uraian di atas disimpulkan bahwa karyawan atau pegawai yang memiliki disiplin kerja terlihat dari adanya rasa kepedulian terhadap pencapaian tujuan perusahaan dengan b erusaha mengikuti peraturan dan bekerja sebaik-baiknya untuk kepentingan perusahaan, adanya semangat, gairah kerja, dan inisiatif dengan mencari ide atau cara untuk menyelesaikan pekerjaan, adanya rasa tanggung jawab dengan berusaha untuk selalu menjaga peralatan kantor dan intropeksi diri bila mengalami kegagalan, adanya rasa memiliki dan rasa solidaritas dengan bekerja sama dan saling memiliki antar rekan kerja, adanya efisiensi dengan menggunakan fasilitas sesuai kebutuhan dan menggunakan waktu secara maksimal.

5.                  Macam-Macam Disiplin Kerja

Ada dua macam disiplin kerja yaiu disiplin diri dan disiplin kelompok.

1)        Disiplin Diri

Disiplin diri menurut Jasin (1996:35) merupakan disiplin yang dikembangkan atau dikontrol oleh diri sendiri. Hal ini merupakan manifestasi atau aktualisasi dari tanggung jawab pribadi, yang berarti mengakui dan menerima nilai-nilai yang ada di luar dirinya. Disiplin diri merupakan proses belajar (sosialisasi) yang berasal dari keluarga dan lingkungan masyarakat. Penanaman nilai-nilai disiplin diri mulai ditanamakan oleh orang tua, guru atau masyarat. Pimpinan juga dapat menjadi model peran yang sangat efektif bagi berkembangnya disiplin diri. Disiplin diri sangat besar perannya dalam mencapai tujuan organisasi. Jika harapan organisasi terpenuhi maka karyawan akan mendapat reward (penghargaan) daro organisasi. Dengan disiplin diri seorang karyawan dapat menghargain diri sendiri dan juga menghargain orang lain.

2)        Disiplin Kelompok

Kegiatan organisasi bukanlah kegiatan yang bersifat individual semata. Selain disiplin diri masih diperlukan disiplin kelompok. Hal ini didasarkan atas pandangan bahwa di dalam kelompok kerja terdapat standar ukuran prestasi yang telah ditentukan oleh perusahaan. Berarti setiap karyawan akan berusaha semaksimal mungkin memenuhi standar prestasi tersebut. Dapat dikatakan bahwa standar ukuran prestasi, salah satunya dengan melalui disiplin yang diterapkan oleh pihak organisasi.

Disiplin kelompok akan tercipta jika disiplin diri telah tumbuh dari dalam diri karyawan. Artinya suatu kelompok akan menghasilkan pekerjaan yang optimal jika masing-masing anggota kelompok dapat memberikan peran yang sesuai dengan hak dan tanggung jawabnya.

Sementara itu Handoko (1989:208) merumuskan disiplin secara lengkap dalam tiga kategori, yaitu:

1)        Disiplin Preventif

Tindakan yang dilakukan untuk mendorong karyawan agar mentaati ketentuan atau standar dan peraturan sehingga pegawai memiliki disiplin diri sendiri. Jenis disiplin ini menekankan penegakkan disiplin oleh masing-masing karyawan, sementara pimpinan berupaya agar karyawan mengetahui dan memahami standar serta peraturan kerja dengan harapan perilaku dan akan cenderung terarah pada pekerjaan dengan batas wewenang, tugas, dan tanggung jawab serta target kerja tetentu.

2)        Disiplin Korektif

Tindakkan yang dilakukan setelah terjadi satu pelanggaran tertentu, sehingga bisa mencegah pelanggaran lebih lanjut dan perilaku karyawan akan kembali kepada ketentuan standar dan peraturan yang ada. Disiplin korektif ini biasanya berbentuk jenis hukuman tertentu yang disebut dengan tindakkan indisipliner dengan tujuan :

a)        Memperbaiki perilaku karyawan terhadap pelanggaran ketentuan

b)        Mencegah karyawan atau orang lain melakukan pelanggaran yang sama

c)        Mempertahankan kinerja kelompok yang konsisten dan efektif

3)        Disiplin Progresif

Tindakkan pendisiplinan terhadap setiap pengulangan pelanggaran dengan sanksi atau hukuman yang lebih tinggi. Tujuan dari pendisiplinan progresif adalah untuk memberikan kesempatan kepada karyawan yang bersangkutan agar memperbaiki diri sebelum dikenakan hukuman yang lebih serius. Penegakkan disiplin dengan cara ini masih member waktu bagi pimpinan untuk bekerja sama dengan karyawan yang bersangkutan agar memperbaiki kesalahan yang dilakukannya.

Jadi disiplin preventif dilakukan untuk mendorong karyawan agar mentati peraturan,korektif adalah tindakkan yang dilakukan setelah terjadi satu pelanggaran sehingga bisa mencegah pelanggaran lebih lanjut, sedangkan progresif adalah bentuk pendisiplinan dimana karyawan melakukan pengulangan pelanggaran dijatuhkan hukuman yang lebih berat. Tujuannya adalah memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki diri sebelum terkena hukuman yang lebih serius.

Berdasarkan pembentukannya maka disiplin kerja dapat dibagi menjadi disiplin intrinsik dan disiplin ekstrinsik. Disiplin intrinsik merupakan disiplin kerja yang muncul dari diri seseorang yang dengan kesadaran dan kesukarelannya, taat serta patuh terhadap nilai-nilai, norma dan peraturan, khususnya yang ditetapkan suatu organisasi atau lingkungan dimana karyawan berada. Sedangkan disiplin ekstrinsik adalah disiplin yang muncul karena dipaksa oleh orang lain atau pihak lain di luar dirinya untuk mentaati nilai, norma dan aturan. Biasanya disiplin ini terjadi karena adanya ancaman sanksi dan hukuman.

6.                  Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Disiplin Kerja

Faktor-faktor yang dimaksud menurut Arisandy (2004: 28) dan Muhaimin (2004: 6) menyatakan bahwa terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi disiplin kerja karyawan yang mencakup: (a) tujuan dan kemampuan yakni pekerjaan yang dibebankan pada seorang karyawan harus sesuai dengan kemampuannya supaya karyawan dapat bekerja dengan sungguh dan disiplin dalam mengerjakan tugasnya; (b) teladan pimpinan yakni teladan pimpinan sangat berperan dalam menentukan kedisiplinan karyawan karena pimpinan dijadikan teladan dan panutan oleh para bawahannya; (c) balas jasa yakni untuk mewujudkan kedisiplinan karyawan yang baik maka perusahaan harus memberikan balas jasa yang memang sesuai dengan haknya; (d) keadilan yakni penyamarataan perlakuan terhadap bawahan karena pada dasarnya setiap manusia menganggap dirinya penting dan ingin diperlakukan sama dengan orang lain; (e) pengawasan melekat yakni memberikan pengawasan langsung kepada para bawahan sehingga dengan demikiann para karyawan akan merasa mendapat perhatian, pengarahan dan pengawasan dari atasannya; (f) sanksi hukuman yaitu pemberian sanksi terhadap para karyawan yang terbukti telah melanggar peraturan yang berlaku; (g) ketegasan yaitu ketegasan sikap yang dimiliki oleh atasan untuk menghukum para karyawan yang melakukan kesalahan; (h) hubungan kemanusiaan yaitu hubungan baik yang bersifat vertikal maupun horizontal yakni hubungan antara atasan dengan bawahan maupun hubungan sesama rekan kerja.

Menurut Hasibuan (2006:214) faktor yang mempengaruhi disiplin kerja diantaranya adalah motivasi kerja, teladan pimpinan, balas jasa, keadilan, waskat, sanksi hukuman, ketegasan, dan hubungan kemanusian.

1)        Motivasi Kerja

Motivasi Kerja ikut mempengaruhi tingkat kedisiplinan karyawan. Tujuan yang akan dicapai harus jelas dan ditetapkan secara ideal serta cukup menantang bagi kemampuan karyawan. Hal ini berarti bahwa tujuan (pekerjaan) yang dibebankan kepada karyawan harus sesuai dengan kemampuan karyawan bersangkutan, agar dia bekerja sungguh-sungguh dan disiplin dalam mengerjakannya.

2)        Teladan Pimpinan

Teladan pimpinan sangat berperan dalam menentukan kedisiplinan karyawan karena pimpinan dijadikan teladan dan panutan oleh para bawahannya. Pimpinan harus memberi contoh yang baik, berdisiplin baik, adil, serta sesuai kata dengan perbuatan. Dengan teladan yang baik, kedisiplinan bawahan pun ikut baik. Jika teladan pimpinan kurang baik (kurang berdisiplin), para bawahan pun akan kurang disiplin.

3)        Balas Jasa

Balasan jasa (gaji dan kesejahteran) ikut mempengaruhi kedisiplinan karyawan karena balas jasa akan memberikan kepuasan dan kecintaan karyawan terhadap perusahaan atau pekerjannya. Jika kecintaan karyawan semakin baik terhadap pekerjaan, kedisiplinan mereka akan semakin baik pula.

4)        Keadilan

Keadilan ikut mendorong terwujudnya disiplin kerja karyawan, karena ego dan sifat manusia yang selalu merasa dirinya penting dan meminta diperlukukan sama dengan manusia lainnya.

5)        Waskat

Waskat (pengawasan melekat) adalah tindakkan nyata dan paling efektif dalam mewujudkan disiplin karyawan perusahaan. Dengan waskat berarti atasan harus aktif dan langsung mengawasi perilaku, moral, sikap, gairah kerja, dan prestasi kerja bawahannya. Hal ini berarti atasan harus selalu ada atau hadir di tempat kerja agar dapat mengawasi dan memberikan petujuk, jika ada bawahannya yang mengalami kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaannya.

6)        Sanksi Hukuman

Sanksi hukuman sangat berperan penting dalam memelihara disiplin karyawan. Dengan sanksi hukuman yang semakin berat, karyawan akan semakin takut melanggar peraturan-peraturan perusahaan, sikap dan perilaku indisipliner karyawan akan berkurang.

7)        Ketegasan

Ketegasan pimpinan dalam melakukan tindakan akan mempengaruhi disiplinan karyawan perusahaan. Pimipinan harus berani dan tegas, bertindak untuk menghukum setiap karyawaan yang indisipliner sesuai dengan sanksi hukuman yang telaah ditetapkan.

8)        Hubungan Kemanusian

Hubungan kemanusian yang harmonis diantara sesama karyawan ikut menciptakan kedisiplinan yang baik pada suatu perusahaan. Hubungan-hubungan baik bersifat vertical maupun horizontal yang terdiri dari direct single relationship, direct group relationship hendaknya harmoni

Hasil Penelitian Yang Relevan

Pada bagian ini peneliti menyajikan beberapa hasil penelitian sebelumnya yang relavan dengan masalah yang diteliti :

Irawati,(2009:90) dalam penelitiannnya Faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan disiplin kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) di lingkup Kantor Lurah Tobuuha mengemukakan bahwa masihrendahnya motivasi individu dalam bekerja dan kurangnya proses pengawasan dan pemberian contoh perilaku disiplin atasan mereka yang masih rendah. Adanya kelemahan penegakkan disiplin kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) di lingkup Kantor Lurah Tobuuha, hal ini terlihat pada minimnya motivasi yang diberikan kepada pegawai perpustakaan terhadap kebiasaan penegakkan disiplin waktu datang dan pulang kantor sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

Kerangka Pemikiran

Disiplin kerja merupakan tindakan atau perilaku seseorang terhadap tanggung jawab kegiatan kerjanya. Dimana disiplin kerja adalah suatu upaya menggerakkan karyawan dalam menyatukan suatu peraturan dan mengarahkan untuk tetap memenuhi peraturan sesuai dengan pedoman yang berlaku pada organisasi.

Pembahasan disiplin pegawai berangkat dari pandangan bahwa tidak ada manusia yang sempurna, luput dari kekhilafan dan kesalahan. Oleh karena itu setiap organisasi perlu memiliki berbagai ketentuan yang harus ditaati oleh para anggotanya, standar yang harus dipenuhi. Disiplin merupakan tindakan manajemen untuk mendorong para anggota organisasi memenuhi tuntutan berbagai ketentuan tersebut. Dengan perkataan lain, tujuan dari disiplin pegawai adalah untuk memberikan pelatihan yang berusaha memperbaiki dan membentuk pengetahuan, sikap dan perilaku pegawai sehingga para pegawai tersebut secara sukarela berusaha bekerja secara kooperatif dengan para pegawai lain serta meningkatkan prestasi kerjanya.

Dalam pelaksanaannya, memotivasi pegawai dapat dilakukan dengan menggunakan dua metode motivasi, yaitu motivasi langsung dan motivasi tak langsung. Motivasi langsung adalah motivasi yang diberikan secara langsung kepada setiap individu karyawan untuk memenuhi kebutuhan serta kepuasannya. Jadi sifatnya khusus, seperti pujian, penghargaan, tunjangan hari raya, bonus, dan bintang jasa. Sedangkan motivasi tak langsung adalah motivasi yang diberikan hanya merupakan  fasilitas-fasilitas  yang  mendukung  serta menunjang  gairah  kerja   atau                                                                             

kelancaran tugas sehingga para karyawan betah dan bersemangat melakukan pekerjaannya. Misalnya, kursi yang empuk, mesin-mesin yang baik, ruangan kerja yang terang dan nyaman, suasana pekerjaan yang serasi, serta penempatan yang tepat. Motivasi tidak langsung besar pengaruhnya untuk merangsang semangat bekerja karyawan sehingga prestasi kerjanya baik.

Motivasi itu sendiri terdiri dari dua jenis motivasi, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif. Motivasi positif maksudnya memotivasi karyawan dengan memberikan hadiah kepada mereka yang berprestasi di atas standar. Dengan motivasi positif, semangat kerja karyawan akan meningkat karena umumnya manusia senang menerima yang baik-baik saja. Dan motivasi negatif maksudnya memotivasi karyawan dengan standar mereka akan menerima hukuman. Dengan motivasi negatif ini semangat bekerja bawahan dalam jangka waktu pendek akan meningkat karena mereka takut dihukum, tetapi untuk jangka waktu panjang dapat berakibat kurang baik. Namun, penggunaan kedua jenis motivasi ini harus tepat dan seimbang supaya dapat meningkatkan prestasi kerja karyawan. Dan manajer harus konsisten dan adil dalam menerapkannya.

Sejalan dengan tujuan dari penelitian tentang disiplin kerja dan motivasi pegawai yang dilakukan ini, maka dapat dikatakan bahwa salah satu upaya untuk dapat meningkatkan motivasi pegawai adalah dengan diterapkannya disiplin kerja melalui berbagai peraturan dan ketentuan dalam organisasi. Adapun cara yang dapat dilakukan adalah dengan disiplin preventif dan disiplin korektif. Pendisiplinan yang bersifat preventif adalah tindakan yang mendorong para karyawan untuk taat kepada berbagai ketentuan yang berlaku dan memenuhi standar yang telah ditetakan. Artinya melalui kejelasan dan penjelasan tentang pola sikap, tindakan dan perilaku yang diinginkan dari setiap anggota organisasi diusahakan pencegahan jangan sampai para karyawan berperilaku negatif. Sedangkan disiplin korektif dilakukan jika ada pegawai yang nyata-nyata telah melakukan pelanggaran atas ketentuan-ketentuan yang berlaku atau gagal memenuhi standar yang telah ditetapkan, kepadanya dikenakan sanksi disipliner. Berat atau ringannya suatu sanksi tentunya tergantung pada bobot pelanggaran yang telah terjadi. Pengenaan sanksi dapat mengikuti prosedur yang sifatnya hierarki. Artinya pengenaan sanksi diprakarsai oleh atasan langsung karyawan yang bersangkutan, diteruskan kepada pimpinan yang lebih tinggi dan keputusan akhir pengenaan sanksi tersebut diambil oleh pejabat pimpinan yang memang berwenang untuk itu. Prosedur tersebut ditempuh dengan dua maksud, yaitu bahwa pengenaan sanksi dilakukan secara obyektif dan bahwa sifat sanksi sesuai dengan bobot pelanggaran yang telah dilakukan.

Di samping factor obyektivitas dan kesesuaian bobot hukuman dengan pelanggaran, pengenaan sanksi harus pula bersifat mendidik dalam arti agar terjadi perubahan sikap dan perilaku di masa depan dan bukan terutama menghukum seseorang karena tindakannya di masa lalu. Pengenaan sanksi pun harus mempunyai nilai pelajaran dalam arti mencegah orang lain melakukan pelanggaran serupa. Tidak kurang pentingnya untuk memperhatikan bahwa manajemen harus mampu menerapkan berbagai ketentuan yang berlaku secara efektif dan tidak hanya sekedar merupakan pernyataan di atas kertas.

Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa pentingnya disiplin kerja untuk menyalurkan, mengarahkan atau mendorong seseorang untuk bekerja giat mencapai hasil yang optimal sesuai dengan apa yang diharapkan, kemudian  pada akhirnya motivasi pegawai suatu organisasi tercapai.

D.                Hipotesis Penelitian

Berdasarkan pada kerangka pemikiran diatas maka dapat ditarik hipotesis yang merupakan suatu jawaban sementara atas penelitian yang dilakukan, yaitu:

1.            Teladan pimpinan dalam disiplin kerja berpengaruh terhadap motivasi kerja pegawai.

2.            Pengawasan melekat dalam disiplin kerja berpengaruh terhadap motivasi kerja  pegawai.

3.            Teladan pimpinan dan pengawasan melekat dalam disiplin kerja secara simultan berpengaruh terhadap motivasi kerja pegawai.

BAB III

METODOLOGI  PENELITIAN

A.      Lokasi Penelitian

lokasi penelitian adalah Badan Perpustakan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara. Alasan peneliti pemilihan lokasi ini karena pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah ProvinsiSulawesi Tenggara memiliki jumlah pegawai yang cukup banyak, sehingga di butuhkan disiplin kerja yang tinggi dari seluruh personil pegawai Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan terhadap masyarakat sebagai pengunjung perpustakaan.

B.       Pendekatan Penelitian

Pendekatan  yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskriptif kualitatif.

C.      Tempat dan Waktu Penelitian

1.      Tempat Penelitian

Penelitian akan dilaksanakan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah ProvinsiSulawesi Tenggara.

2.      Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan mulai tanggal 15 Maret 2013 - selesai

D.      Jenis  Data Penelitian

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif. Sedangkan untuk sumber data yang dikumpulkan dan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang didapat secara langsung dari sumber-sumber pertama baik dari individu maupun dari kelompok. Sedangkan data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung atau data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau oleh pihak lain. Data sekunder dari penelitian ini penulis dapatkan dari data Perpustakan dan Arsip Daerah, mempelajari buku-buku yang berhubungan dan laporan-laporan ilmiah terdahulu.

Jenis data dalam penelitian ini terdiri atas :

1.      Rekaman Audio dan Video

Rekaman audio dan video digunakan dalam penelitian ini untuk memperoleh data peneliti melakukan wawancara dengan para informan atau sumber data. Selain itu, dengan pertimbangan agar data yang diperoleh tidak hilang, rusak, dan hasil wawancara dengan sumber data tidak dapat ditulis dengan sempurna bila peneliti harus menulis dengan buku catatan.

2.      Catatan Lapangan

Dalam penelitian ini  catatan lapangan digunakan untuk mendokumentasikan semua gejala-gejala atau fenomena situasi social yang tampak selam peneliti berada dilokasi penelitian.Catatan terdiri atas dua bagian, yakni (1) deskripsi yaitu tentang apa yang sesungguhnya kita amati, yang benar-benar terjadi menurut apa yang kita lihat, dengar dan amati dengan alat indra , dan (2) komentar, tafsiran, refleksi, pemikiran atau pandangan sesuatu yang kita amati. Deskripsi ialah uraian obyektif tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa yang kita lihat dan dengar, tanpa diwarnai oleh pandangan atau tafsiran kita. Komentar adalah pandangan, penilaian, penafsiran terhadap sesuatu. Misal dalam suatu kelas, ada seoarang siswa yang mengantuk dan berusaha untuk menahan rasa kantuk tersebut untuk memperhatikan pelajaran yang disampaikan guru. Fenomena tersebut adalah sebuah deskripsi (kenyataan) tentang proses belajar dikelas, tetapi bila kita mengatakan malas, maka hal tersebut sudah termasuk penafsiran.

3.      Dokumentasi

Data dokumentasi digunakan peneliti untuk memperkuat hasil temuannya atau wawancara, dokumen-dokumen, dan arsip-arsip yang berguna dalam penlitian ini. Selain melalui wawancara dan observasi, informasi juga bisa diperoleh lewat fakta yang tersimpan dalam bentuk surat, catatan harian, arsip foto, hasil rapat, cenderamata, jurnal kegiatan dan sebagainya. Data berupa dokumen seperti ini bisa dipakai untuk menggali informasi yang terjadi di masa silam. Peneliti perlu memiliki kepekaan teoritik untuk memaknai semua dokumen tersebut sehingga tidak sekadar barang yang tidak bermakna. Artinya bahwa Pengumpulan data melalui teknik ini dimaksudkan untuk melengkapi hasil data yang diperoleh melalui wawancara dan observasi. Dengan analisis dokumen ini diharapkan data yang diperlukan menjadi benar-benar valid. Dokumen yang dapat dijadikan sumber antara lain foto, laporan penelitian, buku-buku yang sesuai dengan penelitian, dan data tertulis lainnya.

E.       Sumber Data Penelitian

Dalam penelitian kualitatif yang menjadi instrument utama dalam penelitian adalah manusia atau peneliti itu sendiri, Sumber data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1.      Unsur manusia sebagai instrumen kunci

2.      Unsur informan yang terdiri dari : Kepala Bagian Perpustakaan, Sekretaris, Bendahara dan seluruh personil pegawai Perpustakaan.

3.      Unsur non manusia sebagai data pendukung penelitian

F.       Teknik Penentuan Informan

Dalam penelitian ini, peran informan sangat penting dan perlu. Untuk menentukan informan dalam konteks objek penelitian diklasifikasikan berdasarkan kompetensi tiap-tiap informan. Teknik penentuan informan dilakukan secara purposif. Usia dan peran informan menjadi salah satu kunci untuk memperoleh informasi yang memadai. Jumlah informan menjadi pengecualian ketika informasi yang diperoleh sudah dipandang memadai sehingga pencaharian informasi “data” dapat dihentikan.

G.      Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini ada beberapa jenis pengumpulan yang digunakan penulis yaitu:

1.      Observasi /Pengamatan yaitu  dengan melakukan pengamatan dilokasi penelitian. Teknik ini dipergunakan untuk memperoleh data tentang proses penerapan disiplin kerja yang diterapkan dilingkungan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara dan aplikasinya yang saat ini dijalankan oleh seluruh pegawai Badan Perpustakaan.

2.      Wawancara, yang merupakan metode pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada responden, dalam hal ini kepada pegawai Observasi, yang merupakan metode pengumpulan data dengan cara pengamatan dan pencatatan terhadap data yang ditemukan di lapangan.

H.      Teknik Analisis Data

Teknik analisis data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode deskriptif Kualitatif, menurut Miles dan Huberman (1992)  bahwa analisis deskriptif melalui tiga alur, yaitu :

1.      Data reduction

2.      Data display

3.      Conclusion drawing/verification

Sesuai data yang diperoleh di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Tenggara. Maka peneliti ini menggunakan teknik analisis data kualitatif diskriptif yang berpedoman pada berfikir induksi dan deduksi. Menurut sanapiah penelitian kualitatif dapat melakukan analisis data sejak pengumpulan data sampai data terkumpul seluruhnya. Sebelum data dianalisis oleh peneliti terlebih dahulu diolah ( data proccesing ) kemudian dilakukan proses editing yaitu data diperiksa terlebih dahulu oleh penelliti secara seksama kemudian dilanjutkan denbgan pemberian kode agar mempermudah dalam analisis data. Dalam menganalisis data, penelitian menggunakan model analisis interaktif (interactive model) yang mengandung empat komponen yang saling berkaitan yaitu ( pengumpulan data, penyederhanaan data, pemaparan data dan penarikan dan pengajuan simpulan ).

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan mulai sejak awal sampai sepanjang proses penelitian berlangsung, dalam penelitian ini di gunakan analisis data dengan menggunakan model interaktif melalui tiga prosedur yaitu :

1.        Reduksi data sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data “kasar” yang muncul dari catatan-catatan tertulis dilapangan, data dihimpun dari berbagai sumber dilapangan, disederhanakan dan disimpulkan.

2.        Penyajian data dimaksudkan sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Dengan melihat penyajian-penyajian kita dapat memahami apa yang sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan. Hal  ini dilakukan untuk memudahkan bagi peneliti melihat gambaran secara keseluruhan atau bagian-bagian tertentu dari data penelitian, sehingga dari data tersebut dapat ditarik kesimpulan.

3.        Menarik kesimpulan/verivikasi, merupakan satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh selama penelitian berlangsung, sedangkan verivikasi meerupakan kegiatan pemikiran kembali yang melintas di pemikiran penganalisis selama peneliti mencatat, atau suatu tinjauan ulang pada catatan-catatan lapangan atau peninjauan kembali serta tukar pikiran diantara teman

Lampiran 04

Pelaksanaan Sistem Pengelolaan Data dan Pelaporan Administrasi Sekolah

BAB  I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Eksistensi di lapangan membuktikan semakin besarnya harapan yang digantungkan warga masyarakat terhadap dunia Pendidikan untuk membentuk sumber daya manusia yang memiliki kecerdasan dan moralitas yang optimal, karena masyarakat menyadari bahwa hanya dengan sumber daya manusia yang handal memungkinkan Bangsa dan Negara menunjukkan jati diri, kemampuan, harkat, dan martabat ditengah gejolak dan pengaruh globalisasi yang semakin hari semakin kompleks dan semakin ketat.

Berbagai usaha yang telah, sedang, dan akan dilaksanakan demi meningkatkan kualitas dan kuantitas pendidikan, sebagaimana yang diamanatkan Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional Nomor 20 Tahun 2003 ini terbukti dari penyediaan fasilitas, sarana, dan prasarana yang dibutuhkan oleh lembaga-lembaga pendidikan termasuk penyediaan dan peningkatan kualitas tenaga pendidik, pengelolaan sistem administrasi sekolah atau jenjang pendidikan. Lembaga penanganan suatu jenjang pendidikan seperti TK dan SD adalah lembaga Unit Pelaksanan Teknis Dinas yang berada di Kecamatan bertugas mengakomudir secara administrasi sistem pelaporan dan pertanggungjawaban proses pembelajaran diwilayah Kecamatan untuk diteruskan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten.

Secara logika sederhana, aktivitas pegawai UPTD Pendidikan adalah memberikan pelayanan kepada tenaga guru dan sekolah terkait dengan pembinaan, pengarahan, dan pengembangan profesinya dan ditambah lagi dengan aktifitas yang berkaitan dengan pengurusan kenaikan pangkat / berkala masing-masing tenaga edukatif. Hal ditemukan tidak tertata dan dikelola dengan baik sehingga data dan pelaporan mengalami kebuntuan dan sering terlambat, dapat mengakibatkan munculnya gangguan pada diri masing-masing pegawai manakala sistem administrasian pengelolaan data dan laporan dibutuhkan penanganan yang lebih baik.

Atas dasar itulah sehingga Penulis melalui kesempatan ini, mencoba menelusuri pelaksanaan sistem administrasi sekolah dari sisi pelayanan pegawai mengatur dan menata serta yang berkewenangan khususnya lingkup UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe , sehingga diangkat suatu penelitian sederhana dengan judul “ Pelaksanaan Sistem Pengelolaan Data dan Pelaporan Administrasi Sekolah  pada Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo”

B.    Rumusan Masalah

Mencermati sifat dan luas cakupan masalah yang dikemukakan pada bagian latar belakang, dipandang perlu untuk dibatasi dan lebih dikonkritkan, sehingga dirumuskan masalah penelitian ini sebagai berikut:

1.     Bagaimana pelaksanaan sistem pengelolaan data dan laporan administrasi sekolah pada  Kantor Unit Pelaksnana Teknis Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo ?

2.     Hambatan apa yang dihadapi dan upaya pemecahannya dalam pelaksanaan sistem pengelolaan data dan laporan administrasi  sekolah pada Unit Pelaksana Teknis  Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo ?

C.    Tujuan Penelitian

Tujuan yang diharapkan tercapai dari penelitian ini, antara lain:

1.     Untuk mengetahui dan menganalisis  pelaksanaan sistem pengelolaan data dan laporan administrasi sekolah UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe terhadap penyelesaian administrasi sekolah yang ada pada Taman Kanak-kanak dan Sekolah Dasar.

2.     Untuk mengetahui dan menganalisis hambatan dan upaya pemecahannya yang dihadapi dalam Pelaksanaan sistem pengelolaan data dan laporan administrasi sekolah pada UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe.

D.    Manfaat Hasil Penelitian

Terselenggaranya penelitian tentang pelaksanaan sistem administrasi sekolah ini, sesungguhnya dapat memberikan berbagai manfaat antara lain :

1.     Menjadi informasi kepada aparat yang bertugas dan kewenangan dalam pemberian pelayanan penyelesaian data dan laporan   lingkup UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo, untuk dijadikan bahan evaluasi atas apa yang telah dilakukan.

2.     Menjadi bahan masukan atau informasi kepada pihak yang berkewenangan menentukan kebijakan, terkait pelayanan penyelesaian sistem pengelolaan data dan laporan administrasi sekolah lingkup UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo, agar dijadikan bahan perbandingan atau kajian dalam menentukan arah kebijakan selanjutnya agar pelayanan institusi dapat lebih disempurnakan pada masa datang, khususnya terhadap hal-hal yang dipandang masih kurang atau lemah.

BAB  II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Landasan Teori

1.   Pengertian Sistem

Istilah sistem berasal dari bahasa yunani sistema dengan pengertian sebagai berilut :

a. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian (whole compounded of several parts...shrode dan voich,1974:115 dalam Amirin:1989:1)

b. Hubungan yang berlangsung dalam satuan-satuan atau komponen secara teratur (an organized,functionship among units or components. Award.1974:4 dalam Amirin :1989:1)

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa ”sistem” mengandung arti himpunan dari bagian-bagian atau komponen yang saling berinteraksi secara teratur dan bersifat keseluruhan.

Istilah sistem selain mempunyai defenisi atau rumusan tertentu, juga mempunyai dua konotasi yaitu;

1. Sebagai metoda, model prosedur untuk mencapai satu tujuan.

2. Sebagai suatu ketentuan / keutuhan (antity)...Sedarmayanti : 2009

Berikut ini dikemukakan penjelasan kedua konotasi tersebut diatas :

a. Sistem sebagai suatu metoda.

Berbagai pemakaian istilah sistem yang mengilustrasikan konotasi metodologinya seperti ungkapan-ungkapan berikut :

1). Kita membutuhkan suatu sistem pengawasan yang efektif.

2). Saya mempunyai suatu sistem untuk menciptakan situasi belajar mengajar yang efektif.

Tiap penggunaan istilah sistem yang berbeda itu mengandung konotasi yang berbeda pulasehingga, nampak sesuatu dengan jelas bahwa ungkapan-ungkapan itu lebih prosedur orientid atau lebih perspektif dari deskriptif.

Sistem sebagai suatu metode yang mempunyai makna metodologis yang seringkali dijumpai. Misalnya yang kita butuhkan dalam memperbaiki kondisi ekonomi nasional adalah sistem pemerintahan yang hingga saat ini masih dinyatakan menyimpan misteri.

b. Sistem sebagai suatu kesatuan (antity)

Sistem biasanya diartikan sebagai suatu himpunan dari pada bagian-bagian yang berinteraksi membentuk suatu keseluruhan yang kompleks namun merupakan suatu kesatuan.

Berbicara tentang sistematisasi sistem atau sistem pada dasarnya membicarakan pendekatan sistem atau sistem aproach maksud penerapan teori umum sistem pendekatan sistem membantu kita mencapai suatu efek sigernitis, dimana tindakan berbagai bagian yang berbeda dari pada sistem itu yang dipersatukan untuk menghasilkan efek yang lebih besar dibanding dengan jumlah dari bagian yang beraneka ragam itu. (Winardi 1981 & 1980). Pendekatan sistem perlu kita pergunakan untuk menemukan sifat penting.

Dapat pula dipahami bahwa sistem juga bisa disebut sebagai suatu wujud (entistas), suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan satu kesatuan. Contoh wujud adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya.

Kualitas pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat tidak mungkin terlaksana dengan baik apabila tidak dilakukan secara bersama-sama. Artinya aparatur pemerintah secara keseluruhan menjadikan keputusan pelanggan sampai tujuan utama. Dengan demikian orang/lembaga yang dilayani merasa diuntungkan. Atau dengan kata lain bahwa yang dilayani tersebut merasakan suatu nilai tambah dengan wujud pelayanan yang diberikan.

Uraian di atas menunjukkan bahwa sistem itu dapat dipergunakan untuk menunjuk (prosedur) karena itu, ia bersifat preskriptif dan bukan deskriptif. Selain itu sistem dalam arti wujud juga dapat digunakan untuk mendeskripsikan suatu kejadian. Misalnya untuk menjelaskan berbagai peristiwa nasional.

Suatu sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks dan terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh ( dikemukakan Johnson, Kast, dan Rosenzweig seperti dikutip oleh Amirin, 1989)..(Sedarmayanti 2009) 

2.   Pengertian Manajemen

Berbicara mengenai manajemen dapat dilihat dari asal kata to manage yang berarti mengatur. Dalam hal mengatur timbul masalah, problem, proses dan pertanyaan tentang apa yang diatur, siapa yang mengatur, mengapa harus diatur dan apa tujuan pengaturan tersebut. Manajemen juga menganalisa , menetapkan tujuan atau sasaran serta mendeterminasi tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban baik secara efektif dan efesien.

Kemudian oleh Sondang SP.Siagian (1983 : 97) yaitu mendefenisikan manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

Dari tiga defenisi yang penulis kemukakan diatas masing-masing memiliki kesamaan dan perbedaan cara pandang namun dapatlah disimpulkan bahwa Manajemen merupakan suatu kegiatan, keahlian, seni dan membutuhkan keahlian untuk penerapannya dan juga sebagai ilmu yang sifatnya teoritis dan dapat dipelajari oleh setiap orang. Inilah merupakan penjelasan singkat tentang manajemen sebagai konsep pengelolaan kearsipan dalam rangka peningkatan produktivitas kerja pegawai / karyawan dimana didalamnya terdapat orang-orang yang saling bekerja sama dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

 3. Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi yang berkembang di Indonesia dapat dibagi ke dalam dua pengertian yaitu :

a. Dalam arti sempit, berasal dari terjemahan Administrasi istilah dalam bahasa Belanda yang mempunyai arti dalam Bahasa Indonesia sebagai berikut :

“Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk  memperoleh suatu iktisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dalam hubungan satu sama lain”. (bahasa, 2001:11)

Dengan batasan administrasi dalam arti sempit meliputi kegiatan-kegiatan pencatatan, pengiriman dan reproduksi surat-surat dokumen kantor / instansi lain disebut pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta lainnya (Ali Mufis yang mengutif pendapat Munawardi Reksohadiprawito,1984). (dalam buku Harbani Pasolong : 2007)

Oleh karena kegiatan tata usaha merupakan pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk keorganisasi, maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengelolaan, penyimpanan, pengetikan , penggandaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi. Adapun tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut kantor, yaitu suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan personil, peralatan dan operasi pengolahan informasi.

b. Dalam arti luas, antara lain di rumuskan oleh S. P. Siagian yang mengatakan bahwa administrasi adalah :

“Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih di dasarkan atas dasar rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya”. (S. P. Siagian, 1982:12).

Dapat diungkapkan disini bahwa pengertian administrasi dalam arti luas, dapat dijelaskan bahwa dengan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi atau ketergantungan masyarakat yang mau tidak mau harus berhubungan dengan urusan-urusan kantor dewasa ini, maka istilah administrasi sudah populer dikenal atau memasyarakat meskipun yang dipahami atas hakikatnya terbatas dalam arti sempit yaitu tatausaha. Hakikat dalam arti administrasi sesungguhnya seperti yang dikembangkan oleh para pelopor teori administrasi, seperti Hanry fayol, maupun yang dikembangkan di dunia pendidikan tinggi dewasa ini, seperti yang ditelaah dalam fakultas ilmu administrasi.

Sesunguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Sudah menjadi kodrat bagi kehidupan manusia untuk saling membutuhkan antara satu dengan yang lainnya dalam memenuhi kebutuhan hidupnya, baik yang bersifat materil (kebutuhan fisiologis) maupun non materil (kebutuhan biologis dan psikologis). Akan tetapi disamping kebutuhan-kebutuhan tersebut terbatas dan sulit diperoleh, serta tiap individu tidak berdaya untuk memperoleh atau mewujudkannya secara sendiri-sendiri oleh keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki, maka pada akhirnya manusia individu melakukan kerja sama dengan individu lainnya yang memiliki kebutuhan dan tujuan yang sama. Kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama. Kegiatan kelompok orang berdasarkan kerja sama sesungguhnya merupakan gejala yang bersifat universal yang telah berlangsung dan berkesinambungan.

Dengan demikian hampir semua aktivitas kehidupan manusia apalagi jika aktivitas kehidupan tersebut memerlukan bantuan orang lain, selalu dijumpai sekelompok orang-orang yang melakukan kerja sama yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Herbert A.Simon mengatakan, bahwa apabila dua orang yang bekerja sama untuk menggulingkan atau memindahkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu orang  diantara mereka, maka dalam kegiatan tersebut terdapat proses administrasi.

Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut administrasi (The Liang Gie,1980). Bahwa pada dasarnya administrasi adalah aktivitas-aktivitas golongan yang bersifat kooperatif (Dimoc & Dimoc, 1968). Adapun ilmu yang mempelajari fenomena kerja sama yang bersifat kooperatif dan terorganisasi untuk mencapai tujuan bersifat kooperatif terorganisasi menjadi pusat kajian dari ilmu administrasi.

Dalam menyamakan persepsi dan interpretasi tentang apa sesungguhnya yang dimaksud “administrasi”  penulis akan mengutip beberapa pendapat pakar administrasi,  sebagai berikut :

a. Herber A.Simon (1983) mendefenisikan “Administrasi” sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

b. Leonard D. White dalam Inu Kencana Syafiie dkk (1999) mendefenisikan “Administrasi” adalah suatu proses yang umum ada pada usaha kelompok-kelompok, baik pemerintah maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil.

c. Dwight Waldo (1971) mendefenisikan “Administrasi” adalah suatu daya upaya yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.

d. Dimock & Dimoc (1992:20) mendefenisikan “Administrasi” adalah suatu ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki rakyat melalui pemerintah, dan cara mereka memperolehnya. Administrasi juga mementingkan aspek-aspek konkrit dari metode-metode dan prosedur-prosedur manajemen.

e. S.P.Siagian (2004:2), mendefenisikan “Administrasi” adalah sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

f. The Lieang Gie (1983:9) mendefenisikan “Administrasi” adalah rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang didalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Dari beberapa defenis tersebut di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa defenis administrasi adalah pekerjaan terencana yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif, efesien dan rasional. Dari defenisi tersebut dapat dipahami bahwa administrasi mempunyai dua dimensi yakni dimensi karakteristik dan dimensi unsure-unsur yang melekat pada administrasi.

Lebih lanjut untuk memahami defenisi administrasi dalam arti luas, akan dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut :

a. Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu (The Liang Gie,1980) (dikutip dalam buku “studi ilmu administrasi”Ulbert Silalahi :1989:9)

b. Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya(Sondang P.siagian,1980) (dikutip dalam buku “studi ilmu administrasi” Ulbert Silalahi:1989:9)

c. Administrasi (lat administrare), meliputi segala proses pelaksanaan tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (Ensiklopedi Indonesia,1980), (dikutip dalam buku ”studi ilmu administrasi” Ulbert Silalahi:1989:9)

d. Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efesien dengan dan melalui orang lain.

(Administration is the universal process of efficienty getting activites completed with and through other people (Stephen P.Robbins,1983), (dikutip dalam buku “ studi ilmu administrasi” Ulbert Silalahi,1989:9)

e. Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas tinggi (Dwight Waldo,1971), (dikutip dalam buku “ studi ilmu administrasi” Ulbert Silalahi:1989:9)

            Berdasarkan uraian-uraian defenisi yang dikemukakan di atas, dapat dikemukakan rincian pokok sebagai administrasi adalah sebagai berikut :

1. Sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.

2. Kerja sama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.

3. Pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.

4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

5. Tujuan; artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

            Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efesien dan efektif.

4.   Ruang lingkup Administrasi Sekolah

Dalam memahami ruanglingkup administrasi sekolah yang menjadi tanggung jawab institusi suatu jenjang pendidikan khususnya satuan pendidikan Sekolah Dasar dan Taman Kanak-kanak, adalah suatu tugas yang diamanatkan dan untuk dipertanggungjawabkan secara administrasi oleh lembaga pendidikan semisal UPT Dinas Pendidikan Kecamatan sebagai atasan langsung, maka hal yang sangat penting diperhatikan adalah penyelesaian administrasi berupa data dan laporan, baik secara teknis dan dilaporkan secara berkala.

a. Laporan Bulanan.

Bentuk data dan laporan diberikan kepada UPTD pendidikan Kecamatan akan diolah dan disusun untuk menjadi laporan secara umum jenjang pendidikan Sekolah Dasar dan Taman Kanak-kanak ke pihak Dinas Pendidikan Kabupaten secara teknis dan laporan kepegawaian kepada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten secara berkala(Pedoman Administrasi Umum Sekolah Dasar , Keputusan bersama Dirjen Dikdasmen dan Dirjen Pemerintahan Umum dan Otonomi Daerah No.15a/C/Kep/TU/97 dan No. 422-208 tanggal 3 Maret 1997). Bentuk-bentuk administrasi yang dimaksud antara lain :

1) Administrasi program pembelajaran; hal ini dimaksud adalah adanya 17 format administrasi mulai jadwal pelajaran sampai format daftar penyerahan Rapor siswa, diramu sedemikian rupa dan dijadikan sebuah data kedalam satu format, sebagai laporan ke UPTD pendidikan kecamatan secara berkala.

2) Administrasi Kesiswaan: dimaksudkan adalah laporan keadaan siswa awal tahun pelajaran, selama tahun pelajaran dan akhir tahun pelajaran, juga diramu kedalam satu format dan dilaorkan setiap bulan ke pihak UPTD Pendidikan Kecamatan sebagai laporan.

3) Administrasi kepegawain: sebagai kelengkapan tatalaksana kepegawaian disediakan format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu sesuai dengan prinsip tatalaksana kepegawaian sekolah dasar secara menyeluruh, untuk itu telah diusahakan data dalam bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru (pensiun).

4). Administrasi Keuangan; hal ini dimaksudkan bahwa segala bentuk penerimaan keuangan baik langsung maupun tidak langsung dengan penggunaan dan penerimaan diolah dan digunakan serta dipertanggungjawabkan ke pihak pemberi dana dan dilaporkan secara berkala kepihak UPTD Pendidikan Kecamatan dan diolah data tersebut kedalam suatu format untuk direkap menjadi laporan kepihak Dinas Pendidikan Kabupaten.

5). Administrasi Perlengkapan/Barang; hal ini dimaksudkan bahwa segala bentuk barang baik yang berbentuk inventaris dari beberapa sumber yang menjadi kekayaan sekolah data dan diolah serta dilaporkan secara berkala kepihak UPTD Pendidikan Kecamatan untuk diinventaris serta dijadikan laporan dalam rangka perbaikan dan pengadaan perlengkapan sekolah kepihak Dinas Pendidikan Kabupaten.

b. Laporan Dana Bos dan Dana Bantuan Lainnya  

Bentuk data dan laporan diberikan kepada UPTD Pendidikan Kecamatan akan diolah dan disusun untuk menjadi laporan secara umum jenjang Pendidikan Sekolah Dasar ke pihak Dinas Pendidikan Kabupaten secara teknis terkait dengan Dana Bos dan dana lainyan yang sumbernya dikelola oleh Dinas Pendidikan Kabupaten akan di laporkan pada Tim Manajer pengelola Bos Kabupaten dan Dana lainnya pada bagian yang menangani sesuai dengan peruntukan bidannya secara berkala (Permen Diknas No.51 Tahun 2011 tentang petunjuk teknis BOS). Bentuk-bentuk administrasi yang dimaksud antara lain :

1) Profil Sekolah, Dalam profil ini yang sering disebut dengan formulir sekolah yang dilaporakan untuk diolah adalah;             (a) Identitas sekolah, (b) Ruangan belajar, (c) Robongan belajar, (d) Sarana dan prasarana, (e) Bantuan / blocgrand subsidi dan beasiswa, kesemuanya ini dilaporkan secara berkala ke UPT Dinas Pendidikan Kecamatan untuk diolah kedalam satu format dan di verifikasi secara vaktual untuk diteruskan pelaporannya pada Tim manajer Bos Kabupaten.

2) Profil Tenaga Pendidik, Dalam profil ini yang sering disebut dengan formulir tenaga pendidik (F-PTK) yang dilaporakan untuk diolah adalah; (a) Identitas sekolah, (b) identitas pendidik dan tenaga kependidikan, (c) Mengajar disekolah ini, (d) Riwayat pendidikan formal, (e) Riwayat pendidikan non formal, (f) Riwayat pekerjaan (non guru), (g) Keluarga, (h) Karya tulis, (i) Pengembangan profesi, (j) Penghargaan, (k)Kesejahteraan dan perlindungan, (l) Beasiswa, (m) Penulisan buku, (n) Whorshop/seminar/lokakarya, (o) Studi banding, (p) Diklat, (q) Tes bahasa/uji sertifikasi keahlian, (r) Informasi tunjangan, (s) Catatan lainnya. Kesemuanya ini dilaporkan secara berkala ke UPT Dinas Pendidikan Kecamatan untuk diolah kedalam satu format dan di verifikasi secara vaktual untuk diteruskan pelaporannya pada Tim manajer Bos Kabupaten.

3) Format K.1 dan K.2, merupakan suatu bentuk administrasi yang ditetapkan oleh sekolah dengan menetapkan Rencana Anggaran Belanja Satuan Pendidikan (RAPBS) dan Rencana Kegiatan dan AnggaranSekolah (RKAS), dibuat dan disusun berdasarkan format yang telah disediakan, untuk dilaporkan dan diolah serta diverifikasi oleh pihat UPT Pendidikan Kecamatan serta dilaporkan ke Tim Manajer Bos Kabupaten.

4) Format Format K.3 dan K.4, merupakan suatu bentuk administrasi yang ditetapkan oleh sekolah dengan suatu bentuk administrasi keuangan adalah Kas Umum dan Buku Kas Pembantu yang di dalamnya ada uraian penerimaan dan pengeluaran  dibuat dan disusun berdasarkan format yang telah disediakan, untuk dilaporkan dan diolah serta diverifikasi oleh pihat UPTD Pendidikan Kecamatan serta dilaporkan ke Tim Manajer Bos Kabupaten.

5) Format Bos K.5 dan K.6, merupakan suatu bentuk administrasi yang ditetapkan oleh sekolah dengan suatu bentuk administrasi keuangan adalah Buku pembantu Bank dan Buku pembantu pajak yang di dalamnya ada uraian penerimaan dan pengeluaran  serta pengenaan pajak PPh dan PPn, dibuat dan disusun berdasarkan format yang telah disediakan, untuk dilaporkan dan diolah serta diverifikasi oleh pihat UPTD Pendidikan Kecamatan serta dilaporkan ke Tim Manajer Bos Kabupaten.

6)  Format Bos K.7, merupakan suatu bentuk administrasi yang ditetapkan oleh sekolah dengan suatu bentuk administrasi realisasi penggunaan keuangan dan pernyataan tanggung jawab oleh kepala sekolah yang di dalamnya ada uraian penerimaan dan pengeluaran/penggunaan anggaran pada satu triwulan serta pernyataan tanggung jawab yang disertai dengan penerimaan dan pengeluaran pada triwulan I s.d IV, dibuat dan disusun berdasarkan format yang telah disediakan, untuk dilaporkan dan diolah serta diverifikasi oleh pihat UPT Pendidikan Kecamatan serta dilaporkan ke Tim Manajer Bos Kabupaten secara berkala.

B. Kerangka Pikir.

Penelitian dalam kegiatan operasional berdasarkan asumsi penelitian pada beberapa pertimbangan sebagai berikut :

1. Pegawai Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo dalam menjalankan aktivitasnya, mengacu pada Renstra Tahun 2009 – 2014 berdasarkan Visi dan Misi Pemerintah Kabupaten Wajo, sebagaimana yang diamanatkan Undang-undang Nomor 20 Tahun 2005.

2. Sebagaiman tugas pokok yang diemban oleh pihak UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe terkait dengan pengelolaan administrasi suatu jenjang pendidikan Sekolah Dasar dan Taman Kanak-kanak, dibutuhkan penyelesaian sesuai dengan aturan yang berlaku sebagai wujud tanggungjawab dalam hal pengelolaan data dan pelaporan, ini dibuat sistem tata kelola yang baik oleh petugas administrasi.

3. Penyelesaian sistem administrasi sekolah ini dapat dikatakan efektif dan efesien manakala data dan laporan pihas sekolah telah dilaporkan dalam bentuk; Laporan bulanan yang berisi laporan administrasi pembelajaran, kesiswaan, kepegawaian, sarana dan prasarana sekolah petunjuk teknis administrasi sekolah 2010, serta laporan Dana Bos yang memuat beberapa format sesuai dengan Permen Diknas N0.51 Tahun 2011.

4. Wujud kualitas pelaksanaan sistem pengelolaan data dan pelaporan administrasi Sekolah dapat dilihat bila pegawai yang bersangkutan telah memiliki pengetahuan tentang pekerjaan yang terkait dengan tugas pokok dan fungsinya, kemampuan membuat perencanaan dan jadwal pekerjaannya, pengetahuan tentang standar mutu pekerjaan yang disyaratkan, produktivitas pegawai yang berkaitan dengan hasil pekerjaannya yang dapat diselesaikan dan kemampuan berafiliasi dengan baik dengan sesama pegawai maupun dengan atasan, sehingga menghasilkan mutu pekerjaan dengan baik.

Dari kerangka pikir diatas, maka dapatlah digambarkan dalam bentuk bagan untuk memudahkan pemahaman dalam penelitian dan pembahasan sebagai berikut :

BAB  III

METODE PENELITIAN

A. Lokasi dan Waktu Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Penelitian ini berlokasi pada Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo, dengan penelitian lapangan yakni dengan melakukan pengumpulan data penelitian secara langsung pada obyek dengan maksud diperoleh data lapangan yang dijamin kebenaran dan kesahihannya.

2. Waktu Penelitian

Penggunaan waktu yang direncanakan penulis selam 90 hari (3 Bulan) dari Bulan Januari s.d Maret  2012

B.    Jenis Penelitian

Penelitian ini tergolong penelitian Kualitatif dengan jenis penelitian Deskriptif yang akan memberikan gambaran mengenai objek yang diamati atau fokus penelitian.

C. Fokus Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis memfokuskan pada konteks Pelaksanaan Sistem pengelolaan data dan pelaporan Administrasi Sekolah dengan sub fokus :

1.    Laporan Bulanan, terdiri dari :

a.    Administrasi Program Pembelajaran

b.    Administrasi Kesiswaan

c.    Administrasi Kepegawaian

d.    Administrasi Perlengkapan / Barang

2.    Laporan Pertanggungjawaban Dana BOS, terdiri dari :

a.    Penerimaan Format K.1.2

b.    Penerimaan Format K.3.4

c.    Penerimaan Format K.5.6

d.    Penerimaan Format K.7

D. Sumber Data     

Sumber data penulis adalah pegawai UPT Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe yang berjumlah 10 Orang yakni; 1 orang Kepala UPTD, 1 Orang Kepala Tata Usaha, Staf 8 orang, namun hanya 3 orang yang menjadi sumber data dalam penelitian ini,  tidak banyak dan serta dapat dijangkau,  dan memungkinkan peneliti dapat menjalankan penelitiannya dengan sangat mudah.

E. Instrumen Penelitian

Dalam penelitian ini yang menjadi instrumen utama adalah peneliti sendiri dan adapun instrumen pendukung seperti skedul wawancara dan pihak-pihak yang membantu dalam proses penelitian.

F. Teknik Pengumpulan Data

              Untuk pengumpulan data dan informasi dilapangan ditempuh beberapa teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1. Observasi

Yaitu melakukan pengamatan langsung di lapangan terutama berkaitan dengan data penelitian yang diperlukan. Yang diobservasi dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem pengelolaan data dan pelaporan administrasi sekolah pada UPTD Pendidikan dalam pelaksanaan sistem Administrasi sekolah dalam memberikan pelayanan administrasi sekolah terkait data dan Laporan Pertanggungjawaban secara administratif

2.  Wawancara

Kegiatan wawancara terhadap informasi, peneliti menggunakan pedoman wawancara dan program observasi. Pedoman wawancara menjadi pemandu dalam perolehan data. Namun wawancara tidaklah terfokus pada pedoman tersebut, tetapi akan dikembangkan sesuai kondisi lapangan pada saat wawancara berlangsung.

Bentuk wawancara yang dilakukan adalah wawancara berstruktur dan wawancara tak berstruktur, wawancara berstruktur dilakukan untuk memperoleh data pokok tentang pelaksanaan sistem pengelolaan data dan pelaporan  administrasi Sekolah dan wawancara tak berstruktur dilakukan secara bebas untuk melengkapi data yang diperoleh dari wawancara berstruktur.

G. Teknik Analisis Data

Data yang telah dikumpulkan, diolah dan menggunakan penelitian kualitatif serta analisis domain untuk memperoleh gambaran umum dan menyeluruh pada objek dengan menerangkan teknik analisis selama dilapangan, dan dilakukan secara interaktif melalui proses data reduksi, data display dan verification ( Miles and Huberman 1984) dikutif Sugiyono 2010 : 294)  

1.    Reduksi data, Data yang didapat di lapangan langsung diketik atau ditulis dengan rapi, terinci serta sistematis setiap selesai mengumpulkan data. Data-data yang terkumpul semakin bertambah biasanya mencapai ratusan bahkan ribuan lembar. Oleh sebab itu laporan itu harus dianalisis sejak dimulainya penelitian. Laporan-laporan itu perlu direduksi, yaitu dengan memilih hal-hal pokok yang sesuai dengan fokus penelitian kita. Kemudian dicari temanya. Data-data yang telah direduksi memberikan gambaran yang lebih tajam tentang hasil pengamatan dan mempermudah peneliti untuk mencarinya jika sewaktu-waktu diperlukan. Reduksi dapat pula membantu dalam memberikan kode-kode pada aspek tertentu.

2.    Display data, data yang semakin bertumpuk-tumpuk itu kurang dapat memberikan gambaran secara menyeluruh. Oleh sebab itu diperlukan display data. Display data ialah menyajikan data dalam bentuk matrik, network, chart, atau grafik, dan sebagainya. Dengan demikian, peneliti dapat menguasai data dan tidak terbenam dengan setumpuk data.

3.    Penarikan kesimpulan dan verifikasi, sejak semula peneliti berusaha mencari makna dari data yang diperolehnya. Untuk maksud itu, ia berusaha mencari pola, model, tema, hubungan, persamaan, hal-hal yang sering muncul, hipotesis, dan sebagainya. Jadi dari data yang didapatnya itu ia mencoba mengambil kesimpulan Laporan penelitian kualitatif dikatakan ilmiah jika persyaratan validitas, rehabilitas, reliabilitas, dan objektivitasnya sudah terpenuhi. Oleh sebab itu, selama proses analisis hal-hal tersebut selalu mendapat perhatian.

H. Pengujian Keabsahan Data

Dalam rencana pengujian keabsahan data penulis menggunakan uji kredibilitas data dengan perpanjangan pengamatan keikutsertaan, triangulasi, diskusi dengan teman sejawat. Pengujian Transferability, Dependability dan pengujian konfirmability. (sugiyono 2010 : 368-377) 

Untuk dapat memberikan tingkat keyakinan yang kuat terhadap hasil penelitian ini dalam menjawab rumusan masalah, maka peneliti menggunakan pengujian keabsahan data sebagai berikut:

a. Uji Kridibiltas

1). Perpanjangan pengamatan, adalah penulis pada saat belum mendapatkan data yang jenuh, maka penulis menambah waktu pengamatan dengan kembali turun ke lapangan untuk mendapatkan kembali data yang baru hingga rumusan masalah penelitian benar-benar bisa terjawab.

2). Trianggulasi data dengan menggunakan tiga macam cara yaitu trianggulasi sumber, trianggulasi teknik, triangulasi waktu.

a. Triangulasi sumber adalah dengan cara mengecek data melalui beberapa sumber

b. Triangulasi Teknik adalah di;akukan dengan cara mengecek data dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.

c.  Triangulasi waktu adalah data yang dikumpulkan dengan teknik wawancara dengan pertimbangan waktu yang dianggap menguntungkan yang diwawancara.

3). Diskusi teman sejawat, untuk lebih memberikan kepercayaan terhadap hasil penelitian terutama tingkat kesahihan data, maka peneliti kembali melakukan diskusi dengan teman sejawat yang sekiranya mengerti tentang fokus penelitian. (Siugiyono : 368-377)

b. Pengujian Transferability.

Dalam pengujian transferability bila digunakan dalam konteks dan situasi sosial internal, sehingga dimungkinkan dalam penelitian kualitatif maka penelili dalam membuat laporannya harus memberikan uraian yang rinci, jelas dan sistematis dan dapat dipercaya. Bila pembaca laporan penelitian memperoleh gambaran yang sedemikian jelasnya, “semacam apa” suatu hasil penelitian dapat diberlakukan (transferability), maka laporan tersebut memenuhi standar transferabilitas (sanafiah faisal,1990 dalam buku Soegiyono : 376)

c. Pengujian Dependability

Dalam pengujian dependability penelitian kualitatif dilakukan dengan audit terhadap keseluruhan proses penelitian. Caranya dilakukan auditor yang independeng atau pembimbing untuk bagaimana peneliti mulai menentukan masalah / fokus, memasuki lapangan, menentukan sumber data, analisis data, melakukan uji keabsahan data sampai membuat kesimpulan harus dapat ditunjukkan oleh penelti.

d. Pengujian Konfirmability

Dalam   penelitian   kualitatif,   Pengujian   ini   mirip    dengan uji dependability, sehingga pengujiannya dapat dilakukan secara bersamaan, menguji konfirmability berarti menguji hasil penelitian, dikaitkan dengan proses yang dilakukan. Bila hasil penelitian merupakan fungsi dari prosese penelitian yang dilakukan, maka penelitian tersebut telah memenuhi standar konfirmability

  

BAB IV

PENUTUP

A.Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis kemukakan pada bab-bab terdahulu dapat disimpulkan sebagai berikut :

1.   Pelaksanaan sistem pengelolaan data dan laporan administrasi sekolah pada Kantor Unit Pelaksnana Teknis Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo.

a. Dalam Pelaksanaan sistem pengelolaan data dan pelaporan pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo, sebagai upaya penyelesaian dengan menggunakan sistem atau pola pengaturan dan penyusunan data dan pelaporan telah dilaksanakan dengan memberian pelayanan, eksistensi seorang pimpinan dalam pengelolaan penataan kerja pegawai pada suatu institusi atau lembaga pemerintahan adalah dibutuhkannya tindakan mempengaruhi dan meyakinkan orang-orang yang berusaha bersama dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

b. Dalam sistem pengelolaan data dan pelaporan dari sisi Laporan Bulanan dimana ditandai dengan administrasi program pembelajaran, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian dan administrasi perlengkapan/barang sarana dan prasarana kantor dan sekolah, dapat disimpulkan bahwa keseluruhan pegawai telah menerima dan mencatat dan mengelolah secara administrasi dengan sistem verifikasi dan rekapitulasi untuk ditindak lanjuti ke pihak Dinas Pendidikan Kabupaten. Hal dapat dinyatakan telah terkelolah dengan baik dan dapat pula dinyatakan berjalan dengan baik dan maksimal.

c. Dalam konteks laporan pertanggungjawaban Dana Bos, dimana sistem pengiriman laporan dari sekolah yang telah diterima oleh pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan terkait dengan Format K.1 sampai dengan Format K.7, dapat dinyatakan diterima dan dikelola data dan pelaporannya. Keseleruhan pegawai telah berpendapat bahwa pengiriman itu telah berjalan dengan baik, dan kesulitan yang dialami oleh pihak pegawai adalah adanya data yang tidak akurat atau tidak sesuai dengan petunjuk, telah dikembalikkan untuk diperbaiki sehingga pihak UPTD mengalami kesulitan dan keterlambatan untuk memasukkan data dan pelaporan ke pihak Dinas Pendidikan Kabupaten, dalam hal ini pada Tim Manajer Bos kabupaten.

2.   Hambatan dan upaya pemecahannya.          

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti diperoleh beberapa hambatan yang oleh pegawai terkait dengan pengelolaan data dan pelaporan adminsitrasi dilapangan, yang dipandang perlu mendapatkan perhatian dari segenap pimpinan dan pegawai antara lain:

a. Pemahaman dan Pengetahuan pegawai dalam pengelolaan data dan pelaporan administrasi sekolah.  

Lemahnya pengetahuan dan pemahaman sebahagian pegawai yang menyangkut sistem manajemen kerja dalam penyelesaian pekerjaan secara administrasi yang cepat terkait dengan teknis yuridis formal dan operasional materi pekerjaan, juga mengenai keterampilan menyusun pola kerja yang memungkinkan efesien dan efektif, sehingga banyak diantara pegawai kurang memiliki kompetensi dan perhatian, persiapan atau program kerja, kesiapan dan kelengkapan perangkat administrasi.

b. Pelaksanaan sistem pengelolaan data dan pelaporan kurang seiring dengan kualitas kerja pegawai  masih lemah

Dalam rangka pelaksanaan sistem pengelolaan data dan pelaporan dan penataan kerja dalam organisasi diharapkan memberikan dukungan dalam meningkatkan kualitas kerja pegawai, hal ini ditemukan karena kurangnya semangat kerja pegawai yang merupakan suatu alat motivasi yang dapat merangsang dedikasi kerja seorang pegawai.

Untuk mengatasi hambatan tersebut, berbagai upaya yang telah dilakukan yaitu:

a. Pengembangan pegawai.

            Untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman seorang pegawai dalam rangka pelaksanaan sistem pengelolaan data dan pelaporan serta penataan kerja pegawai, diperlukan suatu langkah yang amat penting dan suatu pemberian bimbingan dan arahan yang dapat berdampak pada organisasi adalah diberikannya kesempatan pegawai untuk mengembangkan diri lewat pendidikan formal atau pemberian bimbingan teknik operasional sesuai dengan bidang kegiatan yang bersangkutan.

b. Pengelolaan data dan pelaporan dalam meningkatkan kualitas kerja pegawai.

Untuk memenuhi harapan pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe Kabupaten Wajo, terkait dengan beban kerja yang begitu rumit, dimana penyelesaian administrasi bebannya terus bertambah dan sering berubah khususnya secara teknis, dimana pekerjaan administrasi dilakukan didasarkan atas tupoksi, telah memberikan suatu dampak kerja yang membutuhkan prosedur dan sistem kerja yang berat dirasakan oleh pegawai, mengenai pemenuhan hak dan kewajiban pegawai tentunya pihak UPTD Pendidikan Kecamatan Tempe, intens dan secara berkesinambungan telah memberikan yang menjadi haknya, seperti pemberian cuti, insentif, honor, pengadaan komputer dan kelengkapan administrasi  dan lainnya, tentunya yang dikeluhkan pihak pegawai telah terus diantisipasi dan menyesuaikan dengan kemampuan organisasi untuk memenuhi yang dimaksud. Dalam usaha memenuhi secara keseluruhan hak tersebut tentunya di iringi dengan hasil kerja yang berkualitas. 

B.Saran-saran

1.      Pimpinan dalam mewujudkan pelaksanaan sistem pengelolaan data dan pelaporan administrasis sekolah, kiranya mempertimbangkan kondisi lingkungan kerja, dan karakteristik manusia yang menjadi pegawai. Olehnya itu penerapan sistem dan tata kerja  dimaksudkan disini adalah pola kerja yang dapat membantu khirarki pekerjaan sehingga tidak tumpangtindih, serta pegawai dapat memahami dengan jelas pekerjaannya yang akan diselesaikan secara cepat dan tepat waktu.

2.  Pegawai pada suatu lembaga pemerintahan diharapkan bekerja didasarkan atas pendelegasian kewenagan berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, dengan mengedepankan kualitas pekerjaan, tanpa meninggalkan etika organisasi dan nilai-nilai kearifan lokal.

3.      Unsur Pimpinan hendaknya dapat melakukan pengawasan secara menyeluruh terhadap penyelenggaraan pekerjaan baik secara administrasi maupun operasional dilapangan dan kebutuhan-kebutuhan pegawai yang diperlukan terkait dengan beban pekerjaan dan pengurusan administrasinya

4.      Pimpinan dalam hal ini Kepala Unit Pelaksana Teknik Dinas Pendidikan Kecamatan tempe Kabupaten Wajo, hendaknya memperhatikan kesejahteraan, kepastian karir pegawai  sebagai motivasi akan pelaksanaan pekerjaannya berupa pemberian promosi, insentif atau bonus yang layak berdasarkan ketentuan dan kemampuan organisasi

Lampiran 05

PENGELOLAAN ARSIP PADA UNIT TATA USAHADI SMA AL-ISLAM KRIAN

Yuni Lailatus Sakdiyah

Program Studi Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Surabaya

E-mail: yunilailatus@rocketmail.com

PENDAHULUAN

Dalam era modern ini informasi merupakan kegiatan yang sangat kompleks dalam suatu pendidikan, karena informasi dapat berperan sebagai proses pengambilan keputusan. Untuk mengambil keputusan diperlukan informasi yang lengkap dan jelas. Oleh karena itu sekolah perlu menciptakan pengelolaan arsip yang baik.

Informasi yang tersimpan dalam arsip merupakan informasi yang dibutuhkan oleh semua warga sekolah, sebagai bukti dari kegiatan sekolah yang dilakukan. Mulai dari kegiatan awal dibangunnya sekolah itu hingga kegiatan pembelajaran, pengelolaan sumber daya manusia, kegiatan akademik dan non akademik dalam sekolah.Arsip juga dibutuhkan sebagai pengambilan keputusan dalam berbagai hal, dalam pengambilan keputusan sekolah di perlukan bukti- bukti yang nyata dalam setiap kegiatan. Karena dalam pendidikan harus ada bukti yang riil atau nyata untuk mendapatkan prestasi baik bidang akademik maupun non akademik dari siswa maupun sekolah yang bersangkutan.

Arsip memiliki manfaat yang sangat besar bagi organisasi pendidikan maka arsip perlu di pelihara dan di kelola dengan baik sesuai ketentuan sekolah yang mengacu juga pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 28 Tahun 1945. tentang Pelakasanaan Undang-Undang No 43 Tahun2009 tentang Kearsipan disebutkan, bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara.

Sekolah memiliki unit tata usaha menurut Kaluge (2003: 07) dikemukakan bahwa tata usaha memiliki tugas pokok yang berhubugan erat dengan pekerjaan tulis menulis (clerical work) di kantor.Oleh karena itu salah satu kegiatan unit tata usahaadalah mengelola arsip. Tujuan pengelolaan arsipyaitu untuk memudahkan dalam pencarian informasiyang diperlukan.Menurut Khusaeri (2012: 01) menjelaskan, bahwa: masalah kearsipan saat ini memang belumditangani dengan baik oleh pemerintah kota, salah satu buktinya adalah sering kalahnya pemerintahkota dalam berbagai kasus kepemilikan asset. Maka,diperlukan pengelolaan arsip yang baik dalam setiapkegiatan penanganan arsip, mulai dari penyimpananarsip hingga penyusutan arsip.Berdasarkan kenyataan dilapanganmembuktikan bahwa pengelolaan arsip tidak efektifdan efisien, sehingga dapat mempengaruhi lembagaitu sendiri dalam mengambil sebuah keputusan yangmemerlukan informasi dari arsip yang di miliki. Haltersebut dapat dilihat dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang telah disimpan.Arsip menurut Keputusan PresidenRepublik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 pasal 1ayat 1 menjelaskan, bahwa: Naskah-naskah yang dibuat dan diterimaoleh lembaga-lembaga negara dan badan- badan pemerintahan dalam bentuk corakapapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaankegiatan pemerintah. Naskah-naskah yangdibuat dan diterima oleh badan-badanswasta dan/atau peorangan, dalam bentukcorak apapun, baik dalam keadaan tunggalmaupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaaan.Menurut The Liang Gie (1992: 118) arsipadalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secarasistematis karena mempunyai suatu kegunaan agarsetiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukankembali.Berdasarkan pengertian diatas dapatdisimpulkan arsip adalah suatu hasil informasi yangdimiliki oleh seseorang, organisasi pemerintahmaupun swasta. Yang merekam hasil kegiatannya,dengan tujuan untuk menyimpan informasi sebagaitujuan yang diinginkan salah satunya digunakanuntuk pengambilan keputusan oleh pemimpin.Arsip Nasional Republik Indonesia(2009:21) memaparkan, bahwa arsip memilikifungsi yaitu,Fungsi arsip secara umum menggambarkandua fungsi dalam organisasi yaitu, fungsisubstantif (fungsional) dan fungsi fasilitatif(administratif). Dan secara khusus fungsiarsip yaitu merekam pengalaman, memori,dan sejarah; menunjang aktivitasadministrasi, manajemen dan organisasi,serta membantu upaya pengambilankeputusan, menunjukkan bahwa bukti dan pertanggungjawaban atas hak dankewajiban, di samping merupakan sumberinformasi untuk mengenali identitas perorangan, kelompok, maupunmasyarakat/bangsa; serta sebagai wahanakomunikasi politik, sosial, dan nilai-nilai budaya

Fungsi arsip tersebut disimpulkan bahwakegiatan merekam semua informasi baik secaralangsung maupun tidak langsung untuk disimpandan dipelihara sebagai suatu informasi penting bagiinsntansi pemerintah, swasta maupun perorangan.Pengelolaan arsip pada lembaga pendidikan sangatdiperlukan sebagai suatu fungsi yang sangat penting bagi mutu dari sekolah.Menurut Amsyah (2003: 51) menjelaskan, prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaandan prosedur penyimpanan. Untuk prosedur permulaan terdiri dari kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan.Kegiatan kearsipan yang pertama dapatdilakukan dengan pencatatan dan pendistribusiansurat masuk dan keluar, karena surat itu sebagai bukti adanya informasi yang menjadikan sebuahkegiatan yang dilakukan. Surat dapat ditujukan padasatu orang atau lebih, ketika surat masuk makaharus diterima dan diteliti oleh penerima surat. Jikasurat keluar, maka arsiparis dapat melakukan salahsatunya yaitu pemberian nomor surat.Pada pengelolaan arsip diperlukan sebuah penyimpanan arsip dengan tujuan untukmenemukan kembali arsip yang disimpan untukditemukan kembali. Maka dalam pengelolaan arsipdiperlukan sebuah penyimpanan yang memilikimutu dalam tingkat penyimpanannya. MenurutBarthos (2007:57) menjelaskan, bahwa penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan.Menyimpan arsip hendaknya ditempat yangmemenuhi syarat. Pergunakanlah rak logamdaripada menggunakan almari yangtertutup. Ukuran antara rak yang terbawahdengan lantai sekitar enam inci. Karena halini akan memudahkan udara bergerakdengan bebas, disamping itu pula untukmemudahkan membersihkan lantai dibawahrak tersebut.Menurut The Liang Gie (1992: 120)mengatakan bahwa ada lima macam sistem penyimpanan warkat yaitu: penyimpanan menurutabjad (alphabetic filing), penyimpanan menurut pokok soal (subject filing), penyimpanan menurutwilayah (geographic filing), penyimpanan menurutnomor (numeric filing), penyimpanan menuruttanggal (chronological filing).Pengelolaan arsip diperlukan kegiatan yangefisien untuk menjaga keamanan arsip yangdimiliki. Maka untuk peminjaman arsip diperlukansyarat-syarat dalam meminjamnya. MenurutAmsyah (2003: 202) mengemukakan, peminjamanarsip adalah keluarnya arsip dari file karenadipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunitkerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerjalain dalam organisasi.

Penggolongan arsip menurut keasliannya.

Menurut fungsinya arsip terdiri dari arsipdinamis dan arsip statis.Menurut Sumarto dan Dwiantara (2000:83)memaparkan, pimpinan membutuhkan dokumenyang telah disimpan unutk melihat danmemanfaatkan informasi pada arsip tersebut. Maka,sekertaris harus segera mencari arsip yangdibutuhkan oleh pemimpin. Sedangkan menurut TheLiang Gie (1992: 140) menjelaskan bahwa:Kebutuhan akan sesuatu warkat tertentuhendaknya diajukan kepada bagian arsip.Misalnya dalam sistem penyimpananmenurut pokok soal, maka setiap kali pimpinan atau satuan organisasi lainmemerlukan sepucuk surat, merekameminta kepada bagian arsip denganmenyebutkan surat mengenai pokok soalapa dan siapa pihak pengirim/penerimasurat itu.Menurut pengertian diatas bahwa penemuankembali arsip adalah bagaimana cara menemukanarsip dengan mudah dan cepat sesuai dengankebutuhan peminjam. Karena proses penemuankembali arsip harus sesuai dengan kebutuhan peminjam, untuk menjaga efisiensi dalam penggunaan arsip yang dimiliki.Pada pengelolaan arsip diperlukan sebuahfasilitas yang baik, diantaranya peralatan dan perlengkapan yang mendukung. Menurut Amsyah(2003: 178) menjelaskan, keberhasilan dalammanajemen kearsipan adalah secara langsungdipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk

menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatantersebut. Nilai yang terdapat dalam peralatan dan perlengkapan memiliki fungsi besar bagikeselamatan arsip yang dimiliki bagi lembaga pendidikan, karena arsip tidak memiliki duplikatarsip yang sama.Pengelolaan arsip dibutuhkan pemeliharaandan perawatan untuk menjaga keamanan arsip,menurut Wursanto (1991:26) menjelaskan sistem perawat simpanan arsip ialah sistem yang digunakandalam pemeliharaan dan pengamanan arsip. penyimpanan yang aman terhadap arsip-arsip sangat penting, mengingat arsip mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Amanmeliputi: aman terhadap pencurian, aman terhadapkebakaran, aman terhadap kebanjiran, amanterhadap kerusakan yang disebabkan oleh berbagaimacam hal, misalnya serangga, kutu buku, udara(lembab, terlalau kering).Penyusutan arsip dilakukan untukmembatasi penumpukan surat-surat yang dimilikioleh sebuah organisasi. Maka dalam melakukan penyusutan dapat dilakukan dengan memilah-milahsurat yang ada berdasarkan golongannya. MenurutThe Liang Gie (1992: 146-147) memaparkan bahwalangkah yang pertama yang harus dilakukan dalam proses penyusutan arsip adalah menggolongkanarsip dalam kelas-kelas tertentu menurut urutan pentingnya ada 4 yaitu sebagai berikut.Penggolongan yang dapat dipakai dalam proses penyusutan ialah pembagian dalam 4tingkat: warkat vital, warkat penting, warkat berguna, warkat tidak penting. Warkat vitaladalah surat-surat sangat penting yangdimiliki oleh sebuah lembaga yang harusdisimpan dalam bentuk aslinya. Warkat iniharus disimpan untuk selama-lamanya.Arsip penting yaitu surat-surat yangmempuyai kegunaan besar, yang membantukelancaran instansi atau sukar digantiapabila hilang karena biayanya yang sangat besar atau sulitnya mengusahakan penggantinya. Warkat berguna adalah surat-surat yang nilai kegunaannya bersifatsementara dan hanya kadangkala diperlukankembali. Warkat tidak penting adalah suratyang habis kegunaannya setelah selesaidibaca, misalnya nota, memo atau surat pemberitahuan lainnya yang isinya sangatsingkat dan menyangkut soal yang sangatkecil.Menurut Pedoman Pelayanan Tata UsahaUntuk Perguruan Tinggi dalam Daryanto (2011: 94)mengemukakan tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat menyurat yang dimulai darimenghimpun (menerima), mencatat, mengelola,mengadakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan organisasi.Kegiatan pengelolaan arsip sekolahdilakukan pada unit tata usaha yang berfungsisebagai kantor yang mengurusi berbagai kegiatan persuratan.Menurut Sumarto dan Dwiantara (2000: 68)menjlaskan salah satu pengelolaan warkat adalah penyimpanan warkat. Warkat harus disimpandengan benar agar apabila suatu saat organisasimembutuhkan sebagai sumber informasi, warkattersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat dancepat sesuai dengan kebutuhan.Kegiatan pengelolaan arsip memilikimanfaat utama bagi keselamatan informasi yangdimiliki oleh sekolah, baik yang bersifat informasiakademik maupun non akademik dan merupakantanggung jawab bagi pegawai kearsipan dalam bidang administrasi disekolah.Berdasarkan uraian yang telah dikemukakandiatas, maka fukus penelitian ini yaitu pelaksanaanarsip pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Krianyang terdiri dari:

METODE

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatatif kunci utama instrumen penelitian ini adalah peneliti,karena peneliti harus terjun langsung ke lapangan untuk meneliti permasalahan yang ada dilapangan.Penelitian ini direncanakan menggunakan pendekatan kualitatif dengan menggunakan rancangan penelitian fenomenologis. MenurutCreswell (2009: 20) menjelaskan penelitian fenomenologi merupakan strategi penelitian dimana peneliti mengidentifikasi hakikat pengalamannya tentang suatu fenomena tertentu.Selama kegiatan pengumpulan data dilakukan, peneliti mengamati pengelolaan arsip, dengan rancangan penelitian dari penyusunan instrumen wawancara, dokumentasi, dan observasi.Data yang terkumpul akan dikelompokkan menurut jenis data dan sumber informan, selanjutnya penelitiakan menganalisis data untuk menjadi laporan yangsesuai dengan fokus penelitian.Teknik pengumpulan data dalam penelitianini menggunakan tiga cara yakni wawancara,observasi partisipan, dan studi dokumentasi. Teknik wawancara menurut Esterberg dalam Sugiyono (2011:231) menjelaskan pada teknik analisis dataterdapat teknik wawancara, yaitu merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi danide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu.Pada kegiatan pelaksanaan wawancara peneliti dapat menggunakan alat bantu yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data. Alat tersebut diantaranya, buku catatan, (alat perekam) dan kamera untuk mengambil gambar. Observasi menurut Nasution dalam Sugiyono (2011: 226) menjelaskan observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan. Para ilmuan hanya dapat bekerja berdasarkan data, yaitu fakta mengenai duniakenyataan yang diperoleh melalui observasi.Sedangkan studi dokumentasi menurut Sugiyono(2011: 240) mengemukakan, bahwa: studi dokumentasi dalam penelitian merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengelolaan arsip pada unit tata usaha dalampelaksanaan kegiatan arsip di SMA Al-Islam Krian.

Arsip merupakan dokumen yang dimiliki oleh sebuah lembaga yang di simpan, di kelola dengan baik agar dapat di fungsikan sebagai informasi penting. Karena informasi penting yang disimpan harus di rawat, agar memiliki nilai guna bagi sebuah lembaga.Pengelolaan arsip dilakukan untuk mempermudah dalam penanganan arsip, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip jika diperlukan. Jika pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik, maka arsip dapat difungsikan sebagai alat untuk menunjang setiap kegiatan yang dilakukan dalam sebuah lembaga. di mana pimpinan dapat memberikan keputusan dengan arsip yang dimiliki. Karena berdasarkan arsip yang dimiliki kepala sekolah dapat mengetahui bukti hasil dari kegiatan yang dilakukan dalam sekolah, baik datasiswa, guru, beserta stafnya.Seiring dengan bertambahnya jumlah murid dalam setiap tahunnya di SMA Al-Islam Krian, tidak menutup kemungkinan jumlah guru juga bertambah. Maka diperlukan kegiatan pelaksanaan penyimpanan arsip yang baik. Agar arsip dapat terjaga dan di tata menurut jenisnya, tersimpan dalam keadaan yang baik. Pada unit tata usaha di SMA Al-Islam menggunakan azas penyimpanan arsip secara campuran dimana arsip dikelola pada unit tata usaha. Pada ruang tata usaha juga terdapatruang arsip tersendiri untuk penyimpanan arsip lama.Pada pengelolaan arsip unit tata usaha diSMA Al-Islam Krian terdapat sebuah pelaksanaan kegiatan arsip yang di dalamnya menangani semua kegiatan arsip yang meliputi, kegiatan pencatatandan pendistribusian surat masuk dan keluar, penyimpanan arsip, peminjaman arsip, jenis arsip yang disimpan, prosedur penemuan kembali arsip, fasilitas dalam pelaksanaan arsip, pemeliharaan dan perawatan arsip, serta penyusutan dan pemusnahan arsip di SMA Al-Islam Krian.

Kegiatan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan keluar pada unit tata usaha di SMAAl-Islam Krian.Kegiatan pengelolaan surat masuk pada unittata usaha di SMA Al-Islam Krian meliputi

Langkah pertama melihat surat yang dikirim dari siapa dan di tujukan untuk siapa, dengan tujuan apa surat tersebut ditujukan. Karena salah satu fungsi surat adalah sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, maka penerima surat harus meneliti surat masuk agar sesuai dengan tujuan dalamisi surat.

Langkah kedua, melakukan kegiatan pemberian lembar disposisi yang di isidengan (diterima tanggal, dari, hal,no.agenda, disposisi). Lembar disposisi digunakan untuk mengetahui isi surat yang nantinya akan di beritahukan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dipertimbangkanatau diserahkan pada wakil kepala sekolah sesuai dengan isi surat dan hasil persetujuan kepala sekolah yang di isi dalam lembar disposisi.

Langkah ketiga, dalam pemberian nomor agenda dilakukan dengan cara memasukkan data dalam file komputer. Penomoran surat diberikan berdasarkan urutan surat masukyang datang.

Langkah keempat, di lakukan prosedur pengagendakan arsip dalam komputer dan buku. Dimana ketentuan tersebut dibuat dengan tujuan jika file dalam computer hilang, maka unit tata usaha masih memiliki duplikat dari file arsip tersebut. Dan pengarsipan untuk buku agenda biasadilakukan unit tata usaha di SMA Al-Islamsatu bulan sekali atau jika file dalamkomputer dirasa cukup penuh.

Langkah kelima, surat diberikan pada kepala sekolah untuk dilihat isi surat dan berdasarkan surat masuk kepala sekolah harus menunjuk salah satu wakil kepala sekolah untuk menindak lanjuti tujuan dari surat masuk. Setelah itu surat diberikan menurut keputusan kepala sekolah kepada salah satu wakil kepala sekolah yang sudah ditulis dalam disposisi.

Langkah keenam, dilakukan penyimpanan arsip dimana arsip yang sudah diberikan kepada wakil kepala sekolah berdasarkan lembar disposisi yang sudah disetujui kepala sekolah. Di berikan kepada ruang tata usaha untuk di arsipkan berdasarkan jenis surat masuk.Arsip yang disimpan tidak hanya surat masuk saja, melainkan surat keluar juga diarsipkan dalam unit tata usaha.

Dilakukan penyimpanan arsip surat keluar berdasarkan jenis surat keluar. Arsip yang disimpan berdasarkan jenis surat, jika arsi psurat keluar berbentuk Surat Keterangan maka penyimpannya juga dibedakan dengan surat keluar yang berbentuk umum.B.

Kegiatan penyimpanan arsip pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian.Pengelolaan arsip pada unit tata usaha dilakukan dengan baik, salah satunya dengan penyimpanan arsip yang dilakukan sesuai denganketentuan dalam unit tata usaha. Penyimpanan arsip pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian dengan cara mengelompokkan jenis surat.Terdapat jenis surat masuk dan keluar, namun dalam unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian penyimpanan arsip dilakukan dalam unit tata usaha. Didalam ruang tata usaha terdapat dua ruangan, ruangan pertama digunakan sebagai kegiatan pelaksanaan arsip dan admnistrasi. Namun juga sebagai tempat penyimpanan arsip yang baru, yang disimpan dalam almari arsip dengan jenis masing-masing arsip.Pada ruangan yang kedua, terdapat ruangan yang agak kecil yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip lama. Arsip yang disimpan dalam map ordner dan snalhaecter. Ordner digunakan untuk menyimpan arsip umum,sedangkan snalhaecter digunakan untukmenyimpan arsip pribadi guru. Penyimpanan arsip dilakukan pada tempat yang aman agararsip dapat terjaga dan terawat menggunakan penyimpanan arsip dengan sistem abjad. 

Kegiatan peminjaman arsip pada unit tata usahadi SMA Al-Islam Krian.Pada unit tata usaha di SMA Al-Islam kriandalam pengelolaan kegiatan peminjaman arsip.Di lakukan dengan cara meminjam jenis surat yang di inginkan dengan cara pengisian identitas diri yang terdiri dari nama terang, tanda tangan, dan tanggal, bulan, tahun peminjaman surat.Pengisian identitas diri tersebut, di isi pada lembar kertas kosong yang nantinya akan digunakan sebagai penyekat arsip yang dipinjam

Pada unit tata usaha kegiatan peminjaman arsip masih menggunakan syarat yang sederhana.Karena di SMA Al-Islam Krian, menumbuhkan rasa tanggung jawab yang besar. Jika sesorang meminjam arsip harus dikembalikan berdasarkan ketentuan yang dimiliki oleh unit tata usaha yaitu peminjam arsip harus mengisi lembaran kosong yang di isi identitas diri. Lalu mengembalikan arsip setelah selesai digunakan dengan jenjangwaktu tidak lebih dari satu hari. Jika dalam satu hari tersebut arsip tidak dikembalikan, maka keesokan harinya staf tata usaha yang menangani arsip harus menemui peminjam arsip. Untuk meminta arsip yang telah dipinjam sebelumnya.

Klasifikasi atau penggolongan arsip yang disimpan pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian.Klasifikasi atau penggolongan arsip yangdisimpan oleh unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian adalah Surat yayasan, surat keputusankepala sekolah, kuosioner, laporan semester,UAN, Kanwil Diknas, Diknas Sidoarjo, CabangDinas Krian, MKKS (Musyawarah Kerja KepalaSekolah), Instansi lain, Sekolah lain, MUSPIKA,Komite sekolah, Departemen agama, Keterangan penelitian, Panggilan sekolah, Home visit,murid, Siswa, Siswa DO, Mutasi siswa, Eksulsekolah, Nomor ujian, Guru dan staf, Penugasan,Inventaris, Peningkatan SDM, Monitoring kelas,Pen. STTB, Presensi guru, Keadaan siswa,Kumpulan nominatif, Permohonan blanko ijazah,Laporang peggunaan blanko STTB, Lap SPJsubsidi UN.

Fasilitas arsip pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian.Fasilitas yang digunakan dalam melakukan kegiatan pelaksanaan arsip dalam unit tata usahadi SMA Al-Islam Krian adalah almari arsip,map, snalhaecter, ordner dan stapler. Peralatan tersebut digunakan sebagai penunjang kegiatan pelaksanaan arsip dalam unit tata usaha.G. 

Pemeliharaan dan perawatan arsip pada unit tatausaha di SMA Al-Islam Krian.Pada pemeliharaan dan perawatan arsip unittata usaha di SMA Al-Islam Krian menggunakanalat sederhana sederhana, di antaranya ada sapu,kemucing, lap kaca. Waktu yang dilakukandalam pemeliharaan dan perawatan arsip dalam unit tata usaha. Di lakukan ketika arsip dalam ordner dirasa sudah cukup penuh maka akandiganti. Arsip dalam ordner tersebut akan disimpan dalam almari arsip lama pada ruangan tersendiri.  Tidak ada penjadwalan dalam pemeliharaan dan perawatan arsip, namun dilakukan pembersihan arsip, perawatan arsip yang berhubungan dengan kebersihan arsip. untuk arsip yang robek, unit tata usaha SMA Al-Islam Krian menggunakan cara dengan memberikan keterangan bahwa arsip yangdimiliki telah robek.H.

Penyusutan dan pemusnahan pada unit tata usahadi SMA Al-Islam Krian.Penyusutan dan pemusnahan pada unit tatausaha di SMA Al-Islam Krian belum pernah dilakukan. Karena SMA Al-Islam Krian arsip merupakan dokumen penting bagi sebuah lembaga pendidikan. Arsip yang dimiliki mulaidari berdirinya SMA Al-Islam Krian sampai sekarang tidak pernah dimusnahkan. Bahkan SMA Al-Islam masih menyimpan data guru lamayang sudah keluar. Data guru yang sudah tidak mengajar masih tetap disimpan, dan data tersebut boleh dipinjam kembali dalam unit tata usaha bila diperlukan oleh guru tersebut. Namun dengan ketentuan dalam peminjaman arsip, datayang dipinjamkan adalah arsip duplikatnya.Karena untuk menghindari jika arsip yang dipinjamkan hilang, unit tata usaha masih memiliki arsip yang asli. Arsip yang sudah lama disimpan dalam gudang arsip dan arsip dibiarkan hingga lapuk.

PENUTUP

Berdasarkan fokus penelitian, hasil penelitian, danhasil pembahasan dalam penelitian yang telahdipaparkan pada pengelolaan arsip pada unit tatausaha di SMA Al-Islam Krian. Maka simpulan yangdapat dipaparkan adalah:

Kegiatan penerimaan surat masuk dan keluar pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Kriandilakukan dengan dua cara pengagendaan.Menggunakan agenda dalam bentuk filekomputer dan penulisan dalam buku agenda.Melampirkan lembar disposisi dalam suratmasuk. Pemberian nomor dilakukan setelahdilakukan pengagendaan. Untuk pendistribusiansurat keluar menggunakan buku ekspedisi jikadirasa surat tersebut penting. Untuk surat keluaryang bersifat Surat Keterangan (SK) dikeluarkanoleh kepala sekolah.2.

Kegiatan penyimpanan arsip pada unit tata usahadi SMA Al-Islam Krian dilakukan denganmenggolongkan berdasarkan jenis arsip dengansistem abjad. Arsip disimpan dalam ordner dansnalhaecter, untuk ordner digunakan untukmenyimpan arsip umum. Sedangkan untuksnalhaecter digunakan untuk menyimpan arsipdata guru.3.

Kegiatan peminjaman arsip pada unit tata usahadi SMA Al-Islam Krian dengan cara pengisianlembar kosong yang berisi identitas diri peminjam (nama terang, tanggal, bulan, tahun peminjaman, tanda tangan). Arsip yang dipinjamtidak boleh lebih dari satu hari, untukmenghindari arsip yang hilang.4. 

Prosedur penemuan arsip dapat dilihat dari jenisarsip yang ingin dipinjam. Dapat dilihat secaralangsung dalam almari arsip pada ordner suratdan dapat dilihat pada indeks surat didalamordner.6.

Fasilitas arsip yang dimiliki oleh unit tata usahadi SMA Al-Islam Krian adalah almari arsip berbentuk memanjang dengan bahan kayu, almari berbahan dasar stainless, loker, ordner,snalhaecter, map.7.

Pemeliharaan dan perawatan arsip pada unit tatausaha di SMA Al-Islam Krian dilakukan denganmenambah ordner arsip yang dirasa sudah cukup penuh. Pemberian surat keterangan pada arsipyang robek.8.