Penyimpanan

MAKALAH

PENYIMPANAN

Tugas Makalah ini Untuk Memenuhi Mata Kuliah Manajemen Perbekalan

 

Oleh :

M. Irfan Efendi                       (138314055)

Fitria Liyanatus S                    (138314049)

Farah Arini H                          (138314051)

Claudia J.C Givenchy             (138314053)

Susi Susanti                             (138314054)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

SURABAYA

2014

PENGERTIAN PENYIMPANAN

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Tiga hal penting yang perlu mendapat perhatian dalan rangka penyimpanan barang adalah : tempat keadaan, keamanan dan pemeliharaan. Tempat penyimpanan atau gudang harus memenuhi persyarataan-persyaratan tertentu, demikian pula keamanan barang, baik dari pencurian maupun dari cuaca harus mendapat perhatian. Demikian pula pemeliharaan yang memerlukan alat, biaya dan tenaga pelaksanaan tidak boleh dilupakan. Sekarang yang dimaksud dengan penyimipanan ialah kegiatam yang dilakukan untuk menapung hasil pengadaan barang –barang yang belum atau akan didistribusikan dan disimpan didalan gudang.

FUNGSI PENYIMPANAN

Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi – fungsi sebelumnya. Fungsi ini mencakup segala kegiatan mengenai pengurusan pengelolaan penyimpanan barang persediaan yang antara lain termasuk didalamnya kegiatan – kegiatan mengenai :

1.      Perencanaan ruang –ruang penyimpanan

2.      Penyelenggaraan tata laksana penyimpanan

3.      Perencanaan alat – alat pembantu pengatur barang

4.      Tindakan – tindakan keamanan dan keselamatan

MASALAH – MASALAH DALAM FUNGSI PENYIMPANAN YANG SERING DI HADAPI

1.      Penanganan administrasi fisik

Dimana dalam  hal ini melibatkan karakteristik atau sifat barang yang beraneka ragam, baik dalam kebutuhan pembangunan maupun untuk kebutuhan sarana pelaksana pembangunan.

2.      Unsur – unsur pertanggung jawaban

Mempunyai nilai yang sangat besar selama dalam masa penyimpanan

3.      Pengadministrasiannya

Jika dalam hal administrasinya kurang baik, maka terjadi pemborosan yang luar biasa. Karena, persediaan atau kebutuhan yang berlebihan dan kacaunya atau tertundanya pelaksaan pembangunan karena penyediaan, persediaan kebutuhan yang sangat kurang atau tidak sesuai.

4.      Pembiayaan yang khusus (holding cost).

Dalam penyelenggaraannya antara lain :

a.       Model yang di tanam.

Contoh :gudang – gudang, dermaga

b.      Biaya operasi

Administrasi, biaya pengawetan.

Dari masalah – masalah di atas, maka ada beberapa faktor yang perlu di perhatikan dalam fungsi penyimpanan, anatara lain :

1.      Pemilihan lokasi

Pemilihan lokasi haruslah strategis dengan pabrik, dimana adanya pertimbangan jalur cepat dari penghasil melalui transit kepada pemakai hendaknya di persiapkan yang matang sebelum menentukan letak gudang yang di perlukan.

2.      Barang (jenis dan bentuk barang atau bahan yang di simpan)

Dapat di golongkan kedalam 2 bagian :

a.       Barang biasa, seperti kendaraan, alat – alat berat

b.      Barang khusus, seperti kayu, barang – barang kabel

3.      Pengaturan ruang (ruang atau denah penyimpanan)

Mencakup tentang :

a.       Bentuk – bentuk pergudangan, yang berhubungan dengan jenis dan bentuk barang yang di simpan serta jenis gudang.

b.      Rencana penyimpanan

Menyangkut jenis dan bentuk barang yang di simpan, di sesuaikan suhu keadaan ruangannya, jika terjadi transaksi dalam gudang demikian besar, maka harus di perhatikan pula, tentang tata cara pengendaliannya.

c.       Penggunaan ruang secara efisien, seperti untuk racking, stocking, binding, penggunaan pallet – pallet, rack pallet maupun box pallet dan sebagainya.

d.      Pengawasan ruangan

Harus adanya celah di antara tempat – tempat penyimpanan, untuk keamanan gudang.

4.      Prosedur atau sistem penyimpanan

Terdiri dari formulir – formulir, transaksi, kartu – kartu catatan, kartu – kartu pemeriksa atau verifikasi, cara pengambilan persediaan stock taking, pengawetan dan sebagainya.

5.      Penggunaan alat bantu

Dalam hal ini perlu di sesuaikan dengan keadaan besar kecilnya ruang, sehingga dapat memudahkan dalam seleksi alat bantu dan penentuan kegiatan lain yang berkaitan dengannya.

6.      Pengamanan dan keselamatan

Hal ini ditujukan terhadap usaha pencegahan ancaman bahaya api(fire), pencurian, tindakan pencegahan kecelakaan kerja dan gangguan terhadap penyimpanan.

RUANG PENYIMPANAN ATAU GUDANG DAPAT DIGOLONGKAN KE DALAM BEBERAPA JENIS BERIKUT :

1. GUDANG TERBUKA.

a. Gudang Terbuka Tidak Diolah, yaitu berupa satu lapangan terbuka yang permukaannya hanya diratakan tanpa perkerasan. Menurut perhitungan cara penyimpanan ini tidak memakan biaya terlalu besar dalam penggunaan dan pemeliharaannyatetapi tempat seperti ini hanya dapat digunakan untuk barang-barang yang tidak terpengaruh cuaca atau hanya tempat penyimpanan sementara saja.

b. Gudang Terbuka Diolah, yaitu suatu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras serta dilapisi bahan, sehingga dalam pekerjaan pengaturan barang – barang lebih efisien. Meskipun cara penyimpanannya tertutup namun lebih sering digunakan dan diperlukan bagi kebanyakan persediaan barang, tetapi barang-barang dengan bahan yang yang tidak cepat dipengaruhi oleh cuaca buruk sebab diletakkan diruangan terbuka.

2. GUDANG SEMI TERTUTUP ATAU LUMBUNG.

            Jenis gudang semi tertutup atau lumbung adalah suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan penyimpanan tertutup. Bangungan ini memberikan lebih banyak perlindungan pada barang penyimpanan terbuka namun masih kurang daripada dengan barang penyimpanan tertutup dalam gudang.

Berdasarkan dari tipe atau jenis barang/bahan yang disimpan, gudang tertutup dapat digolongkan dalam beberapa jenis bentuk, antara lain :

a. Gudang Transit, terdiri dari lumbung beratap yang disediakan di samping atau langsung berbatasan dengan fasilitas-fasilitas pelabuhan untuk melindungi persediaan barang terhadap cuaca selama proses pemuatan dan pembongkaran.

b. Gudang Serba Guna, bangunan beratap dan berdinding samping serta dinding ujung yang digunakan untuk penyimpanan berbagai jenis barang. Gudang serba guna dapat berbentuk bangunan bertingkat banyak.

c. Gedung Kedap Udara (dehumidified), gudang tertutup yang didinginkan dengan udara segar dan di dalalmnya hampir setiap jenis barang dapat berkedap udara. Namun dalam pelaksanaannya gudang serba guna ini sering dijadikan bangunan penyimpanan yang tidak kedap udara. Padahal bahwa pengendapan udara adalah cara yang baik untuk menyimpan barang agar tahan lama dan daya gunanya semakin meningkat.

 d. Gedung Pendingin, gudang ini digunakan untuk menyimpan barang yang mudah rusak. Gudang ini terbagi menjadi 2 jenis ruangan, yakni ruangan kamar sejuk dan kamar beku. Kamar sejuk memilki suhu antara 6ºC - 0ºC. Sementara kamar beku memiliki suhu sampai -35ºC.

e. Tangki Kering (dry tank), terbuat dari baja kecuali lantai terbuat dari beton. Tempat ini digunakan untuk menyimpan barang atau alat dalam jangka waktu lama atau barang yang akan digunakan setelah bertahun-tahun disimpan.

f. Gudang Penyimpanan Tahan Api, terbuat dari bahan yang tahan api. Tempat ini digunakan untuk menyimpan bahan yang rentan api, seperti cat dan berbagai jenis minyak.

g. Dangau Orang Eskimo (Igloo), sejenis gudang mesiu yang terbuat dari tembok beton dengan atap berbentuk kubah seperti tertimbun tanah. Dalam dangau terdapat alat ventilasi yang baik meskipun tidak diatur oleh pengatur suhu (pemanas atau pendingin). Suhu didalam dangau antara 5ºC - XºC pada musim panas. Dangau orang eskimo digunakan untuk menyimpan mesiu bahan peledak.