Peralatan Kearsipan

TUGAS MATA KULIAH KEARSIPAN

NAMA           : MOHAMMAD IRFAN EFFENDI

NIM                : 13080314057

PERALATAN KEARSIPAN

1.      Filling Cabinet

Kegunaan    : filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Cara penggunaan: sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

2.      Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)

Kegunaan    : rotary adalah semacam filling cabinet, digunakan untuk menyimpan arsip/berkas yang masih aktif.

Cara penggunaan: penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.  Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.  Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.  Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3.      Lemari Arsip

Kegunaan    : lemari arsip merupakan tempat menyimpan berbagai bentuk arsip.

Cara penggunaan: penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.

Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.

4.      Rak Arsip

Kegunaan    : rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

Cara penggunaan: arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.  Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.  Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

5.      Map Arsip

Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

a)      Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.

Kegunaan   : stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif..

Cara penggunaan: kumpulan arsip dapat dibendel atau diikat dengan menggunakan tali dan diletakkan dalam stopmap lalu ditutup dengan daun penutup yang berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

b)      Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map.

Kegunaan   : untuk menyimpan arsip yang pada umumnya bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif.

Cara penggunaan: arsip harus dilubangi menggunakan perforator terlebih dahulu sebelum diletakkan dengan penjepit didalamnya.

c)      Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.  Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja.

Kegunaan   : karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical.

Cara penggunaan: arsip diletakkan dalam map, dan tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) ditulisi judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d)      Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.

Kegunaan   : untuk menyimpan arsip yang akan diletakkan dalam filling cabing.

Cara penggunaan: arsip diletakkan dalam folder lalu besi penggantung dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.  Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6.      Guide

Kegunaan    : guide yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Cara penggunaan: guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip.  Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

7.      Ordner

Kegunaan    : alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah diproses, dan umumnya surat-surat yang penting yang pada suatu saat akan dibutuhkan lagi. Di dalam ordner terdapat besi penjepit.

Cara penggunaan: Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator kemudian dimasukkan dalam besi penjepit. Ordner diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip.  Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

8.      Stapler

Kegunaan    : Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. 

Cara penggunaan: Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Sejumlah surat yang akan distapler diletakkan pada ujung stapler (tepat dimana staples akan keluar) dan ditekan/dijepret secara manual.

9.      Perforator

Kegunaan    : Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

Cara penggunaan: Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar.  Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10.  Numerator

Kegunaan    : Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

Cara penggunaan: Beri tinta pada bantalan huruf. Atur nomor yang diinginkan. Siapkan dokumen dan cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11.  Kotak/box

Kegunaan    : Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.  Biasanya terbuat dari karton tebal.

Cara penggunaan: Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.  Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

12.  Alat Sortir

Kegunaan    : Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.

Cara penggunaan: surat/warkat disortir atau diurutkan berdasarkan aturan tertentu penyortiran surat/warkat diletakkan pada rak atau kotak yang terdapat pada alat sortir.

Alat sortir berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.  Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

13.  Label

Kegunaan    : Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

Cara penggunaan:  Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkannya. Beberapa label memiliki alat tertentu dengan pengungkit di bagian handlenya untuk menempelkan kertas label pada tempat yang diinginkan.

14.  Tickler File

Kegunaan    : Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Tickler file berfungsi sebagai alat  pengingat bagi petugas arsip.

Cara penggunaan: kartu-kartu diletakkan dalam tickler file dengan posisi vertikal. Di bagain dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas sebagai pemisah jenis kartu atau tanggal kartu.

15.  Cardex (Card Index) Cabinet

Kegunaan    : Cardex (Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

Cara penggunaan: kartu indeks diletakkan didalam laci Cardex Cabinet. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.  Alat ini terbuat dari bahan besi baja.